Hoe onderhandel je over betalingstermijnen met leveranciers?

Kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) worden vaak beschreven als de ruggengraat van de economie. Ze maken zo’n 99% op van de Belgische economie.

Het hoeft dus niet te verbazen dat de economische gevolgen van de COVID-19 pandemie ervoor zorgen dat veel ondernemingen hun betalingstermijnen willen verbeteren om te overleven en terug op te bloeien.

Onderhandelen over de betalingstermijn

De betalingstermijn onderhandelen met leveranciers is een goede manier om de cashflow te beheren en je hoofd boven water te houden op korte termijn.

Het gaat eigenlijk over hoe en wanneer je de bedrijven die aan jou leveren betaalt en specifiek over de tijd die je krijgt om ze te betalen.

Dit proces begint normaal gezien wanneer je een bestelling plaatst.

Voor de meeste bestellingen, voornamelijk wanneer er kleine items tussen zitten, betaal je gewoon het hele bedrag vooraf. Maar in andere gevallen heb je enkele dagen, weken of zelfs maanden vooraleer je moet betalen.

Als je bestelling een dienst of product is dat speciaal gemaakt moet worden en dus duurder is, zal je waarschijnlijk in termijnen betalen. Dit kan beginnen met een voorschot, gevolgd door de rest van de betalingen zodat het volledige bedrag is afgelost voor de levering.

De meeste bedrijven hebben standaardvoorwaarden die hun klanten meestal niet in vraag stellen. Maar vooral in moeilijkere tijden is het de moeite om ze onder de loep te nemen.

Bedenk hoe je eventueel een betere overeenkomst kan bekomen door te onderhandelen, bijvoorbeeld door meer tijd te krijgen voor je de hele betaling moet doen.

Begrippen op een factuur om op te letten

Om te controleren wanneer en hoeveel je moet betalen, bekijk je de begrippen die op de factuur staan. Dit zijn enkele voorbeelden:

• PIA staat voor Payment In Advance (vooruitbetaling)
• Netto 7 betekent dat er zeven dagen na de factuurdatum betaald moet worden.
• Net 10 betekent dat de betaling binnen 10 dagen na factuurdatum moet gebeuren.
• COL staat voor Contant op Levering.
• EOM betekent Einde van de Maand.

Betaal vroeg… of laat

In sommige gevallen bieden leveranciers een korting voor betalingen die voltooid zijn voor de afgesproken datum, dus dit is een aanbod dat zeker de moeite loont.

Ongeveer één derde van de uitgestuurde facturen wordt te laat betaald. Een snelle en vroegtijdige betaling wordt dus vaak op prijs gesteld.

Langs de andere kant kan je wel onderhandelen met leveranciers om later te betalen, wat je uitgaven helpt spreiden en cashflow bevordert.

Uitdagingen van de cashflow

De cashflow staat onder druk wanneer inkomens dalen, zeker in detailhandel, horeca, de reissector en de gezondheids- en fitness-sector.

Hoewel het goed gaat met online verkoop, hadden de sectoren die leunen op hun fysieke aanwezigheid in winkels het zwaar te verduren.

Daarnaast moeten leveranciers ook hun eigen obstakels overwinnen, en hebben sommigen hun prijzen opgetrokken.

Toenemende kosten beïnvloeden ook de cashflow. In 2020 werden die vooral veroorzaakt door social distancing maatregelen en de afwezigheid van personeel op de werkvloer door quarantaine.

Omdat toelevering, productie en verkoop allemaal klappen geïncasseerd hebben, is het nauwelijks een verrassing dat winsten en cashflows, vooral op de korte termijn, hieronder geleden hebben.

Een enquête van de bedrijfsondersteunende organisatie Business Growth Hub ondervroeg zo’n 2000 ondernemingen in Manchester begin mei 2020. Ze ondervonden dat meer dan een kwart van de bedrijven (27,5%) niet meer dan drie maanden vooruit kon met hun beschikbaar geld.

Wat ook zorgwekkend bleek, was dat nog 20% aangaf onzeker te zijn over hoeveel tijd ze konden overbruggen met hun geld.

Waarom het helpt om over de betalingstermijn te onderhandelen

Onderhandelen over betalingstermijnen kan als gevolg hebben dat je meer cash in de onderneming houdt en je liquiditeit verbetert. Dat brengt je in een betere positie om facturen te betalen en te vermijden dat je in het rood gaat staan of leningen moet aangaan.

Een betere cashflow zorgt ook voor een betere kredietwaardigheid.

Het vermindert bovendien risico’s.

Als je 100% vooruitbetaalde voor een product of dienst en erna gaat de leverancier over de kop, dan verlies je je geld tenzij je een bepaalde verzekering hebt.

De minimale vooruitbetalingen doen voor aflevering, geeft je meer houvast als je bijvoorbeeld aanpassingen wilt aan het product dat speciaal voor jou ontworpen of geproduceerd wordt.

Hoe onderhandel je over de betalingstermijn?

Er zijn een aantal manieren waarop je beter kan onderhandelen over de tijd waarin je moet betalen.

