Experts-comptables : partagez vos outils collaboratifs avec vos clients !

Dans votre cabinet d’expertise-comptable, vous avez à traiter et à produire beaucoup de documents. Cela entraîne de nombreux échanges réguliers de fichiers et d’informations notamment avec vos clients. Pour fluidifier ces échanges, rien ne vaut une solution collaborative. Quels avantages à utiliser une méthode de travail commune avec vos clients ? Et comment leur donner envie d’adopter vos méthodes et vos outils ?

Qu’est-ce qu’une solution collaborative partagée avec vos clients ?

La solution collaborative correspond à un ensemble d’outils qui permettent de travailler à plusieurs à distance. Installés sur le cloud et donc accessibles depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette, ils facilitent le partage de données et d’informations diverses (rendez-vous, contacts, messages…), en temps réel grâce à une synchronisation automatique de chaque ajout ou modification des éléments partagés. L’accès se fait selon des droits définis en amont. Un système d’alertes, par mail automatiques, permet même d’être informé de tout changement immédiatement.

À noter : cette mise à jour instantanée n’empêche pas d’avoir accès à l’historique des versions. Autres avantages de ce système, les mises à jour des logiciels et du serveur sont automatiques et la sécurité des données y est élevée. Si ces outils peuvent vous permettre de mieux travailler avec vos collaborateurs, ils facilitent aussi grandement les échanges avec vos clients via un système d’espaces de partage privés avec chacun d’entre eux.

Pourquoi mettre en place une solution collaborative ?

Travailler via une solution collaborative avec vos clients vous apportera plusieurs avantages :

Plus de flexibilité

Grâce à ce dispositif, vous pouvez échanger tout type d’informations en temps réel, de n’importe où, via des accès personnalisés, avec vos collaborateurs et clients. Ces solutions étant évolutives et personnalisables, vous pouvez ajuster l’outil à vos besoins précis.

Une mutualisation des services

Partager les mêmes ressources à un plus grand nombre de personnes, permet au cabinet d’expertise comptable d’accéder à des services qui ne sont souvent réservés qu’aux grandes entreprises.

Un gain de coût

Cette mutualisation entraîne une diminution des coûts. Et l’utilisation du cloud évite certains investissements matériels (serveurs, logiciels) et humains (maintenance du serveur).

Plus de mobilité

Comme vos collaborateurs, qui peuvent accéder à tous les documents lorsqu’ils se déplacent chez les clients, vos clients eux-mêmes peuvent profiter de leur espace partagé pour récupérer leurs pièces comptables de n’importe quel endroit : dans les transports, chez eux…

Plus de rapidité

Les documents sont disponibles et réactualisés en temps réel, donc disponibles immédiatement.

Comment emporter l’adhésion des clients ?

Pour démontrer à vos clients que ces nouveaux outils digitaux vont grandement faciliter les échanges avec votre cabinet, n’hésitez pas à valoriser les atouts de ce nouveau mode de travail telles que la souplesse et la réactivité que cela va apporter à vos relations. Pensez également à les rassurer, notamment sur les questions de sécurité et de gestion des données, car ces sujets peuvent constituer des points de blocage. Pensez à bien communiquer en amont sur l’organisation qui va être mise en place, à la fois pour mettre en avant les avantages de ce nouveau type de collaboration et leur permettre de mieux se projeter. Enfin, l’idéal est de proposer un support en ligne pour accompagner tous ceux qui maîtriseraient un peu moins bien les nouveaux outils.

Cerise sur le gâteau : cette mise en place d’outils innovants sera un premier pas dans l’accompagnement de vos clients qui souhaitent se lancer dans la transformation digitale !