Dématérialisation des factures : les bonnes pratiques à mettre en place

Après les grandes entreprises, c’est au tour des plus petites (moins de 10 salariés) de passer, à partir du 1^er janvier 2020, à la dématérialisation obligatoire des factures pour les organismes publics. Vous vendez des prestations de services ou des produits à l’État, aux collectivités territoriales et aux établissements publics ? La loi vous oblige, en effet, à compter de cette date, à envoyer vos factures en format dématérialisé. Ainsi, pour être prêt vis à vis de ces évolutions légales, préparez-vous dès maintenant ! Voici comment vous y prendre pour la dématérialisation des factures.

Respectez les conditions de réalisation des factures

La facture dématérialisée n’a pas à contenir d’informations spécifiques. Si ce n’est indiquer les mêmes mentions que celles qui figurent déjà obligatoirement dans une facture papier. Notamment : la date, l’identité du vendeur et de l’acheteur, la désignation du produit ou service, le numéro de TVA, le prix, le taux et montant TVA…

En revanche, elle doit être émise et reçue sous format électronique. Cela peut être : en format pdf via un courrier électronique, sous forme d’échange de données ou via un lien sécurisé accessible sur un portail internet. La preuve de la réception de la facture doit pouvoir être apportée. Généralement,  c’est par un procédé technique, par exemple la signature électronique qui permet d’attester de l’envoi et de la réception du document. Et, enfin, l’authenticité de son origine ne doit pas pouvoir être remise en cause.
De même, son contenu ne doit pas pouvoir être modifié et il doit bien évidemment être lisible. Attention aux transmissions compressées, par exemple, qui peuvent parfois altérer les fichiers.

Vérifiez votre système informatique

Pour respecter ces obligations, la première action à réaliser dès maintenant est de vérifier votre système informatique. Disposez-vous déjà d’un logiciel qui vous permet de réaliser des factures électroniques ? Si ce n’est pas le cas, sachez qu’il est en principe assez facile d’adopter un logiciel de facturation. Si, en revanche, vous possédez déjà un système de facturation dématérialisée, vérifiez que celui-ci permet bien d’authentifier vos documents. Il faut savoir que plusieurs solutions techniques sont possibles, comme :

• le cachet serveur (certificat de signature électronique) ;
• l’empreinte numérique ;
• la signature électronique ;
• un dispositif sécurisé fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification…

Assurez-vous également que votre logiciel de gestion permet bien un « Timestamp » (valeur informatique utile pour représenter une date) pour horodater chaque fichier afin de situer dans le temps les opérations réalisées. Sur toutes ces questions, faites le point rapidement avec votre éditeur qui pourra vous expliquer ces différentes options et vous conseiller.

Sécurisez vos données

Assurez-vous aussi de vous équiper correctement pour la sécurisation de vos données et la conservation de vos factures. Par exemple, sous format PDF ou dans sa version normée ISO (PDF/A-3), pour permettre leur lecture par n’importe quel système et leur pérennité. L’une des solutions pour faciliter ce stockage est d’opter pour le cloud. Les sauvegardes s’y font en temps réel et les données ne sont accessibles que grâce à une clé de chiffrement individuelle. Enfin, informez vos collaborateurs sur le sujet dès maintenant pour les impliquer dans la démarche. Ils pourront vous aider à évaluer vos besoins et voir s’il est nécessaire de faire évoluer les procédures.