Una factura debe poderse hacer, enviar y cobrar rápidamente. Para ello, un buen programa de facturación es clave en cualquier negocio. La facturación es la razón de ser de cualquier empresa, ya que sin facturas no hay cobros y el programa de facturación también tiene que facilitarte la vida y la gestión del cobro.
- Conoce las funcionalidades que debe tener un programa de facturación y cómo te afecta la nueva Ley antifraude.
- Revisa qué posibilidades te ofrece tu programa de facturación, ya que optimizando la gestión de la facturación tu empresa será más competitiva.
La gestión comercial es vital en cualquier empresa, pero la potencia de un buen equipo comercial puede verse diluida sin el soporte de un buen programa de facturación. Un software que gestione toda la información y el soporte documental de la actividad comercial.
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Los programas de facturación tienen que ayudar en la digitalización de la empresa, contribuir al control interno de la actividad comercial e integrarse de forma automática con el software contable. No pueden limitarse a la simple emisión de una factura, tienen que ofrecer mucho más para que la empresa pueda ganar en competitividad.
Los programas de facturación pueden (y deben) ayudar en la digitalización de las empresas mejorando su control y resultados.
Problemas derivados de un deficiente programa de facturación
¿Quién no ha emitido una factura con una plantilla en Word o Excel alguna vez? Es barato hacer las primeras, pero puede generar múltiples problemáticas en cuanto generes varias. Sin un buen control y un software de gestión, la potencia de una buena gestión comercial pierde fuelle por diferentes motivos:
- Mala imagen que causan los errores en la facturación. Por ejemplo, errores de identificación, número de factura, cálculos, no trasladar correctamente el presupuesto ofertado al cliente, duplicidades, etc.
- Pérdidas derivadas de errores en la facturación. Por ejemplo, dejar presupuestos sin facturar, o artículos y mano de obra que no se incluyen en los presupuestos y por ende en las facturas.
- Imposibilidad de emitir una factura por cualquier problema técnico. Esto puede suponer el tener al cliente perdiendo su valioso tiempo en una espera interminable para conseguir su factura lo que supone retrasos en el cobro.
- No tener controlados los cobros. La falta de información puede derivar en que no se reclaman saldos pendientes de clientes, o que se reclamen a clientes facturas ya pagadas por estos.
- Problemas con la base de datos de los clientes. No tener una mínima base de datos de clientes, dificulta la gestión de estos, como por ejemplo la asignación de descuentos a determinados clientes.
- Problemas legales: Como los derivados del incumplimiento de la Ley antifraude, pendiente del desarrollo reglamentario para conocer con detalle los requisitos que deben cumplir los programas y sistemas informáticos, así como, en su caso, la forma de certificación o acreditación de que se cumplen dichos requisitos.
Problemas como estos deben ser evitados ya que, además de costar dinero a la empresa, pueden dañar la reputación de esta.
12 funcionalidades que debe tener tu programa de facturación
Un programa de facturación, acorde con los tiempos actuales, debería tener las siguientes funcionalidades:
1.Convertir los presupuestos en facturas. Esto agilizará la facturación y evitará errores derivados del incumplimiento de las condiciones presupuestadas. Además, conocerás su % de conversión, un indicador básico de tu negocio.
2.Conocer fácilmente y facilitar la reclamación de cobros pendientes. Debe facilitar que en todo momento se pueda conocer el estado de los saldos pendientes de los clientes, facilitando la reclamación de los créditos vencidos. Si te avisa de manera proactiva mucho mejor.
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3. Realizar la gestión comercial de todo el ciclo de ventas. Presupuestos, albaranes y facturación.
4. Llevar un control del almacén y del stock. El control de las existencias es clave para cualquier organización que comercialice mercaderías.
5. Realizar la gestión del punto de venta (TPV). Con los programas de facturación de Sage se puede integrar el punto de venta (TPV) con una tienda online compartiendo la misma información sobre todos los productos y servicios en ambos sitios.
6. Personalización de facturas, estadísticas e informes. Las empresas deben de poder personalizar, no solo las facturas, sino también estadísticas e informes a sus necesidades.
7. Realizar remesas de cobros. Aunque en las entidades financieras se pueden generar remesas de recibos al cobro, hacerlo desde nuestro software de gestión, nos evitará pérdidas de tiempo y errores. (CyF no lo hace)
8. Enviar facturas en formato electrónico. Esto facilitará las relaciones comerciales con los clientes, al facilitarles el poder guardar e imprimir sus facturas en papel cuando lo necesiten. Además, es obligatorio enviar las facturas en formato electrónico a las Administraciones Públicas. En el caso de algunos programas de facturación de Sage estos están adaptados al nuevo procedimiento de facturación electrónica con los soportes requeridos para el envío a las AA.PP. a través de FACE, el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado.
9. Controlar en todo momento los movimientos de los proveedores. Nuestro programa de facturación también tiene que controlar, los albaranes de proveedores y facilitar la conformación de sus facturas.
10. Integración con contabilidad. El traspaso automático de la información que se genera en el programa de facturación a la contabilidad reduce los tiempos de la gestión administrativa y minimiza errores.
11. Gestionar la información del negocio desde la palma de la mano. Poder tener acceso 100% online a tu facturación con una App móvil es vital para ser ágil tanto en el envío de presupuestos/facturas como la consulta de datos.
12. Flexibilidad, adaptabilidad e inalterabilidad. Desde el 11 de octubre de 2021 la inalterabilidad del programa de facturación se ha convertido en un factor determinante para cumplir con la Ley antifraude y evitar de esta manera importantes sanciones.
Adaptación de los programas de facturación a la Ley Antifraude
Desde el 11 de octubre de 2021, son de aplicación los apartados cuatro y veintiuno del artículo decimotercero, que modifican la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT). Esta ley pretende acabar con el software de doble uso, es decir, aquellos que permiten:
- Llevar una doble facturación.
- No reflejar la anotación de transacciones realizadas.
- Registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas.
- Alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable.
El incumplimiento de esta Ley puede conllevar importantes sanciones, que pueden llegar hasta los 150.000 euros para las empresas comercializadoras de este tipo de software y a los 50.000 euros para quienes los usen.
Por lo tanto, un programa de facturación que cumpla con esta ley no puede permitir la eliminación de facturas o su modificación una vez realizada la emisión de facturas.
En definitiva, el software de facturación de Sage se adapta a cada tipología de empresa, de manera que sus programas de facturación y contabilidad son la solución ideal para autónomos, emprendedores y pequeños negocios.
Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2021 por su relevancia.
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