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Cinco razões por que o seu negócio de e-commerce precisa de um contabilista

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Pode não parecer muito longínquo, mas em 2015, o e-commerce representava apenas 7,4% das vendas a retalho globais.

Em 2020, esse número crescera para 18%. Em 2024, as projeções apontam para cerca de 22%.

É face a este ritmo de crescimento que o e-commerce é o modelo considerado por muitos para dar início ao seu próprio negócio.

Mas há uma área da atividade de e-commerce que requer conhecimento profissional: a área da contabilidade.

Contratar um contabilista é absolutamente vital para gerir as contas da empresa, garantir o cumprimento das normas legais e fiscais e visar o crescimento do seu negócio.

 

Neste artigo, examinamos cinco áreas fundamentais. Eis o que é abordado:

  1. E-commerce: empresário individual ou sociedade limitada?
  2. Contabilidade não Organizada vs. Contabilidade Organizada : o que é melhor para o e-commerce?
  1. Ajuda no preenchimento das declarações fiscais do seu negócio de e-commerce
  1. Tratar das questões fiscais do e-commerce nas transações com o exterior
  2. Compreender as receitas do e-commerce
  3. Contabilistas: os verdadeiros super-heróis

 

 

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  1. E-commerce: empresário individual ou sociedade limitada?

 

A simplicidade é uma das razões essenciais que atrai as pessoas a iniciar um negócio de e-commerce.

Afinal, pode começar com nada mais do que aquilo que já tem: qualquer divisão da sua casa pode servir de armazém e escritório. O Amazon, eBay, Etsy e outros mercados online podem ser a sua frente de loja. O seu telemóvel pode ser o assistente pessoal.

Nesse sentido, pode parecer que operar em nome individual é a melhor forma de avançar. O que significa que você é a empresa. Quaisquer receitas são a sua remuneração. E todos os riscos são assumidos por si.

Mas um contabilista pode discordar que essa seja a melhor opção para um negócio de e-commerce.

Embora uma sociedade limitada envolva maior complexidade e maiores custos de manutenção, pode significar igualmente pagar menos impostos sobre as receitas da empresa (e logo, sobre aquilo que leva para casa ao final de cada mês).

Os negócios corporativos têm igualmente responsabilidade limitada, o que é outra forma de dizer que assumem os riscos – para que não tenha de o fazer individualmente.

Por exemplo, se fizer um empréstimo bancário para financiar uma grande encomenda de inventário, esse empréstimo é assumido pela empresa.

Se alguém entrar em litígio devido a falha num produto ou serviço comercializado, será a empresa a ser responder no processo.

As sociedades limitadas são populares por alguma razão – e um contabilista poderá aconselhar o que pode ser o melhor para si e como se pode adequar ao seu negócio.

 

  1. Contabilidade não organizada vs. Contabilidade Organizada: o que é melhor para o e-commerce?

 

A forma mais básica de contabilidade empresarial é a chamada Contabilidade não Organizada. Com esse método, as transações entram nas contas pelo registo simples de receitas e despesas.

Este regime é destinado a profissionais e entidades beneficiárias do Regime Simplificado e permite dar resposta às obrigações fiscais exigidas.

Por outro lado, a Contabilidade Organizada é mais complexa para quem inicia uma atividade comercial, mas também evidencia vantagens. Permite um maior detalhe para a gestão e tomada de decisão, um maior controlo de stocks e melhor gestão de contas correntes.

Quem melhor que o Contabilista Certificado para apoiar na decisão do regime mais favorável tendo em conta os benefícios e desvantagens de ambos, particularizando no que melhor se adequa ao seu tipo de negócio e às suas ambições e expetativas.

 

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  1. Ajuda no preenchimento das declarações fiscais do seu negócio de e-commerce

 

Quando começar o seu negócio, terá de se registar para efeitos fiscais e, consequentemente, declarar o Imposto sobre o valor acrescentado (IVA).

O que significa que terá de entregar declarações do IVA numa base periódica – mensal ou trimestral – e, em caso de obrigatoriedade de entrega da Informação Empresarial Simplificada (IES), proceder ao preenchimento dos anexos respetivos.

Uma vantagem de proceder atempadamente à submissão da Declaração Periódica do IVA reside não somente no cumprimento dos prazos legais sem risco de coimas e penalizações, mas também na oportunidade de compensar o IVA retido (pago pelo cliente no momento da venda) com o IVA que pagou aos seus fornecedores (no momento da compra).

Escusado será dizer que contabilizar o IVA é tarefa complicada, mas que tem de ser feita a horas e com rigor.

Há também que considerar as outras declarações fiscais, que variam tratando-se de pessoa individual, ou pessoa coletiva e os requisitos de pagamento, se tiver pessoal contratado (incluindo o próprio, numa sociedade limitada).

