[PODCAST] Consejos básicos sobre cómo cobrar una factura impagada

En este episodio de Sage Advice Podcast, «Gestión empresarial como clave del éxito», Joan Boluda nos habla de algo frustrante pero frecuente y que hay que saber gestionar: las facturas impagadas.

• Si aplicas las técnicas correctas, te será más sencillo minimizar el daño que la morosidad y los impagos definitivos pueden generar en tus cuentas.
• No todas las facturas impagadas se deben a que tu deudor atraviesa una falta de liquidez o solvencia.

Revisa toda la documentación

Lo primero de todo es saber mantener la calma y las formas educadas. Debes asegurarte de que hay un verdadero retraso. No es tan raro que pienses que ibas a cobrar en una determinada fecha, pero luego te des cuenta de detalles que habías pasado por alto.

Quizá te avisaron de que podría haber un pequeño retraso por cuestiones administrativas. Incluso puede que te hayas equivocado de fecha o que el cliente que no te ha pagado todavía sea otro. También puede haber un error bancario… En fin, puede haber muchos cabos sueltos y lo mejor es tenerlos todos controlados.

Por tanto, la primera recomendación es que conserves toda la documentación que puedas. No solo te interesa contar con las facturas, sino también contratos, correos electrónicos, mensajes instantáneos…

Incluso, cuando mantengas una conversación telefónica con relevancia para la facturación, no está mal que envíes un email confirmatorio. En él, indicarás que se resume lo hablado y darás a la otra parte una oportunidad para rectificar o matizar algún aspecto.

Además, conviene tener una visión global del cliente incumplidor. Observa su historial contigo. Puede que sea un problema puntual en un cliente ejemplar. Sin embargo, si es una conducta muy repetida tendrás que sentarte en la mesa y analizar las posibilidades para reconducir la relación. Mirar si puedes prescindir de esta relación o es factible pedir nuevas condiciones o garantías.

La comunicación es clave

Una vez tienes claro lo que vas a reclamar, conviene que des varias oportunidades al diálogo. Suele ser más rentable esperar un poco y cobrar con un cliente satisfecho, que tener que ir a juicio para cobrar una cantidad de alguien que nunca más va a contratar contigo.

El esquema podría contar con un par de correos electrónicos, una o dos llamadas telefónicas, una carta ordinaria y, si es necesario, alguna comunicación formal. Con ello, cubrirás varios objetivos:

• Recordatorio del retraso.
• Confirmación de que el cliente es consciente.
• Negociación de las condiciones para un nuevo plazo de pago.
• Anuncio del inicio de acciones judiciales si fuere necesario.

También puedes contar con el servicio de agencias especializadas en pagos. De todos modos, no te ciegues con el qué, piensa también en el cómo. Es decir, no todo es cobrar, también importan los procedimientos. Lo normal es que lo que quieras proyectar sea seriedad y formalidad.

Cómo mediar para cobrar facturas impagadas

Otra alternativa es la mediación. Es muy interesante cuando el impago se produce por discrepancias. También podéis recurrir al arbitraje, en el que un tercero decidirá qué es lo que procede.

En algunos casos, hay que acudir al juzgado. Pero ten en cuenta que hay varias formas de cobrar una deuda en función de las circunstancias, no solo del crédito, sino también del deudor.

El caso más adverso suele ser aquel en el que tu deudor no te paga porque no puede y, además, tiene muchos otros acreedores. En ese caso, se verá abocado a un concurso y habrá que seguir un procedimiento más o menos complejo.

Entonces, lo primero que debes comprender es que cabe la posibilidad de que no cobres tu deuda completa. Ten, además, en cuenta que hay acreedores con diversas clases de privilegios, entre ellos los trabajadores, Hacienda, la Seguridad Social o quienes tienen una garantía.

El resultado más habitual es que logres cobrar una parte de tu deuda, pero que tengas que esperar algún tiempo. Esta demora puede deberse tanto a la necesidad de completar fases del procedimiento como a un acuerdo que se haya alcanzado para facilitar el pago.

Afortunadamente, no todas las facturas impagadas se deben a que tu deudor atraviesa una falta de liquidez o solvencia. Si está en condiciones de pagar, puedes recorrer otros caminos judiciales.

Cuando llegas a juicio

Ten en cuenta que puedes necesitar dos tipos de juicios. En el primero se declara tu derecho a cobrar en unas condiciones determinadas, que pueden incluir el cobro de intereses de demora. A partir de ahí, el juzgado dará opción a tu deudor de que cumpla voluntariamente con lo dictado. Además, ten en cuenta que, en esta fase, pueden proceder distintos tipos de recursos hasta llegar a una sentencia firme.

El segundo tipo de juicio tendrá lugar cuando tu deudor no cumple con lo que ha sido declarado judicialmente. Lo que busca es el cobro forzoso pero ordenado. Es decir, aunque un juez te haya dado la razón y haya declarado que procede que te paguen, tú no puedes arrancar con el dinero por la fuerza. Necesitas la acción de la justicia.

No obstante, hay títulos que se dice que llevan aparejada ejecución. Eso significa que no es necesario el juicio que declare que el cliente te debe un dinero. Entre otras opciones, están las escrituras públicas y diversos tipos de títulos, como los cambiarios.

En cualquier caso, todas estas medidas debes complementarlas con otras de carácter preventivo. Debes estudiar a tus clientes, plantear qué operaciones son viables, negociar condiciones de pago y acordar garantías en caso necesario.

Contar con un software de facturación

Además, no olvides que la tecnología está de tu lado. Con Sage Contabilidad y Facturación, puedes enviar tus facturas o presupuestos personalizados sin límites inmediatamente después de visitar o terminar un trabajo para vender más o cobrar rápido.

Es una manera de actuar más fluida y que permite que la gestión de impagos no te desvíe de la de tu negocio. Visualizarás sin esfuerzo el estado de tus facturas:

• Si se han enviado.
• Están pendientes de vencer.
• Si ya han vencido.

Así, tendrás a mano un seguimiento más directo y preventivo de tus cobros.

Como ves, la morosidad no tiene que parar tu negocio. Si aprendes a gestionarla, no solo tendrás un flujo de caja más inteligente, sino también un mayor conocimiento comercial. Irás aprendiendo valiosas lecciones de atención al cliente en situaciones de dificultad.

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