Comunicação do ficheiro SAF-T: Como cumprir a obrigação sem erros

O ficheiro SAF-T (Standard Audit File for Tax Purposes) é um ficheiro em formato XML que contém a informação fiscal e contabilística das empresas, permitindo à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) verificar a conformidade das obrigações declarativas. 

• A comunicação do ficheiro SAF-T de faturação é uma obrigação fiscal mensal para a maioria das empresas e empresários que utilizam software de faturação certificado.
• Este artigo explica, passo a passo, como gerar e submeter corretamente este ficheiro no Portal e-fatura, evitando erros e eventuais penalizações.

A obrigatoriedade de comunicação deste ficheiro aplica-se à maioria dos sujeitos passivos de IVA, sendo essencial compreender como cumpri-la corretamente.

A versão mais recente do ficheiro SAF-T (PT) – 1.04_01 – encontra-se em vigor desde 1 de julho de 2017 e, até à data, continua a ser a versão exigida para a comunicação mensal da faturação. Embora esteja a ser preparada uma nova versão com mais informação contabilística, a sua implementação ainda não foi oficializada.

PARTILHE! O prazo de entrega do ficheiro SAF-T é o dia 5 de cada mês. Evite coimas e erros: aprenda como comunicar o ficheiro corretamente no Portal da AT.

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O que é o ficheiro SAF-T de faturação?

O ficheiro SAF-T é um ficheiro normalizado (em formato XML) com o objetivo de permitir uma exportação fácil, e em qualquer altura, de um conjunto predefinido de registos contabilísticos, de faturação, de documentos de transporte e recibos emitidos. Num formato legível e comum, independentemente do programa utilizado, sem afetar a estrutura interna da base de dados do programa ou a sua funcionalidade. 

Este ficheiro reúne a informação dos documentos fiscalmente relevantes emitidos mensalmente pelas empresas, incluindo:

• Faturas e faturas simplificadas.
• Notas de crédito e débito.
• Recibos.
• Guias de transporte e guias de conferência.
• Outros documentos com relevância fiscal.

Tipicamente, este ficheiro é exportado diretamente do seu software de faturação certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Por isso, é fundamental garantir que o seu programa está atualizado e gera o ficheiro de acordo com a versão exigida (1.04_01), pois ficheiros inválidos ou mal formados podem ser rejeitados.

Para facilitar a emissão de faturas e a comunicação do ficheiro SAF-T, experimente o Sage 50cloud Faturação, um software certificado pela AT, simples de usar e adaptado às necessidades dos pequenos negócios.

Quem está obrigado a comunicar?

Estão obrigados a comunicar mensalmente o ficheiro SAF-T (PT) de faturação:

• Empresas e empresários em nome individual com contabilidade organizada
• Sujeitos passivos do regime normal de IVA
• Sujeitos passivos que utilizem software de faturação certificado pela AT

Tome nota que mesmo contribuintes abrangidos pelo regime simplificado podem ter esta obrigação, desde que utilizem programas certificados ou emitam documentos por via eletrónica.

Qual o prazo de entrega?

Desde janeiro de 2020, o prazo legal para a comunicação do ficheiro SAF-T é até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão das faturas.

Contudo, a AT tem vindo a aplicar tolerâncias administrativas, permitindo em regra a entrega até ao dia 8. Estas tolerâncias são publicadas mensalmente no Portal das Finanças.

Note bem: o prazo legal é o dia 5 do mês seguinte ao da emissão das faturas. A submissão após essa data pode implicar coimas, mesmo que o ficheiro seja aceite tecnicamente pelo sistema.

Como comunicar o ficheiro SAF-T passo a passo

1. Aceda ao Portal e-fatura.Vá a https://faturas.portaldasfinancas.gov.pt e selecione “Comunicação de Faturas”.
2. Autentique-se com os seus dados de acesso. Utilize o seu NIF e senha de acesso ao Portal das Finanças (enquanto empresa ou empresário).
3. Selecione o período de faturação a comunicar. Indique o ano e o mês a que se refere o ficheiro SAF-T.
4. Anexe o ficheiro SAF-T gerado pelo software. O ficheiro deve estar em formato .xml e seguir a estrutura da versão 1.04_01.
5. Submeta e guarde o comprovativo. Após o envio, o portal gera um comprovativo de submissão, que deve ser arquivado juntamente com o ficheiro.

O que acontece se não comunicar dentro do prazo?

A não comunicação do ficheiro SAF-T dentro do prazo legal pode dar origem a:

• Coimas entre 200 € e 3.750 €, consoante a gravidade e a reincidência
• Notificações fiscais e eventuais inspeções por parte da AT
• Inconsistências nas obrigações periódicas, como a declaração de IVA
• A consideração de documentos como não emitidos ou não comunicados, com possíveis consequências fiscais

O que deve garantir no seu software de faturação?

Para assegurar o cumprimento da obrigação de comunicação do SAF-T, o seu software de faturação deve:

• Estar certificado pela AT
• Estar atualizado para gerar ficheiros SAF-T na versão 1.04_01
• Preencher corretamente todos os campos exigidos pela AT
• Permitir a validação e exportação do ficheiro de forma simples e fiável

É, portanto, recomendável optar por soluções que assegurem a conformidade legal e a facilidade de utilização, reduzindo o risco de erros e penalizações.

Próximas alterações legislativas no horizonte

A AT tem vindo a desenvolver uma nova versão do ficheiro SAF-T (PT), mais completa e com maior detalhe contabilístico. 

Esta versão deverá incluir campos adicionais de contabilidade geral e elementos relacionados com o ficheiro SAF-T da contabilidade, cuja entrega poderá vir a ser obrigatória (presumivelmente, até 2027).

Contudo, não existe ainda uma data oficial para a entrada em vigor dessas alterações. Até lá, mantém-se em vigor a obrigatoriedade da comunicação mensal do ficheiro SAF-T de faturação, na versão atual (1.04_01).

Em resumo

• O ficheiro SAF-T de faturação é obrigatório para a maioria dos sujeitos passivos de IVA que utilizam software certificado
• A submissão deve ser feita no Portal e-fatura até ao dia 5 do mês seguinte (com tolerância prática até ao dia 8, por norma)
• A versão em vigor é a 1.04_01
• O incumprimento pode resultar em coimas e outros problemas fiscais
• O software deve estar atualizado, certificado e apto a gerar corretamente o ficheiro.

A comunicação do ficheiro SAF-T de faturação continua a ser uma obrigação mensal fundamental no contexto fiscal português. O seu correto cumprimento contribui para uma gestão transparente e regularizada perante a AT. 

Ao garantir que utiliza um software certificado e segue os procedimentos definidos, estará a proteger a sua empresa de penalizações e a manter o controlo das suas obrigações fiscais.