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Regime simplificado ou contabilidade não organizada: qual a melhor opção?

Estratégia, Legal e Processos

Regime simplificado ou contabilidade não organizada: qual a melhor opção?

Saiba o que é o regime simplificado, as suas vantagens e como compará-lo com a contabilidade organizada para escolher o melhor.

A escolha entre o regime simplificado e a contabilidade organizada é uma das decisões mais relevantes para quem inicia atividade como trabalhador independente ou empresário em nome individual, pois influencia diretamente o valor de impostos a pagar e as obrigações fiscais a cumprir. Saiba como funciona cada regime, quais as principais diferenças e como tomar a melhor decisão para a sua atividade.

  • O regime simplificado oferece menos burocracia e é ideal para negócios com baixos encargos.
  • A contabilidade organizada permite deduzir despesas reais e garante maior controlo financeiro.

Escolher entre o regime simplificado e a contabilidade organizada é uma das primeiras decisões fiscais que os trabalhadores independentes e pequenos empresários enfrentam. Esta escolha tem implicações na forma como se calculam os impostos, nas obrigações declarativas e no acompanhamento contabilístico necessário. 

Este artigo explica as diferenças práticas entre ambos os regimes, apresenta exemplos reais e ajuda-o a decidir qual a melhor opção, tendo em conta a natureza da atividade, os encargos e o potencial de crescimento.

PARTILHE! Regime simplificado ou contabilidade organizada? A escolha do regime fiscal certo pode poupar-lhe milhares de euros e muitas dores de cabeça. Saiba as diferenças e escolha com confiança!

ÍNDICE DO POST

Sage for Accountants oferece uma solução poderosa e flexível, com ferramentas integradas para gestão de clientes, automatização de tarefas e cumprimento legal. É a escolha certa para apoiar em qualquer regime fiscal.

O que é o regime simplificado?

O regime simplificado de tributação aplica-se automaticamente a trabalhadores independentes (categoria B de IRS) ou empresas em nome individual (ENI) com um volume de negócios anual inferior a 200.000 euros. 

Neste regime, o rendimento tributável não resulta da contabilidade, mas sim da aplicação de coeficientes fixos definidos pela Autoridade Tributária.

Por exemplo:

  • Para atividades comerciais ou industriais, o rendimento tributável corresponde a 15 % das receitas.
  • Para prestações de serviços, o coeficiente é normalmente de 75 %, ou seja, presume-se que 25 % das receitas correspondem a despesas, sem necessidade de comprovativos.
  • A partir de determinado limiar, pode ainda ser obrigatória a contabilidade organizada, mesmo para quem opte inicialmente pelo regime simplificado.
VantagensDesvantagens
Menos burocracia.Não exige contabilidade organizada nem Contabilista Certificado (CC).Ideal para atividades com poucos custos e estrutura simples.Despesas reais não são consideradas.Pode pagar mais impostos se os encargos forem elevados.Menor transparência e controlo financeiro.

O que é a contabilidade organizada?

A contabilidade organizada é obrigatória para empresas (sociedades por quotas ou anónimas) e pode ser adotada voluntariamente por empresários em nome individual. Neste regime, o lucro tributável corresponde à diferença entre os rendimentos e os custos efetivos, apurados com base na contabilidade devidamente registada.

Este regime exige:

  • Acompanhamento por um contabilista certificado.
  • Apresentação regular de documentos contabilísticos e fiscais.
  • Entrega de declarações como a IES, o Modelo 22 (IRC) ou a declaração anual do IRS (anexo C).
VantagensDesvantagens
Possibilidade de deduzir todas as despesas reais da atividade.Maior rigor na gestão financeira.Reforça a credibilidade junto de bancos, investidores e parceiros.Exige mais acompanhamento técnico.Custos adicionais com contabilidade e obrigações acessórias.Processo mais complexo para quem tem pouca experiência.

Exemplos práticos de aplicação

Exemplo 1: Prestador de serviços

  • Receitas anuais: 40.000 €
  • Despesas reais: 10.000 €
  • Regime simplificado: tributação sobre 75 % das receitas = 30.000 €
  • Contabilidade organizada: tributação sobre lucro real = 30.000 € (se coincidir)

Neste caso, ambos os regimes produzem resultados semelhantes, mas com menos burocracia no regime simplificado.

Exemplo 2: Loja de retalho

  • Receitas anuais: 100.000 €
  • Despesas reais: 80.000 €
  • Regime simplificado: tributação sobre 15% das receitas = 15.000 €
  • Contabilidade organizada: tributação sobre lucro real = 20.000 €

Neste cenário, o regime simplificado permite uma base tributável mais baixa, mas depende do tipo de despesa e da sua relevância fiscal.

Dúvidas frequentes

Quem pode optar pelo regime simplificado?

  • Trabalhadores independentes e empresários em nome individual com rendimentos inferiores a 200.000 € anuais, desde que não estejam obrigados por outras regras a manter contabilidade organizada.

Posso mudar de regime?

  • Sim. Pode mudar de regime comunicando essa intenção até ao final de março do ano em que pretende a alteração. A mudança é válida por um mínimo de três anos.

Quais as implicações em sede de IRS ou IRC?

  • No regime simplificado, o rendimento tributável é determinado automaticamente. Na contabilidade organizada, é necessário apresentar a contabilidade e o lucro líquido como base de incidência fiscal.

O regime simplificado dispensa todas as obrigações fiscais?

  • Não. Continuam a existir obrigações como a entrega do anexo B do IRS, a emissão de faturas e, em alguns casos, comunicação do ficheiro SAF-T ou declaração de IVA, conforme o enquadramento.

Qual o melhor regime a adoptar?

A resposta depende da natureza da sua atividade, do volume de despesas e da fase do negócio.

  • Se está a começar, com poucos custos e sem necessidade de investimentos significativos, o regime simplificado pode ser a melhor opção.
  • Se tem muitas despesas, pretende expandir ou captar financiamento, a contabilidade organizada é mais vantajosa.

Escolher entre o regime simplificado e a contabilidade organizada é mais do que uma formalidade fiscal — é uma decisão estratégica com impacto direto na viabilidade e crescimento do seu negócio. Enquanto o regime simplificado pode ser vantajoso pela simplicidade e menor carga administrativa, a contabilidade organizada oferece maior controlo, otimização fiscal e preparação para desafios futuros. 

Avalie cuidadosamente o volume de despesas, a complexidade da sua atividade e os seus objetivos a médio prazo. E, se tiver dúvidas, o apoio de um contabilista certificado pode fazer toda a diferença para tomar a decisão certa e garantir o cumprimento de todas as obrigações legais.

Nota do editor: Este artigo foi publicado anteriormente e atualizado para 2025 pela sua relevância.

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