Como ajudar os seus colaboradores a trabalhar a partir de casa

Enquanto a pandemia do coronavírus (COVID-19) se desenrola, o governo encoraja as pessoas a manterem um distanciamento social e recomendam que trabalhem a partir de casa. Mas o que é que isso significa para o seu negócio?

Neste artigo, iremos ver os passos que pode tomar para ajudar os seus colaboradores a trabalharem remotamente de modo a assegurar que o negócio continua a funcionar o melhor possível.

O que disse o governo?

Além de outras recomendações, o governo português disse o seguinte:

• Evitar a utilização não essencial dos transportes públicos
• Trabalhar a partir de casa, se possível
• Evitar multidões e espaços públicos
• Evitar ajuntamentos com amigos e família

No entanto, as escolas em Portugal permanecem fechadas, o que terá um impacto nos seus colaboradores que são pais.

Dependendo do seu negócio, poderá não ser viável para todo o seu pessoal trabalhar a partir de casa, especialmente se a sua empresa fizer parte do setor hospitalar e retalho, por exemplo.

Mas se for possível (para alguns colaboradores, pelo menos), existem alguns passos que a sua empresa pode tomar para assegurar que a mudança de trabalhar a partir de casa possa ajudar à continuidade do seu negócio.

Por que motivo trabalhar a partir de casa pode ajudar a manter o seu negócio em movimento

Se os seus colaboradores estão em teletrabalho, isso manterá o seu negócio em funcionamento. O seu departamento responsável pelo processamento de salários e de RH será capaz de estar preparado para os requisitos diários e assegurar que os seus colaboradores são pagos atempadamente.

O departamento financeiro será capaz de monitorizar o fluxo de caixa e ver quais as faturas que devem ser acompanhadas e pagas, para que possa continuar a rastrear as finanças do seu negócio.

O seu departamento de vendas e de marketing será capaz de continuar a trabalhar, para que possa estar à disposição dos seus clientes e continuar a trabalhar para encontrar novos clientes.

Ao implementar as medidas para ajudar os seus colaboradores a trabalharem a partir de casa, irá ajudar a sua empresa a manter-se em funcionamento. E para aqueles colaboradores que não podem trabalhar remotamente é importante certificar-se que são tratados de modo igual.

O que as empresas podem fazer para ajudar os colaboradores a trabalharem a partir de casa

Existe uma série de coisas que pode fazer para ajudar os seus colaboradores a trabalharem a partir de casa. Em alguns casos, pode ter já parte da sua equipa que trabalha remotamente.

Mas para aqueles que nunca o fizeram pode ser uma grande mudança. Encontra aqui cinco coisas que pode fazer para tornar esta mudança mais simples:

1. Criar uma estratégia de trabalhar a partir de casa

Ao criar uma estratégia de trabalhar a partir de casa poderá assegurar que os seus colaboradores possam continuar a trabalhar.

Isto pode envolver trabalhar com o seu departamento de TI para garantir que o pessoal dispõe do equipamento para trabalhar remotamente, tal como o hardware e software corretos; ser claro nas horas de trabalho e responsabilidades do trabalho e proporcionar comunicação regular entre gestores e equipas.

Parte da sua estratégia de trabalhar a partir de casa pode ser adotar soluções na cloud.

Se tem os seus dados guardados na cloud em vez de estar em dispositivos individuais, isto significa que a informação pode ser acedida desde que os seus colaboradores tenham uma ligação à Internet.

Ao adotar as soluções na cloud, as suas equipas serão capazes de trabalhar a qualquer hora e em qualquer lugar.

2. Assegurar que proporciona as ferramentas corretas aos seus colaboradores

Se os seus colaboradores continuarem a trabalhar terão de dispor do acesso à tecnologia correta. O acesso a portáteis e tablets, assim como telefones de trabalho se o tiverem e o usarem, irá ajudá-los a trabalhar.

Ou, se não existir a disponibilidade de usar equipamento de trabalho, vale a pena ver programas que possam aceder no próprio equipamento.

Usar soluções na cloud, tais como Google Drive e Dropbox, pode permitir-lhes aceder aos documentos que precisam. E, claro, será necessária uma ligação adequada à Internet.

Trabalhe com a sua equipa de TI para se assegurar que estão a ser tomadas as medidas corretas de segurança no que diz respeito à partilha de dados de negócio potencialmente sensíveis.

3. Utilizar reuniões virtuais devido às restrições de viagem

Com o governo a desaconselhar viagens ao estrangeiro não essenciais, os dias de viajar para conhecer clientes no estrangeiro estão para já suspensos.

Embora inconveniente, isto não tem de abrandar o seu negócio. Novamente, a tecnologia pode desempenhar aqui um papel.

Ao utilizar soluções que encorajam o trabalho remoto, os seus empregados serão capazes de ter reuniões virtualmente.

Usar o Microsoft Teams ou o Skype permitirá que os seus colaboradores se dediquem aos clientes de modo a que a sua empresa continue a funcionar.

4. Ajudar os colaboradores a observarem as horas de trabalho

Trabalhar a partir de casa apresenta desafios significativos, mas o que deve ser realçado são as horas de trabalho.

É muito fácil para os seus colaboradores sentirem que devem manter-se a trabalhar, mesmo para além das horas normais. Não ter uma estrutura de local de trabalho pode levar alguns colaboradores a trabalhar mais do que precisam (e devem).

Fale com os seus colaboradores e oriente-os no sentido de trabalharem as horas contratadas, oferecendo flexibilidade onde necessário – talvez necessitem de ajudar um membro da família com as compras e queiram compensar o tempo mais tarde nesse dia.

A última coisa que quer que os seus colaboradores que trabalhem de madrugada até à noite porque não há ninguém à volta a dizer “vá para casa”.

5. Encoraje os seus colaboradores a fazer pausas longe dos ecrãs

Com base no ponto indicado acima, o bem-estar do colaborador é uma das coisas importantes a considerar quando as pessoas estão a trabalhar a partir de casa.

Ao trabalhar num ambiente de escritório, pode ser muito fácil para os seus colaboradores picar o ponto no início do dia e manterem-se sentados nas secretárias até ser hora de ir para casa.

Encoraje os seus colaboradores a fazerem intervalos regulares longe dos ecrãs, mesmo que seja uma pausa curta, para que possam espreguiçar-se e descansar os olhos. O mesmo serve para uma pausa para o almoço – sem colegas, é fácil continuar a trabalhar.

Mas uma pausa para comer (longe do local onde trabalham) significará que os seus colaboradores voltam descansados e prontos para lidarem com as tarefas que têm.

Conclusão relativa ao trabalho a partir de casa

Enquanto as coisas se mantêm incertas devido à pandemia do coronavírus , manter o seu negócio em movimento é importante – tanto para os seus clientes bem como para os seus colaboradores .

Estar atento ao fluxo de caixa e gerar receitas será desafiante, mas ao fazer o que pode para manter tudo operacional, dará à sua empresa a melhor hipótese de a manter em funcionamento.