Coronavírus: como podem os contabilistas apoiar os clientes

Há poucas dúvidas de que as perturbações causadas pelo coronavírus (COVID-19) representam desafios para as empresas. Como pode o seu escritório de contabilidade disponibilizar apoio aos clientes nestes tempos de incerteza?

Se puser em prática um conjunto de passos para apoiar os seus clientes e oferecer uma mais-valia, não só os ajudará, como o seu escritório e a sua equipa serão vistos como conselheiros de confiança.

Neste artigo, partilhamos algumas dicas que ajudarão os seus clientes. Além disso, oferecemos conselhos de contabilistas sobre o que estão a fazer para apoiar os clientes.

Cinco formas de apoiar os seus clientes

Neste artigo, ficará a conhecer várias medidas que o seu escritório pode tomar para dar aos clientes o apoio que procuram, enquanto enfrentam os desafios causados pelo coronavírus.

1. Ofereça o conhecimento certo

Compreenda que o conhecimento dos seus clientes sobre algumas áreas da legislação governamental de emergência, sobre o coronavírus, pode ser limitado – e esteja preparado para colmatar essa falha.

Por exemplo, o lay-off temporário dos funcionários pode requerer conhecimento da legislação contratual e de emprego. Os contabilistas podem já dominar este conhecimento e, se for o caso, estão em melhor posição para aprender do que o cliente.

2. Ofereça clareza sobre os apoios financeiros

Ajude os seus clientes a perceber que apoios financeiros e que medidas estão disponíveis, empréstimos e subsídios, bem como o plano de adiamento de pagamentos.

É boa ideia separar a sua carteira de clientes, tendo em conta aqueles mais suscetíveis de precisarem de ajuda ou aqueles que possam precisar de um certo tipo de financiamento, ou de apoios com base na legislação de emergência.

Pode ainda estabelecer reuniões de grupo por videochamada com estes clientes, ou seminários online, para discutir o que podem fazer.

3. Auxilie os seus clientes com as candidaturas a empréstimos

Prepare-se para oferecer a ajuda de que os seus clientes precisam para se candidatarem a subsídios ou empréstimos. Pode ter de fornecer relatórios financeiros importantes, por exemplo.

Algumas destas candidaturas serão cruciais para a sobrevivência dos seus clientes nesta fase difícil e são, como tal, vitais para que eles permaneçam seus clientes.

4. Ofereça apoio técnico

Impossibilitados de se reunirem ao vivo, você e os seus clientes terão de trabalhar remotamente na análise das contas. Se eles precisarem de ajuda com o software de contabilidade na cloud para o fazer, está numa boa posição para os ajudar.

Ao disponibilizar apoio nesta área do trabalho remoto, estará a oferecer um serviço valioso aos seus clientes. Qualquer ajuda que possa disponibilizar será, com certeza, calorosamente recebida.

5. Mantenha uma comunicação regular

Certifique-se de que se mantém em contacto com os seus clientes, para evitar que se sintam abandonados. Algumas das conversas poderão ser mais emotivas do que o costume e irão certamente cobrir temas diferentes.

A sua capacidade de oferecer uma panorâmica das contas de uma empresa e de aplicar esse conhecimento aos auxílios de emergência do governo e de outras entidades, nunca foi tão importante.

Dicas de contabilistas que estão a trabalhar com os clientes

Falámos com dois contabilistas para perceber que planos puseram em marcha e como estão a lidar com as perturbações, no que diz respeito aos clientes e aos seus próprios escritórios.

• Esteja presente, ouvindo e oferecendo conselhos aos seus clientes

“No meu escritório, estamos todos a assegurar-nos de que falamos com todos os clientes,” conta Nicky Larkin. “Estamos a descobrir todas as formas de garantir que as empresas sobrevivem nos próximos 18 meses.

Pessoalmente, divido o meu tempo entre cumprir essa tarefa, disponibilizar seminários online e orientar a comunidade empresarial. Estamos também a pressionar o governo em nome das pequenas empresas.”

Precisamos de medidas simples e de senso comum, afirma Julia Wedgwood, mas nem sempre acontece serem postas em prática.

E acrescenta: “Já vi exemplos em que os contabilistas dizem que o escritório está fechado. Será a melhor maneira de o expressar? A maioria ainda está a funcionar. Pensemos nisso.

“Será que os clientes têm os seus números de telemóvel, para poderem entrar em contacto consigo? O telefone do escritório está programado para reencaminhar as chamadas?

