Vous êtes chef d’entreprise ? Voici comment soulager instantanément les casse-tête administratifs

Lancer une nouvelle entreprise, c’est souvent poursuivre une passion. Mais la réalité peut vite vous rattraper et vous faire comprendre que la passion doit être reléguée au second plan lorsque vous êtes confronté aux impératifs de la gestion d’une entreprise.

D’après le livre blanc « Avoiding the Admin Sinkholes — Business burdens, and how to deal with them », les petites entreprises en France estiment qu’elles consacrent 142 jours de travail par an aux tâches administratives. Cela représente plus de 28 semaines de travail, soit environ six mois.
Pourtant, les entreprises françaises ne sont pas les plus mal loties et pourraient même plaindre leurs homologues américains qui, selon ce même livre blanc, estiment que la gestion administrative les mobilise 266 jours par an. Aux États-Unis, une année de travail correspond généralement à 260 jours, autrement dit, les entreprises américaines consacrent plus d’une année de travail aux tâches administratives !

Face à ce constat alarmant, quelle solution adopter ? Quelle que soit leur taille, la plupart des entreprises qui réussissent ont recours à deux solutions distinctes, mais incroyablement efficaces. La première consiste à externaliser, et la seconde à utiliser le cloud computing, qui marque sans doute le plus grand bouleversement informatique après l’avènement de l’informatique de bureau dans les années 1980 et la révolution Internet des années 1990.
L’idée de les mettre en œuvre dans votre entreprise peut vous effrayer, mais la vérité est que ni l’une ni l’autre ne doit vous donner du fil à retordre.
Voici quelques conseils pour bien commencer.

Externaliser

Cela peut vous paraître désinvolte, mais un moyen simple de réduire votre casse-tête administratif consiste tout bonnement à confier le travail à quelqu’un d’autre. C’est là le principe fondamental de l’externalisation ou de la sous-traitance. Si le terme est aujourd’hui synonyme de certains types de fonctions, tels que les technologies de l’information (TI), en réalité à peu près toutes les fonctions d’une entreprise peuvent être externalisées.
Voici les premières étapes à suivre lorsque vous envisagez de recourir à la sous-traitance.

• Identifier : Passez un peu de temps à vous assurer que vous comprenez et pouvez décrire par écrit les tâches que vous voulez sous-traiter. En particulier, précisez quelle partie de ces tâches vous aimeriez externaliser, ainsi que le degré d’automatisation que vous aimeriez déléguer. Par exemple, il peut être opportun pour une entreprise en pleine croissance d’externaliser la gestion de ses ressources humaines, mais il se peut que vous vouliez continuer d’obtenir des rapports d’activité hebdomadaires et de garder le contrôle de la paie. Vous pouvez externaliser votre comptabilité auprès d’un expert-comptable tout en conservant le contrôle d’une partie de votre comptabilité des dépenses commerciales.
• Préparer : Il est fort probable que vous aurez besoin de transférer vos données et connaissances actuelles vers un sous-traitant. Il n’ y a vraiment aucun moyen de contourner ce problème et vous devrez donc le planifier dès le départ. Par exemple, si vous externalisez votre comptabilité, vous devrez peut-être prévoir du temps pour mettre de l’ordre dans vos comptes, plus un peu de temps supplémentaire pour les examiner avec votre comptable ou expert-comptable afin de faciliter la compréhension. N’oubliez pas que pour les missions de sous-traitance de grande envergure, vous devrez peut-être avoir recours à un avocat pour préparer les contrats à l’avance. Or, c’est un coût que vous n’aviez peut-être pas anticipé et qui doit être ajouté au moment de la planification du budget.
• Localiser, rechercher et embaucher : Différentes possibilités s’offrent à vous pour trouver des professionnels ou des tiers auxquels vous pouvez sous-traiter. Toutefois, faire appel à des personnes ou à des entreprises avec lesquelles vous n’avez jamais travaillé auparavant, ou qui se trouvent à l’étranger et donc potentiellement en dehors de voies de recours juridiques simples (l’externalisation à l’étranger est ce que l’on appelle la délocalisation) comporte des risques évidents. Pour éviter tout problème, vous pouvez demander des recommandations à vos pairs, ou même demander à la société ou à la personne avec qui vous envisagez de faire affaire s’ils peuvent vous communiquer des références ou les coordonnées d’anciens clients susceptibles de vous apporter leur témoignage.

