Fatura sem papel: Vantagens, segurança e conformidade legal

A digitalização está a revolucionar a forma como as empresas gerem os seus processos financeiros. A fatura sem papel surge como uma solução eficiente, segura e sustentável, alinhada com as exigências legais e a transformação digital do mercado. 

• A transição para a fatura sem papel reduz custos, aumenta a eficiência e contribui para a sustentabilidade ambiental. 
• Empresas que operam com entidades públicas já devem cumprir a obrigatoriedade da faturação eletrónica, conforme a legislação em vigor.

A adoção da fatura sem papel está a crescer rapidamente em Portugal, impulsionada pela necessidade de modernização empresarial e pelas exigências legais. A digitalização deste processo traz vantagens significativas, como a redução de custos operacionais, maior segurança e conformidade com as normas fiscais.

Além disso, a sustentabilidade é um fator-chave para empresas que procuram alinhar-se com boas práticas ambientais. Eliminar o papel na faturação não só reduz o desperdício, mas também melhora a eficiência na gestão documental, garantindo um fluxo de trabalho mais ágil e organizado.

PARTILHE! As faturas em papel são uma realidade cada vez mais ultrapassada. Descubra neste artigo quais são as principais limitações da fatura em papel e por que razão deverá considerar a mudança para a faturação eletrónica.

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Vantagens da fatura sem papel

A substituição das faturas em papel por documentos eletrónicos traz diversos benefícios para as empresas, consumidores e administração pública. Entre as principais vantagens encontramos:

• Redução de custos: a impressão, armazenamento e envio de faturas em papel representam custos significativos para as empresas. Com a digitalização, elimina-se a necessidade de papel, tinteiros, impressoras e despesas postais. Além disso, a gestão documental torna-se mais eficiente, reduzindo os custos administrativos.
• Sustentabilidade ambiental: a fatura sem papel contribui para a redução do consumo de papel, ajudando a preservar os recursos naturais. Com menos necessidade de impressão, diminui-se também o impacto ambiental associado à produção de papel e à gestão de resíduos. Não se esqueça de que nos dias de hoje a avaliação do desempenho das empresas e instituições em matéria de sustentabilidade é um fator crucial.
• Eficiência e rapidez: a fatura eletrónica permite a automatização de processos, reduzindo o tempo gasto na emissão e receção de documentos. Os pagamentos podem ser agilizados, uma vez que as faturas chegam instantaneamente aos destinatários, evitando atrasos relacionados com o envio postal.
• Facilidade de armazenamento e consulta: com as faturas eletrónicas, as empresas e os consumidores podem armazenar e organizar os documentos de forma digital, evitando o risco de perda ou deterioração. Além disso, a pesquisa de faturas torna-se mais fácil e rápida através de sistemas informáticos.
• Maior segurança: a fatura eletrónica pode ser protegida por mecanismos de segurança como assinaturas digitais e certificados eletrónicos, garantindo a autenticidade e a integridade do documento. Isso reduz o risco de falsificação e fraude, tornando as transações mais seguras.

A partir do dia 1 de janeiro de 2025, todas as empresas que forneçam bens ou serviços para alguma entidade pública (sejam elas micro, pequenas ou médias empresas) terão necessariamente de emitir faturas eletrónicas. 

Legislação aplicável

As obrigações relativas ao processamento de faturas e de outros documentos fiscalmente relevantes e à conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte, que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA, estão regulados pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, o qual prevê ainda a possibilidade de dispensa de impressão em papel de faturas.

Para ficar dispensado de emitir faturas em papel e poder finalmente adotar o sistema de faturação eletrónica, é necessário comunicar previamente essa opção à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) através do Portal das Finanças.

Mas não basta que seja feita a referida comunicação. Com efeito, de acordo com a Portaria n.º 144/2019, de 15 de maio, deverá ainda garantir que:

• As suas faturas são emitidas através de programa informático certificado;
• Não se encontra em situação de incumprimento relativamente à obrigação de comunicação dos elementos das faturas prevista no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto;
• Comunica, em tempo real, o conteúdo das faturas aos respetivos adquirentes ou destinatários através de meio eletrónico;
• Procede à comunicação dos elementos das faturas à AT por transmissão eletrónica de dados, mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T (PT).

Se tem contratos públicos com o Estado, as faturas sem papel são já uma obrigação

Sabia que, no que se refere aos contratos públicos com o Estado, a obrigatoriedade de adoção da fatura eletrónica existe já desde o dia 1 de janeiro de 2021, para as Grandes Empresas?

No entanto, até ao final de 2025, o estado aceita faturas em papel, que podem ser digitalizadas e enviadas através de correio eletrónico. Será só a partir de 1 de janeiro de 2026 que as faturas enviadas em PDF por via eletrónica passarão a ter que ter uma Assinatura Digital Qualificada para serem consideradas legais.

A fatura sem papel representa um avanço significativo na modernização empresarial e da Administração Pública, oferecendo benefícios em termos de custo, eficiência e sustentabilidade. 

No entanto, é essencial garantir a segurança dos documentos e cumprir as exigências legais para evitar penalizações. Com a crescente digitalização da economia, a fatura eletrónica tornar-se-á cada vez mais uma norma, promovendo uma gestão mais eficiente e transparente dos processos financeiros.