Os contabilistas estão habituados a trabalhar nos escritórios. Nesta fase, no entanto, é preciso mudar de ambiente. Sirva-se dos recursos e do apoio disponível. Mantenha-se em contacto. Encontre formas de ajudar.”

“Estamos presentes,” afirma Smith. “Estamos em contacto por email ou pela página de Facebook todos os dias. Mantemos os clientes atualizados sobre o que o governo põe em prática e damos assistência no que podemos com as candidaturas a empréstimos e com quaisquer detalhes necessários às candidaturas aos subsídios.

Estamos todos em território desconhecido, mas podemos ajudar os clientes nestes tempos difíceis.”

É provável que os clientes precisem de ajuda com a informação sobre os planos do governo para lidar com a epidemia do coronavírus, muitos dos quais têm advertências associadas.

“Do que depreendo dos comentários dos clientes, estão muito gratos pelos nossos esforços,” diz Smith. “Até recebemos contactos de empresas que não são nossas clientes, por causa do nosso aconselhamento simplificado nas redes sociais.

Oferecemos apoio telefónico mesmo fora do horário de trabalho, para que saibam que, se estiverem com dificuldades em processar uma candidatura a um subsídio ou se precisarem de ajuda a aceder a um empréstimo, nós estamos lá quando precisam.”

Nicky Larkin acrescenta que a sua empresa começou a assumir um papel de conselheira quando a seriedade da situação se tornou clara.

• Viabilize o trabalho a partir de casa para si e para os seus clientes

“Estar na cloud fez com que a transição para o trabalho em casa fosse harmoniosa,” afirma Smith. “Significa que a epidemia não teve quase nenhum impacto sobre o trabalho que podemos fazer.”

Tudo o que é preciso para se trabalhar com um software online é um sistema informático. Para a maioria dos escritórios, isto poderá ser um portátil, mas pode bem ser um tablet. Um computador de mesa clássico também serve, claro.

Para os escritórios que ainda não estão na cloud – ou talvez não completamente – há outras soluções.

“Temos clientes que usam aplicações para o ambiente de trabalho,” declara Larkin. “Um ambiente de trabalho virtual é a solução.”

Um ambiente de trabalho virtual permite-lhe aceder ao ambiente de trabalho de um computador, estando fora do escritório, como se estivesse sentado em frente a esse computador.

A tecnologia disponível hoje em dia permite-lhe a si, e aos seus clientes, ter as ferramentas para continuar. E também permite manter o distanciamento social.

Wedgwood acrescenta que alguns dos institutos credenciados usam as videoconferências para as reuniões das filiais. Não há razão nenhuma para que o seu escritório não o possa fazer também, quando tiver de reunir com os clientes.

Afirma ela: “Há ferramentas de vídeo gratuitas, mas lembre-se de que algumas delas não são seguras. O Microsoft Teams, no entanto, é uma ótima escolha e está incluído na assinatura do atual Office 365, por isso vai quase certamente descobrir que já tem aquilo de que precisa.”

• Ajude no curto prazo e tenha os olhos postos no futuro

Segundo Wedgwood, é provável que os escritórios estejam a assistir a uma forte procura de aconselhamento de curto prazo. Muito deste trabalho não gerará receita, mas nunca houve uma altura tão importante para responder aos pedidos dos seus clientes.

Wedgwood acrescenta: “Há uma necessidade imediata de ajudar os clientes a manter a atividade comercial e de os tranquilizar.

Precisam de ajuda no que toca ao fundo de maneio e aos contactos. Precisam de ajuda na previsão do fluxo de caixa.

Larkin acrescenta: “A primeira coisa a fazer tem de ser criar uma previsão para o fluxo de caixa, para garantir que os clientes veem as potenciais lacunas. Só assim poderão perceber como as suprir – por exemplo, via empréstimos, pagamentos adiantados ou pela via da diversificação.”

Conclusão sobre o apoio aos clientes

O conceito de conselheiro de confiança nunca foi tão relevante. Quando os seus clientes pedem orientações numa altura difícil, é vital oferecer apoio para ajudar os negócios a sobreviver.

Ao ir mais longe do que lhe seria exigido para oferecer aos seus clientes – já existentes e novos – a assistência de que necessitam nesta altura, não só os estará a ajudar a enfrentar tempos de incerteza, como também estará a dar ao seu escritório a melhor oportunidade de continuar a singrar, agora e no futuro.

E o seu papel como conselheiro de confiança estará à vista de todos.