Actif dans le Grand Est et en Région Parisienne, Sadec Akelys représente 380 salariés, répartis entre 16 bureaux locaux.
Le bureau de Dijon est co-dirigé par Ludovic Garcin et Grégoire Hulin, tous deux experts-comptables associés du groupe Sadec Akelys.
Ludovic Garcin a intégré Sadec Akelys en 1998.
« Le bureau de Dijon emploie 18 collaborateurs. Nous servons des clients locaux, avec des profils diversifiés. La production comptable et le commissariat aux comptes sont assurés par l’équipe locale. La production sociale est mutualisée à l’échelle de notre groupe. Les ressources digitales sont pilotées par CIAGEC, société d’infogérance filiale de Sadec Akelys. »
Toute l’entreprise en télétravail dès le premier jour de confinement
Avant l’annonce du confinement, la fermeture des écoles à partir du lundi 16 mars avait induit une première mesure dès le vendredi 13. Sadec Akelys avait préparé à l’échelle du groupe la mise au télétravail de tous les collaborateurs parents d’enfants d’âge scolaire qui le demanderaient.
« La mesure de confinement annoncée le lundi soir a conduit Sadec Akelys à généraliser la pratique du télétravail à tout le personnel du groupe. Pour le bureau de Dijon, chaque collaborateur est doté, depuis chez lui, d’un ordinateur portable, d’une station de travail avec deux écrans et d’un scanner mobile. Il dispose par ailleurs d’un accès distant à Sage Génération Expert et à tous nos outils via un réseau privé virtuel (VPN). En moins de 48 heures, notre filiale informatique CIAGEC a été à même de gérer la mise en télétravail de 380 personnes. Il a fallu surmonter quelques problèmes de débit, mais, globalement, cela s’est bien passé. »
Une procédure barrière pour maintenir l’accès aux pièces comptables
Les collaborateurs de Sadec Akelys ont emporté avec eux les dossiers en cours. La question du traitement des pièces comptables qui arrivent ensuite se pose évidemment. Comment faire pour faire passer les pièces comptables physiques entre les clients et les collaborateurs qui les suivent sans exposer les collaborateurs ?
« Le bureau reste accessible selon un protocole sécurisé aux clients venant déposer des pièces. Ce protocole permet la continuité du service aux clients qui n’assurent pas la dématérialisation à la source. Et ce sans exposer les collaborateurs. »
La mise en place de ce fonctionnement assure à Sadec Akelys de poursuivre son activité, avec deux objectifs :
- Vis-à-vis de ses clients, respecter les délais légaux et les échéances de production contractuelles
- Vis-à-vis de ses salariés, éviter de recourir à des mesures d’activité partielle
Une vie d’équipe réinventée
Ludovic Garcin et son associé sont attentifs à maintenir un lien personnalisé avec chaque membre de leur équipe. « Nous nous rendons très disponibles pour accompagner chacun dans l’exercice de sa mission. Et bien sûr pour répondre sans délai aux questions techniques éventuelles. »
En parallèle des aspects purement techniques et professionnels, Sadec Akekys s’applique à animer une vie d’équipe à travers :
- Des initiatives individuelles, à commencer par prendre des nouvelles les uns des autres
- Des routines collectives, comme une réunion d’équipe en visio-conférence en fin de semaine
« Nous avons aussi créé un groupe sur Microsoft Teams, TeamsSadecDijon, pour abriter nos interactions informelles. »
Une information collective quotidienne pour tous les clients du cabinet
Sadec Akelys s’est organisé pour produire en flux tendu des informations réglementaires au rythme de la publication des décrets et des arrêtés. « Concrètement, la direction du Pôle Expertise Comptable, dont je fais partie, délègue à l’un de ses membres de manière tournante la rédaction de la note le matin. Nous relisons collectivement en début d’après-midi. Le texte validé est mis en page sous la responsabilité de notre service marketing et transmis par courriel à l’ensemble de nos clients le soir même. »
La publication des notes à contenu social suit le même processus sous l’égide du Pôle de Gestion Sociale de Sadec Akelys. « Nos experts juridiques ne sont pas en reste. Par exemple, ce sont eux qui ont inspiré la note relative aux baux commerciaux. »
Pour ne pas noyer ses clients avec une avalanche de notes, le cabinet a pris l’initiative de publier fin mars un recueil. Cet ouvrage, organisé par thématique, présente et explicite sur 54 pages l’ensemble des mesures annoncées par le gouvernement dans le contexte de l’épidémie de Coronavirus.
