L’extrait KBIS – ou plus simplement KBIS – est un document officiel prouvant qu’une entreprise commerciale est bien inscrite au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Obligatoire pour réaliser de nombreuses démarches, le KBIS doit généralement dater de moins de 3 mois pour être valide. Définition, contenu, demande et prix : découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le KBIS.
Qu’est-ce qu’un extrait KBIS ?
En France, toute entreprise dont l’activité est de nature commerciale a l’obligation de s’immatriculer au Registre du commerce et des sociétés (RCS) lors de sa création. Constituant la preuve de cette immatriculation, l’extrait KBIS est un document officiel qui atteste l’existence légale de l’établissement.
Véritable carte d’identité de l’entreprise commerciale, le KBIS reprend toutes les informations figurant au Registre du commerce et des sociétés. À ce titre, il fait notamment apparaître :
- le nom du greffier ayant signé l’immatriculation au RCS ;
- la raison sociale de l’entreprise et ses éventuels sigle et enseigne ;
- son numéro Siren ;
- son code APE ou son code NAF ;
- sa forme juridique (SARL, EURL, SAS, etc.) ;
- le montant de son capital social ;
- l’adresse de son siège social et de ses éventuels établissements secondaires ;
- la date de création de l’entreprise ;
- la nature de son activité ;
- l’identité de ses représentants légaux : dirigeant, administrateurs et commissaires aux comptes ;
- les décisions du Tribunal de commerce relatives à une procédure collective : sauvegarde, redressement et liquidation judiciaires.
Extrait K et KBIS : quelles différences ?
L’extrait K et l’extrait KBIS attestent, tous deux, de l’immatriculation d’une entreprise commerciale au RCS. Toutefois, ces deux documents se distinguent sur un point : ils ne concernent pas les mêmes personnalités juridiques. Ainsi, un établissement se verra attribuer un KBIS ou un extrait K selon sa forme juridique :
- L’extrait KBIS : il n’est délivré qu’aux personnes morales, à savoir les sociétés commerciales. Il concerne donc les entreprises exerçant sous forme de SARL, de SA, de GIE ou encore de SCI par exemple.
- L’extrait K : il est destiné aux personnes physiques ayant une activité commerciale, à savoir celles exerçant sous la forme d’une entreprise individuelle ou d’une micro-entreprise notamment.
Pourquoi demander un extrait ?
Au quotidien, le KBIS permet à l’entreprise de réaliser un certain nombre de démarches administratives et commerciales. L’établissement pourra notamment en avoir besoin pour :
- justifier de son existence légale auprès d’un tiers ;
- commander des fournitures auprès d’un fournisseur professionnel ;
- souscrire des contrats de services professionnels (assurance, bail commercial, téléphonie, etc.) ;
- candidater à un appel d’offres privé.
Il faut néanmoins savoir que les informations figurant sur ce document sont de nature publique. À ce titre, l’extrait KBIS d’une entreprise peut être consulté par n’importe quel tiers. Un fournisseur, un client ou même un concurrent pourra ainsi en faire la demande pour :
- se renseigner sur l’établissement (montant du capital, adresse, etc.) ;
- prendre connaissance de l’identité des représentants légaux de l’entreprise ;
- connaître la situation de la société, notamment si celle-ci est en situation de sauvegarde ou de liquidation judiciaire.
Comment avoir un KBIS ?
Comme nous l’avons déjà évoqué, une entreprise ne peut avoir un KBIS que si elle est immatriculée au Registre du commerce et des sociétés. Par conséquent, plusieurs conditions sont à respecter pour disposer de ce justificatif :
- avoir une activité commerciale ;
- faire une demande d’immatriculation au RCS entre le mois qui précède le début de l’activité et les 15 jours qui le suivent ;
- réaliser sa demande d’immatriculation auprès du Centre de formalités des entreprises (CFE) dont dépend l’établissement, auprès du greffe du Tribunal de commerce ou sur Infogreffe.fr ;
- déclarer au greffe toute modification d’une information figurant au RCS (adresse, montant du capital social, dirigeant, etc.).
Comment créer un extrait KBIS ?