Adopter le cloud

Pour la plupart d’entre nous, le cloud computing fait déjà partie de notre vie, même si nous n’en sommes pas totalement conscients. Après tout, les sites de réseaux sociaux comme Facebook, ou l’accès à des services de messagerie comme Gmail, sont tous des étendards de la révolution du cloud.
Et adopter le cloud computing au sein de votre entreprise est tout aussi simple. Votre arme secrète ? Le smartphone dans votre poche ou la tablette dans votre sac. Eh oui, ceux-là mêmes que vous utilisez pour regarder des films et jouer à des jeux. Dans un billet précédent, je vous ai expliqué comment accéder au cloud ; j’aimerais donc maintenant vous apporter quelques conseils pour que votre entreprise puisse adopter le cloud en toute sérénité.

• Donner du temps au temps : Beaucoup d’entre nous consacrent en réalité énormément d’efforts et de temps à maîtriser les services cloud dans leur vie personnelle. Après tout, des services comme Facebook peuvent être déroutants au début, mais nous avons tous surmonté ces obstacles et sommes devenus des pros des réseaux sociaux en un rien de temps. Pour les applications et les services cloud destinés aux entreprises, c’est la même chose. La plupart chercheront à rendre le processus d’administration aussi facile et agréable que possible, mais vous devrez tout de même faire des efforts pour profiter au maximum de l’expérience. Cela implique de prendre le temps de se familiariser avec l’utilisation des services cloud et aussi de trouver un moyen de l’intégrer dans votre vie et vos expériences quotidiennes. Par exemple, dans le cas d’une solution comptable, vous voudrez peut-être vous habituer à vérifier votre tableau de bord financier chaque midi pour vous assurer que les factures impayées sont traitées.
• La clé de la réussite ? Le partage : Tous les services cloud ou presque sont conçus pour le partage et la collaboration. Pour revenir à l’exemple d’un service de comptabilité dans le cloud mentionné ci-dessus, vous pouvez choisir de connecter votre comptabilité dématérialisée à la solution cloud de votre expert-comptable pour lui permettre de consulter également vos données. Ainsi, il lui sera extrêmement facile de traiter vos déclarations fiscales, par exemple, ce qui peut contribuer à faire baisser vos factures. Par ailleurs, si vous employez du personnel, vous pouvez également choisir de leur donner accès à votre solution de cloud computing. En clair, le bon vieux temps de l’équation « un poste de travail = un progiciel » est révolu, mais il peut être difficile de se défaire de cette mentalité et aussi de se rappeler d’adopter réellement la liberté qu’offre le cloud computing.
• Ne pas se laisser impressionner par la nouveauté : Les nouvelles technologies s’accompagnent souvent de nouveaux modes de travail surprenants et il est préférable de ne pas faire preuve de cynisme ou de réticence pour profiter pleinement de l’expérience. Bref, soyez toujours prêt à expérimenter et laissez-vous porter par le flot des nouvelles technologies. Grâce aux montres intelligentes, par exemple, vous pouvez visualiser les informations et les notifications vitales de vos applications et services cloud sans même devoir sortir un gadget de votre poche ou démarrer votre ordinateur. Il vous suffit de jeter un coup d’œil à votre poignet. Cela semble étrange au premier abord, mais peut rapidement devenir la meilleure habitude qui soit pour gagner du temps ! De même, nous sommes aujourd’hui à un tournant décisif dans la révolution du cloud computing et de l’informatique mobile. Désormais, on peut travailler où qu’on soit. Là encore, il s’agit avant tout de faire preuve d’un état d’esprit où l’on est prêt à accepter le potentiel souvent radical que nous offrent les nouvelles technologies.