Un accompagnement individuel adapté à chaque contexte pour traiter les urgences
Après avoir mis ses équipes à l’abri, le bureau de Dijon s’est mis en capacité de prendre très vite des nouvelles de chacun de ses clients. « En 15 jours, Grégoire Hulin, nos 3 encadrants et moi-même avons pu parler à tout le monde. Ainsi, nous avons pu nous concentrer sur les cas particuliers et mener un conseil proactif. »
Globalement, le conseil du cabinet a porté bien sûr sur les moyens de préserver la trésorerie et de la flécher sur le maintien de l’activité. « La stratégie que nous recommandons, en phase avec les pouvoirs publics, est de bénéficier des mesures d’accompagnement pour, en particulier, maintenir les règlements inter-entreprises. »
Sadec Akelys a principalement accompagné ses clients sur deux sujets :
- Le report des échéances sociales et fiscales
- Les demandes d’autorisation de mise en activité partielle, avec l’intervention conjointe du pôle social et du pôle gestion comptable, pour la partie qui concerne la justification de la demande
« Nous avons également encouragé nos clients à actionner les autres possibilités de reports, comme les échéances de leasing et les remboursements bancaires. En parallèle, nous avons invité nos clients éligibles à demander le soutien des banques via le prêt garanti par l’État et à demander le bénéfice du fonds de solidarité. »
Un conseil personnalisé pour inciter les clients à envisager la continuité d’activité dans le temps
Sadec Akelys ne se contente pas de prescrire et d’accompagner la mise en œuvre de mesures de défense immédiates. « Une fois les actions d’urgence implémentées, nous sommes maintenant attentifs à ce que nos clients envisagent la situation dans une perspective de plus long terme. »
Le cabinet invite ses clients à anticiper la sortie de crise :
- En insistant sur son caractère probablement graduel pour ceux qui maintiennent une activité
- En conseillant aux clients qui ont dû cesser toute activité à préparer leur réouverture en maintenant le lien avec leurs propres clients
« Vis-à-vis des entreprises encore en activité, nous les invitons à considérer avec attention les mesures de soutien positif à la trésorerie. » Sadec Akelys met par exemple en avant les prêts garantis, susceptibles de donner aux entreprises les moyens de tenir quelques mois encore avec des commandes dont la reprise sera forcément progressive.
« Du côté des entreprises qui ont dû fermer par prévention sanitaire, nous les incitons à évoluer quand c’est possible vers une activité compatible avec l’exigence de distanciation sociale et de confinement. » Par exemple, Sadec Akelys accompagne ses clients restaurateurs dans leur réflexion sur l’opportunité, et les conséquences pratiques, de proposer un service traiteur et/ou de vente à emporter.
Une approche globale, pour faire arriver chacun à bon port
L’équipe Sadec Akelys est focalisée sur l’ambition que chaque client du cabinet puisse redémarrer dans les meilleures conditions. « Avec l’équipe et mon associé, nous avons pour ambition que le Coronavirus ne fasse aucune victime économique parmi nos clients ! »
Préparer le rebond, c’est aussi avoir une idée juste des charges qu’il faudra rembourser plus tard. « Nous gérons évidemment pour le compte de nos clients des prévisionnels de trésorerie que nous actualisons au rythme des actions que nous menons avec eux. »
Un point d’attention particulier est la cybersécurité. « Nous mettons en garde nos clients contre des défenses sans doute diminuées en raison du télétravail et du recours à des solutions, notamment communautaires, peut-être insuffisamment protégées. Nous insistons beaucoup pour qu’ils se prémunissent des risques et qu’ils protègent les données et les échanges. »
En conclusion, Sadec Akelys continue à faire son métier, conjuguant maîtrise de l’actualité sociale et fiscale et analyse personnalisée de chaque situation. Avec une dimension particulière pour les collaborateurs du cabinet, au profit desquels il a fallu inventer une nouvelle façon de faire équipe.
« De cette épreuve, il me semble qu’il restera des liens plus forts. Avec nos collaborateurs et avec nos clients. Une nouvelle solidarité se construit au jour le jour, avec la prise de conscience plus forte que nous faisons tous partie d’une chaîne de valeur mais aussi d’une chaîne affective. Notre métier paraît soudain moins focalisé sur le passé. Plus tourné vers l’avenir. Peut-être aussi que de nouvelles pratiques vont s’imposer. La dématérialisation des pièces à la source prend par exemple tout son sens dans cette situation. »
Témoignage recueilli en avril 2020
Prochaine lecture recommandée
BTP : comment reprendre les chantiers en toute sécurité ?
