Processamento de salário: O que precisa saber sobre o enquadramento fiscal e contributivo?

Descubra tudo o que precisa saber sobre o enquadramento fiscal e contributivo no processamento de salários, garantindo o cumprimento das obrigações legais e otimizando a gestão de recursos humanos na sua empresa.

• O processamento salarial envolve mais do que o simples pagamento de salários, exigindo o correto enquadramento fiscal (IRS) e contributivo (TSU) para assegurar a conformidade legal.
• Entender os direitos adquiridos, as obrigações fiscais e contributivas, bem como os prazos legais, é essencial para uma gestão eficiente de recursos humanos.

O processamento salarial é um ato administrativo que envolve o cálculo e pagamento dos salários aos trabalhadores. Embora não seja uma atividade exclusiva de profissões regulamentadas, ao contrário da celebração de contratos de trabalho, que é reservada a advogados e solicitadores.

Ao processar os salários, devem ser considerados todos os direitos adquiridos, como o salário base, diuturnidades, subsídios, abonos, entre outros. Estes pagamentos devem respeitar o contrato, os acordos empresariais ou os costumes da entidade empregadora.

CONTEÚDO DO POST

COMPARTILHA Sabe o que considerar no processamento de salário? Desde o enquadramento fiscal (IRS) até às contribuições sociais (TSU), descubra tudo o que precisa para manter a sua empresa em conformidade!

Retenção na fonte em IRS no processamento de salários

A retenção na fonte, é o mecanismo usado pelo Estado para receber o imposto no período em que o rendimento é gerado, mas não de forma definitiva. 

Se as taxas de retenção forem superiores às efetivas, o contribuinte poderá receber um maior reembolso. Pelo contrário, se as taxas forem inferiores, haverá mais rendimento disponível mensalmente. Mas o reembolso será menor ou até poderá haver necessidade de um pagamento adicional.

Como funciona a retenção na fonte para trabalhadores?

Para o devido enquadramento fiscal, a entidade empregadora deve solicitar ao colaborador, antes do primeiro pagamento, os dados relativos à sua situação pessoal e familiar. O trabalhador é responsável por fornecer estas informações e qualquer atualização relevante.

A retenção na fonte é calculada com base nas tabelas fiscais em vigor e os montantes retidos devem ser entregues ao Estado no mês seguinte ao pagamento das retribuições, através da Declaração Mensal de Rendimentos (DMR).

Correção de erros na retenção na fonte durante o processamento de salários

Quando houver incorreções nos montantes retidos, por erros da entidade responsável pela retenção, deve-se proceder à retificação. A correção pode ser feita na primeira retenção após a deteção do erro. Se o montante em excesso ou em falta não puder ser corrigido de uma só vez, a retificação pode ser feita nas retenções seguintes. No entanto, não se deve ultrapassar o último período de retenção anual.

Isto é, uma vez que a retenção deve estar relacionada com o ano do rendimento. Por exemplo, for detetado um erro na retenção de um qualquer mês do ano de 2025, deverá ser corrigido, até ao mês de dezembro de 2025, cuja declaração é entregue em janeiro de 2026. 

Se o erro for detetado apenas em 2026, deverá ser corrigida a quantia por entrega de declaração de alterações relativa aos meses respetivos ou, pela totalidade, relativa ao mês de dezembro de 2025.

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Incidência pelo código contributivo no processamento de salários

As contribuições e quotizações para os regimes de proteção social consistem numa forma de proteção para eventualidades como a doença, situações de parentalidade, de desemprego, de velhice, de morte ou invalidez, mas também de solidariedade.

Componentes das contribuições e quotizações

As taxas são compostas por duas componentes: 

• Contribuições, da responsabilidade do empregador, definido como a pessoa singular ou coletiva que beneficie da atividade dos trabalhadores e são abrangidos pelo regime geral dos trabalhadores por conta de outrem, independentemente da sua natureza e das finalidades que prossigam.
• Quotizações, da responsabilidade do trabalhador, que consistem em prestações pecuniárias destinadas à efetivação do direito à segurança social.

O facto de estarem subjacentes benefícios específicos é o que distingue as taxas dos impostos, sendo estes também prestações pecuniárias, mas coativas, e sem uma contraprestação direta e imediata.

São abrangidos pelo regime geral, com caráter de obrigatoriedade, os trabalhadores que exercem atividade profissional remunerada ao abrigo de contrato de trabalho. Assim, como as pessoas singulares que em função das características específicas da atividade exercida sejam consideradas em situação equiparada à dos trabalhadores por conta de outrem para efeitos da relação jurídica de segurança social.

Taxa contributiva global e distribuição

A taxa contributiva global do regime geral é de 34,75 %, sendo 23,75 % da responsabilidade do empregador e 11 % do trabalhador. Esta taxa cobre diversas eventualidades e políticas ativas de emprego, conforme previsto no Código Contributivo.

A obrigação contributiva vence-se no último dia de cada mês, independentemente de o salário ter sido efetivamente pago. O pagamento das contribuições deve ser realizado entre os dias 10 e 20 do mês seguinte, sempre acompanhado da declaração de remunerações correspondente.

