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Checklist Verifactu: Las 10 validaciones que tu asesoría debe tener listas antes de 2027

Prepara tu despacho para la entrada en vigor de Verifactu con estos 10 pasos clave. Asegura el cumplimiento normativo sin riesgos.

Las empresas y asesorías se preparan para Verifactu, que entra en vigor en 2027, con un modelo de facturación más seguro, trazable y regulado.

• La entrada en vigor de Verifactu en 2027 obliga a despachos y asesorías a evaluar con precisión si su software, procesos internos y cartera de clientes están realmente preparados para cumplir sin riesgos ni sanciones.
• Comprueba tu grado de preparación con este checklist clave que te permitirá anticiparte, reforzar el control y asegurar un cumplimiento normativo sólido.

El horizonte del 1 de enero de 2027 sigue generando dudas en muchos despachos profesionales. La prórroga anunciada por la Agencia Tributaria no elimina la obligación, pero sí ofrece la oportunidad de preparar la transición con mayor planificación y control.

El objetivo de estas líneas es transformar esa incertidumbre en una lista estructurada de diez recomendaciones finales, basadas en las modificaciones introducidas por el Real Decreto 1007/2023 y el Real Decreto 254/2025.

COMPARTE ¿Estás listo para Verifactu? Aprovecha el plazo hasta 2027 para preparar tu despacho con estas validaciones clave, sin estrés ni improvisaciones.

Contenido del post

Checklist clave antes de la entrada en vigor de Verifactu

Lo primero a tener en cuenta es el calendario para la plena aplicación efectiva de Verifactu, fijado para las siguientes fechas tras la prórroga publicada en diciembre de 2025:

• 1 de enero de 2027: contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
• 1 de julio de 2027: contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Para cumplir sin inconvenientes, la asesoría debe poder responder de manera afirmativa y documentada a las siguientes diez validaciones.

1. Delimitación del ámbito subjetivo y clasificación de la cartera

La primera validación requiere identificar qué clientes están afectados, en qué fecha y con qué intensidad. El despacho debe segmentar la cartera en tres bloques, al menos:

• Sociedades, obligadas a utilizar programas adaptados a Verifactu desde el 1 de enero de 2026.
• Autónomos, profesionales y entidades en atribución de rentas, cuyo plazo se extiende al 1 de julio de 2026.
• Clientes excluidos en la práctica, que facturan mediante procedimientos manuales y no utilizan software de facturación. Especial cuidado con Excel o Word, en mi opinión no cumplen los requisitos normativos a pesar de las FAQS.

Esta clasificación es esencial para priorizar acciones y planificar recursos.

2. Opción documentada entre sistema Verifactu y sistema ordinario

El Reglamento introduce dos posibilidades: usar el software como sistema Verifactu (con envío casi inmediato de los registros a la AEAT) o como sistema ordinario (manteniendo la información en el contribuyente con estrictos requisitos de integridad y trazabilidad).

La segunda validación exige que, para cada cliente obligado:

• Exista una decisión expresa de operar en modo Verifactu o en modo ordinario (No Verifactu).
• Dicha decisión conste por escrito (acta de reunión, correo, etc.).
• Se haya analizado el impacto de la opción elegida en términos de obligaciones técnicas y operativas.

Optar por Verifactu implica mayor transparencia, mientras que el sistema ordinario desplaza una mayor responsabilidad hacia la empresa, el asesor y el proveedor de software en materia de conservación y seguridad.

3. Adecuación del software de facturación y declaración responsable del fabricante

Por otra parte, se debe confirmar que las soluciones de facturación cumplen los requisitos del Reglamento y la Orden ministerial de desarrollo. Los fabricantes deben haber emitido una declaración responsable acreditando que sus programas:

• Garantizan la integridad, trazabilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
• Incorporan la generación del código identificativo (hash) y del código QR.
• Impiden la manipulación de las facturas o el mantenimiento de «circuitos de ventas ocultas».

El despacho debe disponer de un inventario de softwares, el archivo de las declaraciones responsables de los fabricantes y evidencia de que la configuración instalada corresponde a lo declarado.