Hecht belang aan met wie je onderhandelt

Probeer niet met al je leveranciers tegelijkertijd te onderhandelen.

Anders kan het te veel tijd innemen en je afleiden terwijl je eigenlijk moet focussen op je onderneming. Uit elke onderhandeling leer je bij, wat je dan weer kan toepassen op volgende pogingen.

Start het proces door leveranciers prioriteit te geven.

Bij wie geef je het meeste geld uit? Hierover nadenken en deze bedrijven eruit halen, is al een oefening op zich. Het is een goede manier om eens te controleren of er geen alternatieve leveranciers zijn bij wie je een betere deal kan krijgen.

Als je ondervindt dat je een grote som uitgeeft bij één bedrijf, heb je bovendien een sterkere positie om met hen te onderhandelen over de wijziging en verlenging van de betalingstermijn.

Sluit vroeg een betalingsovereenkomst

Naast de bespreking van de prijs en levertermijn, is het een beter idee om een betalingsovereenkomst te sluiten als onderdeel van de onderhandelingen met een nieuwe leverancier, dan eenvoudigweg hun voorwaarden te accepteren.

Grotere bedrijven staan normaal gezien sneller open voor een langere betalingstermijn, deels door hun omvang maar ook omdat zij zelf vaak ook 90 of 120 dagen de tijd hebben om leveranciers te betalen.

Met wie je ook gaat onderhandelen, wees duidelijk dat je enkel je cashflow probeert te ondersteunen en, ervan uitgaande dat dit het geval is, stel de andere partij gerust dat je niet in financiële problemen zit.

Wees eerlijk

Een belangrijke vraag die elke leverancier kan stellen is: “Waarom zou ik toezeggen?” of “Wat heb ik daar aan?”

Als je gewoon dreigt om een andere leverancier te kiezen als ze niet toezeggen, zal dit natuurlijk niet bepaald de relatie bevorderen.

In de plaats daarvan kan je eerlijk uitleggen dat je graag je cashflow wil verbeteren. Maak het hen duidelijk dat je als gevolg dan meer bij hen kan spenderen.

Je kan ook aanbieden om hen aan te bevelen bij andere bedrijven, zodat ze nieuwe potentiële klanten leren kennen via jouw professioneel netwerk.

Is er een contractuele overeenkomst die je kan bespreken waarbij jij je verbindt om een bepaald aantal aankopen te doen of een bedrag te spenderen bij hen over een afgesproken tijd in ruil voor een langere betaaltermijn?

Sluit een compromis

Zoals bij elke onderhandeling, moet je bereid zijn om een compromis te sluiten.

Je kan bijvoorbeeld eerst vragen om de normale 30 dagen uit hun voorwaarden op te trekken naar een betalingstermijn van 90 dagen, en uiteindelijk de deal sluiten op 45 dagen.

Onderzoek de mogelijkheden

Onderzoek de typische duur van periodes voor het afbetalen van facturen in de sector van je leverancier.

Uit een recent onderzoek door Atradius, een kredietverzekeraar en bureau voor schuldinning, blijkt dat bedrijven in het VK uit de landbouw- en voedingssector een gemiddelde van 14 dagen krijgen om facturen te betalen.

De langste periode om facturen te betalen bij B2B-bedrijven, is volgens de respondenten in de ICT-sector en elektronica. Zij hanteren gemiddeld 27 dagen na facturatie.

Kennis over de gemiddelden in je sector en die kunnen vergelijken met je aanbod is overtuigend en toont aan dat je de onderhandelingen serieus neemt.

Eenmaal je akkoord gaat met een langere periode voor je betaling, zorg er dan zeker voor dat je aan de afspraak voldoet door een herinnering in te plannen of een automatische betaling op te zetten.

Als een leverancier je meer tijd geeft om te betalen, zal een gemiste of latere betaling een slecht gevoel opwekken.

Conclusie over onderhandelen over de betalingstermijn

Zoals in elk aspect van zakendoen het geval is, is communicatie essentieel. Praten met de juiste persoon bij de leverancier, hun taal spreken en weten wat hun pijnpunten zijn, dat zijn de hoofdzaken.

Maak hen duidelijk dat je langs al je leveranciers gaat voor een herziening van de betaaltermijn, zodat ze niet geïsoleerd worden.

Bied hen ook hulp aan in ruil als dat kan.

Herinner hen eraan dat dit niet de standaard gang van zaken is en geef context door te vermelden wat de laatste keer was dat je zulke afspraken maakte, als dat zelfs al ooit is voorgevallen.

Kies het juiste communicatiemiddel. Een telefoontje kan soms beter werken dan een onverwachte e-mail. Vergeet alsnog niet op te volgen met een brief of e-mail, natuurlijk, met daarin alle details.

Nodig ze uit om hierop te antwoorden door duidelijk te maken dat je openstaat voor een eerlijk gesprek.

Onderhandelen over je betaaltermijn vergt onderzoek en voorbereiding. Je moet bovendien bereid zijn om dagen of weken te onderhandelen.

De beloning op gebied van cashflow, winstgevendheid en veerkracht van uw onderneming zal het echter de moeite waard maken.