Un extrait KBIS est automatiquement créé par le greffe lors de l’immatriculation au RCS de l’entreprise commerciale. Suite à cette démarche, l’établissement reçoit donc un premier KBIS par courrier.
Toutefois, il est également possible de faire une demande de KBIS par la suite, que ce soit pour l’entreprise dont vous êtes le représentant légal ou pour une entreprise tierce. Pour cela, vous disposez de plusieurs solutions :
- MonIdenum : à condition d’avoir activé son identité numérique officielle sur cette plateforme, le représentant légal de l’entreprise – dont le nom figure au RCS – peut obtenir gratuitement le KBIS de sa propre société au format numérique sur MonIdenum. En revanche, il ne peut pas demander celui d’une entreprise qu’il ne représente pas.
- Le greffe : il est également possible de demander l’extrait KBIS d’une entreprise au greffe du Tribunal de commerce dont celle-ci dépend. Le document pourra être remis en main propre ou envoyé par courrier, et ce, que la demande émane du représentant légal de la société ou d’une autre personne.
- Infogreffe.fr : regroupant toutes les informations collectées par les greffes, le site Infogreffe permet d’obtenir un KBIS au format numérique (envoyé par e-mail ou via un lien de téléchargement) ou au format papier transmis par courrier. Une fois encore, tout individu est autorisé à faire une demande d’extrait KBIS sur cette plateforme, et ce, pour n’importe quelle entreprise immatriculée au RCS.
À noter : sur Infogreffe.fr, vous pouvez également vous abonner à un service d’envoi périodique de l’extrait KBIS par courrier. À titre d’exemple, cela peut vous permettre de recevoir un document à jour tous les 3 mois.
Combien coûte-il ?
Le prix d’un KBIS dépend de la manière dont vous en faites la demande. Au 1er janvier 2021, le coût de ce document est¹ :
- gratuit via MonIdenum (uniquement pour le représentant légal de l’entreprise) ;
- de 2,69 € si le KBIS est remis en main propre au greffe ;
- de 3,37 € pour un envoi électronique par Infogreffe.fr ;
- de 4,03 € pour un envoi postal par le greffe ou Infogreffe.fr.
Quelle est sa durée de validité ?
En théorie, un extrait KBIS n’a pas de durée de validité. En effet, le document peut rester indéfiniment à jour si la situation de l’entreprise n’évolue pas.
En pratique, il est toutefois nécessaire que le KBIS date de moins de 3 mois. Lorsque l’entreprise en a besoin – pour candidater à un appel d’offres ou réaliser une commande par exemple – elle doit pouvoir prouver de sa situation actuelle. Raison pour laquelle ses interlocuteurs exigeront le plus souvent un KBIS récent, à l’image d’un fournisseur ou de l’administration.
Combien de temps pour le recevoir ?
Suite à l’immatriculation de l’entreprise au Registre du commerce et des sociétés, un premier extrait KBIS lui est envoyé en moyenne sous 1 à 4 semaines.
Par la suite, le délai de réception du KBIS va principalement dépendre du mode de transmission. Bien que cela puisse varier, notamment pendant les périodes de vacances scolaires, il faut compter :
- moins de 24 heures pour un envoi électronique ;
- jusqu’à 2 semaines pour un envoi postal.
Comment modifier son adresse ?
En cas de modification d’une information figurant sur son extrait KBIS, l’entreprise a l’obligation de mettre sa situation à jour auprès du RCS. Dans le cas d’un changement d’adresse, cela impose plusieurs démarches :
- valider éventuellement le transfert de siège social à l’occasion d’une assemblée générale ;
- publier le changement d’adresse au sein d’un journal d’annonces légales dans le mois qui suit la modification ;
- faire une demande d’inscription modificative au RCS sur Infogreffe.fr, au greffe du Tribunal de commerce ou auprès du CFE dont dépend l’entreprise.
Une fois la demande validée, le greffe du Tribunal de commerce se charge de mettre à jour la situation de l’entreprise. Cette dernière pourra ensuite faire une demande de KBIS, sur lequel figurera la nouvelle adresse.
¹ Tarifs T.T.C. au 1er janvier 2021 – Infogreffe – 2021
