5 conseils pour optimiser le télétravail dans votre entreprise

Afin de protéger la santé de vos collaborateurs et de ralentir l’épidémie de coronavirus, le télétravail est la règle depuis ce mardi 17 mars (si toutefois votre activité s’y prête). En tant qu’éditeur de solutions de gestion facilitant le travail à distance, nous encourageons depuis longtemps nos propres collaborateurs à télétravailler. Une expérience qui nous permet de partager avec vous quelques bonnes pratiques simples à mettre en place, quelle que soit la taille de la structure que vous pilotez.

Vérifier que vos collaborateurs disposent d’une connexion Internet de qualité

Le télétravail ne nécessite pas de nombreux équipements ou des applications complexes. Un ordinateur (portable, si possible) avec une configuration professionnelle classique et/ou un smartphone suffisent. En revanche, assurez-vous que vos collaborateurs disposent d’un débit internet correct chez eux. Si ce n’est pas le cas, ils peuvent :

• Déplacer leur box pour améliorer la qualité du wifi (dans un espace central et dégagé).
• Séquencer leurs usages, en évitant les activités hors travail qui monopolisent la bande passante (dessin animé pour les enfants sur une plateforme de streaming, par exemple).
• Basculer sur le partage de connexion 4G de leur téléphone. Incitez-les à le faire en prenant à la charge de l’entreprise la consommation de data, s’ils ne disposent pas de portables professionnels.

Communiquer et collaborer via le Cloud

Autre condition essentielle pour que le travail en mobilité soit efficace : permettre à vos collaborateurs d’accéder facilement aux outils de communication et de collaboration que vous utilisez au quotidien grâce au Cloud. Cela leur permettra d’échanger leurs documents en ligne de façon sécurisée, de collaborer ensemble en temps réel et de rester connectés avec leurs collègues, mais aussi avec leurs clients et leurs partenaires.

En outre, le Cloud se révèle crucial pour vos équipes financières et RH en cette période particulière, notamment pour gérer à distance la trésorerie, la facturation, les arrêts de travail pour les collaborateurs contraints de garder leurs enfants ou encore le chômage partiel de certains employés.

Aider vos équipes à trouver le juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle

Il est important que vos collaborateurs disposent chez eux d’un espace dédié au travail, si possible à l’écart des espaces de vie. L’objectif : réunir les conditions nécessaires à la concentration (un bureau, une chaise adaptée pour une bonne position, un casque audio, des prises à proximité…) et éviter les distractions extérieures. C’est d’autant plus vrai en situation de confinement avec des collaborateurs qui gardent leurs enfants, dont le conjoint(e) travaille aussi à domicile, ou qui vivent en colocation.

Par ailleurs, n’hésitez pas à structurer avec eux leurs horaires de travail pour bien les distinguer des moments de vie personnelle. Vous pouvez définir ensemble les heures où ils sont joignables et les partager avec l’équipe via un calendrier partagé. Dans le cas où vos collaborateurs s’occupent aussi de leurs enfants, invitez-les si possible à organiser leur journée en fonction des temps calmes et/ou en se répartissant des plages de travail avec leur conjoint(e).

Organiser des points réguliers pour garder le contact

Le télétravail ne s’oppose pas à la mise en place d’une routine, en particulier pour que les managers gardent le lien avec leur équipe, que la communication reste fluide et que la relation de confiance perdure. Outre l’utilisation d’une messagerie instantanée pour échanger en temps réel, il est conseillé d’organiser des points téléphoniques ou des visioconférences au moins une fois par jour. Toutefois, veillez à ce que ces réunions virtuelles ne durent pas trop longtemps (environ 15 minutes maximum) pour une concentration optimale.

Afin de suivre l’avancement des projets, pensez également à mettre en place un outil de gestion par tâche pratique et accessible à tous.

Préserver l’esprit d’équipe

Avec le confinement, certaines personnes se retrouvent isolées. Il est donc important d’humaniser les échanges et d’entretenir l’esprit d’équipe. Cela passe, par exemple, par un « bonjour » collectif via messagerie instantanée le matin, ou encore par le partage d’un café entre collègues en visioconférence. Le but : créer de nouvelles formes de convivialité qui viennent remplacer le face-à-face.

Enfin, sachez que Sage est engagé à vos côtés pour vous accompagner dans ces moments compliqués. Vous avez une question sur les bonnes pratiques en matière de télétravail ? Sur les outils à déployer ? Sur le Cloud ? Nos équipes sont là pour vous aider à relever le défi du travail à distance. N’hésitez pas à les contacter.