[VIDEO] La importancia de especificar bien el concepto en una factura

Hay que prestar bastante atención al concepto en una factura cuando se emite. Además, debe cumplir la normativa en relación con los requisitos y datos que debe contener. ¡Te lo contamos todo!

• La correcta descripción del concepto en una factura es muy importante. Te explicamos por qué.
• Te damos algunos consejos para definir correctamente el concepto en tus facturas.

Toda factura debe incluir la descripción de las operaciones, es decir, el concepto, y en ella se deben incluirse todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible.

El precio unitario se debe reflejar sin el impuesto y se debe incluir cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

En el reglamento de facturación se determinan los requisitos que deben cumplir las facturas y los datos que obligatoriamente han de contener éstas para que puedan ser fiscalmente deducibles.

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¿Qué datos debe tener una factura?

Toda factura completa y sus copias deberán contener, por lo menos, los datos o requisitos que se citan a continuación:

• Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.
• La fecha de su expedición.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
• Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
• Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
• Descripción o concepto de las operaciones.
• El tipo impositivo o, tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
• La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
• La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
• En las entregas de medios de transporte nuevos, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
• Si se produce alguna de las siguientes circunstancias, mención a la misma: operación exenta, facturación por destinatario, inversión del sujeto pasivo, Régimen especial de Agencias de viajes o Régimen especial de bienes usados

No olvides rellenar todos los datos nombrados anteriormente para un correcto cumplimiento de tu factura. 

¿Por qué es tan importante la correcta descripción del concepto en una factura?

Una buena descripción del producto o servicio que origina la factura es tan importante como el que figuren los datos del emisor y receptor de la factura.

Para que la Agencia Tributaria admita como deducible una factura, ésta pone especial hincapié en una correcta justificación de esa deducción en base a los servicios o entregas de bienes que allí figuran.

Una incorrecta o poco concreta descripción del concepto podría hacer que la factura no fuera válida a efectos fiscales. Esto supondrá que no se pueda deducir el IVA o el gasto en el Impuesto sobre Sociedades o en el IRPF en el caso de los autónomos.

Una sentencia de la Audiencia Nacional refuerza este criterio, indicando que «las facturas no son idóneas como medio acreditativo de los servicios objeto de facturación cuando se reflejan de un modo vago e indeterminado».

Y además manifiesta que «la acreditación de la realidad del servicio incumbe al obligado tributario; es necesario, que se concreten las operaciones facturadas, sin que baste, a estos efectos, la sola descripción del «concepto» (alquiler, suministro o servicios sanitarios), e igualmente, es necesario que dicha concreción vaya acompañada de los oportunos soportes documentales.»

Consejos para definir correctamente los conceptos de una factura

A continuación, te dejamos algunos consejos que puedes seguir para definir correctamente el concepto en una factura:

• En una operación de venta de bienes, especificar los objetos entregados, si es posible haciendo referencia a su número de serie o dato similar.
• Si estamos ante una factura recapitulativa se debe hacer referencia a los albaranes o facturas que se incluyen.
• En el caso de los servicios debemos tener en cuenta si existe un contrato de prestación de servicios que ampare dicha factura y si es así hacer referencia a él. Obviamente, en el contrato se deben especificar de forma clara y precisa los servicios que se prestan.
• Si la factura se basa en un presupuesto en el que hay más detalle de los bienes o servicios, hacer referencia al presupuesto.
• Especificar la naturaleza de los servicios facturados y un desglose de los mismos con el precio correspondiente a cada uno de ellos. La descripción ha de ser individualizada y debe ser clara a la hora de que ésta sirva para determinar que el gasto es necesario para la actividad de la empresa receptora, como especifica la legislación tributaria.

Por lo tanto, es importante que prestes especial importancia a la descripción del concepto en una factura, si quieres evitar tener problemas con la Agencia Tributaria. Además, tus clientes te lo agradecerán, ya que entenderán mejor tus facturas y evitarás retrasos en los pagos.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.