Usar os serviços de um contabilista é simplesmente uma boa ideia.

 

  1. Tratar das questões fiscais do e-commerce nas transações com o exterior

 

O comércio à distância (e-commerce) não estabelece limites geográficos quanto às suas operações. Pode ser limitado a um território (localidade, mercado nacional, etc) ou ter o mundo como o seu potencial máximo.

Considerando a venda no quadro da União Europeia (UE), tem de contabilizar igualmente taxas alfandegárias e, muitas vezes, o IVA (VAT).

Se vender para países como os Estados Unidos ou a Austrália, terá de considerar o Imposto sobre Bens e Serviços (GST), que é semelhante ao IVA (VAT).

Os requisitos de IVA em transações no quadro da UE via e-commerce foram recentemente simplificados, graças à introdução de um Balcão Único ou ‘OSS — One Stop Shop’.

Poderá usá-los, dependendo de onde os seus bens estiverem localizados e também do valor do envio aos clientes.

Tratando-se de comércio eletrónico respeitante a vendas intracomunitárias (entre Estados membros da EU), em que o adquirente é um particular (não sujeito passivo), a mais recente legislação, determina a aplicação e liquidação do IVA à taxa nacional, até ser atingido o limite definido pelo país de destino. Ultrapassado o limite, o vendedor deverá registar-se para efeitos de IVA nesse Estado membro (obter o NIF, emitir fatura, declarar e liquidar impostos, etc.), ainda que o país de partida dos bens seja outro.

Como é evidente, o contabilista pode ajudá-lo a perceber se os esquemas são adequados ao seu caso.

 

  1. Compreender as receitas do e-commerce

 

Vender online significa que haverá muitas deduções, de diversos tipos, em cada pagamento recebido de um mercado online como o Amazon.

Há não apenas necessidade de conhecer quais são essas deduções, mas também de as saber contabilizar em seu próprio benefício – e ainda, declarar com rigor os impostos devidos (como o imposto sobre o rendimento singular ou coletivo e o IVA/VAT).

Mais uma vez, um contabilista pode ser vital para compreender tudo isso – e usar essa informação para planear o crescimento.

Exemplos podem incluir deduções do mercado online por taxas de envio, estornos/reembolsos e outros custos, se usar serviços como o Fulfilled by Amazon (FBA).

Outros aspetos em torno de depósitos líquidos podem incluir:

 

  • Receber pagamentos em lote;
  • Receber pagamentos em dois meses ou dois anos financeiros;
  • Vender para múltiplos países ou regiões;
  • Depósitos agrupando milhares de transações;
  • Plataformas cobrando ou não impostos a seu favor;
  • Centenas de diferentes tipos de transações.

 

Se isto lhe parece alucinante, perceberá porque faz todo o sentido confiar num especialista.

 

Contabilistas: os verdadeiros super-heróis

 

Há três componentes essenciais para um processo de contabilidade sem complicações em negócios de e-commerce:

  • Contratar um contabilista.
  • Usar o software de contabilidade certo.
  • Instalar um add-on de e-commerce entre o software de contabilidade e o pacote de e-commerce, para contornar as complexidades atrás referidas. Incluindo tudo, desde vender em múltiplos países a ter centenas de diferentes tipos de transações.

 

Parte do que foi anteriormente abordado neste blogue pode parecer complicado. Mas você não tem de compreender na íntegra todas as regras e regulações.

Se tiver um contabilista, tudo o que necessita é de um bom conhecimento do básico:

  • Compreender como as regras e regulações se aplicam às suas vendas e mercados visados;
  • Perceber se o está a fazer corretamente, sobretudo cada vez que entrega uma declaração fiscal.

 

É vital contratar um contabilista com experiência em negócios de e-commerce.

Embora a maioria dos contabilistas compreenda as questões atrás referidas, pode haver uma grande diferença entre um contabilista habituado a compreender um relatório de receitas do Amazon e um contabilista que nunca viu um tal relatório antes (ou que nem sequer sabe que isso existe).

Usar um contabilista com falta de experiência em e-commerce pode acabar por consumir ainda mais tempo.

Resumindo, a venda em e-commerce pode ser uma forma incrível de exercer a atividade empresarial. Mas trocar impressões com um contabilista desde o primeiro dia em que se entra online pode tornar-se um facilitador bastante valioso, que retira qualquer tipo de ansiedade e reforça a confiança e a determinação para o arranque do que será o crescimento do seu negócio.

 

Modelo de Plano de Negócios para retalhistas online e empresas de comércio eletrónico

Este modelo contém as principais secções de um plano de negócios, bem como orientações sobre o que deve incluir em cada secção.

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