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4. Coherencia de las series de facturación, datos maestros e impuestos

Se requiere depurar la información de partida ante el entorno de mayores controles automatizados. Es decir, conviene revisar:

• Las series de facturación, evitando solapamientos o usos ambiguos.
• Los datos maestros de clientes y proveedores (NIF, regímenes de IVA/IGIC, etc.).
• La coherencia de esta información con los libros registro de IVA/IGIC y la contabilidad.

5. Trazabilidad entre facturación, contabilidad y otros sistemas

El Reglamento insiste en asegurar la trazabilidad completa de las operaciones, desde la emisión del documento hasta su reflejo contable. La validación consiste en verificar que:

• El circuito de integración entre facturación, contabilidad y otros sistemas (ERP, SII, gestión comercial) está claramente definido.
• Las operaciones de modificación (facturas rectificativas, anulaciones) se registran consistentemente en todos los sistemas.
• No existen pasos críticos basados únicamente en procesos manuales u hojas de cálculo que rompan la cadena de evidencias.

6. Formalización de procedimientos internos y controles de calidad

Verifactu obliga a repensar la gobernanza interna del proceso de facturación. La validación exige disponer de procedimientos escritos que regulen, al menos:

• Quién puede emitir facturas y en qué condiciones.
• Qué controles previos se aplican antes de la emisión.
• Cómo se registran y documentan los eventos relevantes del sistema (incidencias, cambios).
• La política de conservación y acceso a la información en modo ordinario.

Optar por Verifactu implica mayor transparencia, mientras que el sistema ordinario desplaza una mayor responsabilidad hacia la empresa, el asesor y el proveedor de software.

7. Formación clave del personal y de los clientes para la transición a Verifactu

Además, no basta con que el sistema cumpla: quienes lo operan deben entender sus implicaciones. Se requiere:

• Formación interna específica sobre el marco normativo y las diferencias entre Verifactu y sistema ordinario.
• Formación operativa sobre el uso del software, incluyendo emisión, corrección de facturas, interpretación de errores y gestión de envíos a la AEAT en modo Verifactu.
• Identificación y acreditación de capacitación mínima a usuarios clave en el cliente.

8. Realización de pruebas de funcionamiento antes de la plena aplicación de Verifactu

Esta validación también aconseja ensayar antes de que sea obligatorio. Antes del 1 de enero de 2026 (para sociedades), se debe haber llevado a cabo:

• La emisión de un volumen razonable de facturas de prueba (con distintos tipos de IVA/IGIC y operaciones).
• Uso del aplicativo gratuito de la AEAT, incluso, subida de facturas generadas a Verifactu.
• La verificación de que se generan correctamente el hash y el código QR.
• La comprobación de tiempos de respuesta, errores y trazabilidad de los registros en todos los sistemas implicados.

9. Representación ante la AEAT y distribución de responsabilidades con el cliente

Es importante tener en cuenta que la implantación de Verifactu incrementa el peso del despacho en la cadena de cumplimiento. Por eso, antes del 1 de enero se deben revisar:

• Los apoderamientos y autorizaciones registrados ante la AEAT para permitir la actuación del despacho en materia de facturación electrónica.
• Las hojas de encargo y contratos de servicios, incorporando referencias específicas al alcance de las tareas Verifactu y la distribución de responsabilidades (sobre la veracidad material, parametrización y límites frente a incidencias técnicas).

10. Plan de comunicación, acompañamiento y revisión de honorarios

Se centra en la gestión del cambio hacia el exterior. Para cada grupo de clientes obligados, el despacho debe haber definido y ejecutado:

• Una comunicación formal y comprensible sobre el calendario, la opción elegida (Verifactu/ordinario) y las actuaciones pendientes.
• Un itinerario de acompañamiento mínimo para los primeros meses de funcionamiento.
• Una revisión de honorarios, alineando el precio con el incremento de dedicación y responsabilidad.

Así, esta validación reduce el estrés de última hora y refuerza la percepción del despacho como socio de cumplimiento normativo.

En síntesis, se trata de pasar del riesgo difuso al control razonable. El tránsito a Verifactu supone la construcción de un ecosistema de cumplimiento que involucra la normativa, el software, los procedimientos, las personas y la relación con los clientes. 

La asesoría que pueda responder afirmativamente a estas diez validaciones habrá convertido una preocupación legítima en un control razonable y documentado de su grado de preparación. Esto permite afrontar la nueva era de la facturación con un menor nivel de incertidumbre.