Base de incidência contributiva no processamento de salários

A base de incidência contributiva é o montante das remunerações, reais ou convencionais. Sobre esse valor, aplicam-se as taxas contributivas, conforme previsto no Código. Serve para determinar o valor das contribuições e das quotizações.

As remunerações incluem prestações pecuniárias ou em espécie, devidas pelas entidades empregadoras aos trabalhadores. Estas prestações decorrem do contrato de trabalho, das normas aplicáveis ou dos usos da empresa. Servem como contrapartida pelo trabalho realizado e integram a base de incidência contributiva, conforme previsto no Código.

Remunerações incluídas na base de incidência

Além da remuneração base, em dinheiro ou em espécie, consideram-se também os subsídios, diuturnidades, comissões e bónus. Incluem-se ainda prestações de natureza análoga e prémios de rendimento, produtividade, assiduidade, cobrança, condução e economia. 

Estes pagamentos devem ter caráter de regularidade e ser atribuídos ao trabalhador, em dinheiro ou em espécie, direta ou indiretamente, como contrapartida do trabalho.

O conceito de regularidade das prestações

Uma prestação é considerada regular se constituir um direito do trabalhador, sendo preestabelecida segundo critérios objetivos e gerais, mesmo que condicionais, e tenha frequência igual ou inferior a cinco anos.

Contudo, não integram a base de incidência contributiva, designadamente: 

• Os valores compensatórios pela não concessão de férias ou de dias de folga;
• As importâncias atribuídas a título de complemento de prestações do regime geral de segurança social;
• Os subsídios concedidos a trabalhadores para compensação de encargos familiares, nomeadamente os relativos à frequência de creches, jardins de infância, estabelecimentos de educação, lares de idosos e outros serviços ou estabelecimentos de apoio social;
• Os subsídios eventuais destinados ao pagamento de despesas com assistência médica e medicamentosa do trabalhador e seus familiares;
• Os valores correspondentes a subsídios de férias, de Natal e outros análogos relativos a bases de incidência convencionais;
• Os valores das refeições tomadas pelos trabalhadores em refeitórios das respetivas entidades empregadoras;
• As importâncias atribuídas ao trabalhador a título de indemnização, por força de declaração judicial da ilicitude do despedimento;
• A compensação por cessação do contrato de trabalho no caso de despedimento coletivo, por extinção do posto de trabalho, por inadaptação, por não concessão de aviso prévio, por caducidade e por resolução por parte do trabalhador;
• A indemnização paga ao trabalhador pela cessação, antes de findo o prazo convencional, do contrato de trabalho a prazo;
• As importâncias referentes ao desconto concedido aos trabalhadores na aquisição de ações da própria entidade empregadora ou de sociedades dos grupos empresariais da entidade empregadora.

Bases em regime de suspensão

Por não se encontrarem ainda regulamentados, não entram na base de incidência contributiva:

• Os montantes atribuídos aos trabalhadores a título de participação nos lucros da empresa, desde que ao trabalhador não esteja assegurada pelo contrato uma remuneração certa, variável ou mista adequada ao seu trabalho;
• Os valores despendidos obrigatória ou facultativamente pela entidade empregadora com aplicações financeiras, a favor dos trabalhadores, designadamente seguros do ramo «Vida», fundos de pensões e planos de poupança reforma ou quaisquer regimes complementares de segurança social, quando sejam objeto de resgate, adiantamento, remição ou qualquer outra forma de antecipação de correspondente disponibilidade ou em qualquer caso de recebimento de capital antes da data da passagem à situação de pensionista, ou fora dos condicionalismos legalmente definidos;
• As prestações relacionadas com o desempenho obtido pela empresa quando, quer no respetivo título atributivo quer pela sua atribuição regular e permanente, revistam caráter estável independentemente da variabilidade do seu montante.

Comunicação da admissão, cessação e alterações de condições dos trabalhadores

A admissão de trabalhadores deve ser comunicada à segurança social, preferencialmente através do site oficial. Esta comunicação deve ser feita: 

• 15 dias antes do início do contrato de trabalho; 
• Até 24 horas após o início da atividade, em casos excepcionais, como contratos de curta duração ou trabalho por turnos.

A cessação, suspensão ou alteração da modalidade do contrato também deve ser comunicada. Caso estas situações não sejam formalizadas, presume-se a continuidade da relação laboral e mantém-se a obrigação contributiva.

Declaração de remunerações no processamento de salários

As entidades empregadoras devem declarar mensalmente à segurança social o valor das remunerações sujeitas a contribuição, os tempos de trabalho correspondentes e a taxa contributiva aplicável. A declaração de remunerações deve ser submetida até ao dia 10 do mês seguinte ao período de referência.

A não inclusão de trabalhadores na declaração de remunerações é considerada uma contraordenação muito grave, sujeita a penalizações.

O processamento salarial é um ato administrativo que não está reservado a qualquer profissão regulamentada. Ao contrário da celebração de contratos de trabalho, considerada um ato próprio das profissões jurídicas (advogados e solicitadores), incluindo as suas vicissitudes (ex.: revisão, revogação).

Ao processar os salários, que devem ser processados e pagos até ao último dia do mês correspondente, há que fazer o respetivo enquadramento, obtendo os elementos necessários para se determinar a retenção na fonte em IRS e a base de incidência contributiva para efeitos de TSU.