Con este artículo comprenderás cuáles son las posibilidades de tu programa de facturación que quizá no conozcas. Además, conocerás cómo es la adaptación de este tipo de software a las exigencias de la Ley Antifraude de 2021.
- Conoce las funcionalidades que debe tener un programa de facturación y cómo te afecta la nueva Ley Antifraude.
- Revisa qué posibilidades te ofrece tu programa de facturación, ya que optimizando la gestión de la facturación tu empresa será más competitiva.
Una factura debe poderse hacer, enviar y cobrar rápidamente. Para ello, un buen programa de facturación es clave en cualquier negocio. Además, ahora su importancia se ve redoblada en el contexto normativo propiciado por la ley antifraude.
¿Conoces todas las posibilidades de tu programa de facturación? ¡Toma nota de las más importantes y de cómo adaptarte a la ley antifraude!
Junto a ello, el programa de facturación juega un papel comercial muy decisivo. Es herramienta de soporte para el equipo comercial, motor de digitalización, elemento de control y regulación y palanca de competitividad.
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Problemas derivados de un deficiente programa de facturación
Hay que distinguir dos planos. Por un lado, ten en cuenta los requerimientos de la Ley Antifraude. No puedes emplear cualquier software como programa de facturación.
De todos modos, a un programa de facturación hay que exigirle más. No te vale solo con que cumpla los requisitos de la Ley Antifraude. Además, tiene que evitar ciertos problemas:
- Mala imagen que causan los errores en la facturación. Ejemplos de ello serían los fallos de identificación, número de factura o los cálculos; no trasladar correctamente el presupuesto ofertado al cliente; duplicidades, etc.
- Pérdidas derivadas de errores en la facturación. Por ejemplo, un mal programa de facturación puede dejar presupuestos sin facturar o artículos y mano de obra que no se incluyen en los presupuestos y, por ende, en las facturas.
- Imposibilidad de emitir una factura por cualquier problema técnico. Esto puede suponer pérdida de tiempo para el cliente y retrasos en el cobro.
- No tener controlados los cobros. La falta de información puede derivar en que no se reclamen saldos pendientes de clientes o que se reclamen a clientes facturas ya pagadas por estos.
- Problemas con la base de datos de los clientes. No tener una mínima base de datos de clientes dificulta su gestión.
La Ley Antifraude persigue que los programas de facturación no puedan permitir la eliminación o manipulación de los registros informáticos de las facturas.
12 funcionalidades que debe tener tu programa de facturación
Un programa de facturación acorde con los tiempos actuales debería tener, al menos, las siguientes funcionalidades.
1. Convertir los presupuestos en facturas
Esto agilizará la facturación y evitará errores derivados del incumplimiento de las condiciones presupuestadas. Además, conocerás su porcentaje de conversión, un indicador básico de tu negocio.
2. Conocer fácilmente y facilitar la reclamación de cobros pendientes
Debe facilitar que, en todo momento, se pueda conocer el estado de los saldos pendientes de los clientes y facilitar la reclamación de los créditos vencidos. Si te avisa de manera proactiva, mucho mejor.
3. Realizar la gestión comercial de todo el ciclo de ventas
Debe incluir presupuestos, albaranes y facturación. Eso sirve para incrementar considerablemente la trazabilidad de tus datos comerciales y mejorar los procesos de gestión.
4. Llevar un control del almacén y del stock
El control de las existencias es clave para cualquier organización que comercialice mercaderías y para todo negocio industrial. Relacionar los flujos de existencias, tesorería, facturación y consumo de recursos productivos ayuda a tener una visión más clara para la toma de decisiones.
5. Realizar la gestión del punto de venta (TPV)
Con los programas de facturación de Sage, como Sage Active, se puede integrar el Terminal de Punto de venta (TPV) con una tienda online. Eso te permite compartir la misma información sobre todos los bienes y servicios en ambos sitios.
6. Personalización de facturas, estadísticas e informes.
Las empresas deben de poder personalizar no solo las facturas, sino también estadísticas e informes a sus necesidades.
7. Realizar remesas de cobros
Aunque en las entidades financieras se pueden generar remesas de recibos al cobro, hacerlo desde el software de gestión, te evitará pérdidas de tiempo y errores.
8. Enviar facturas en formato electrónico
Esto es algo esencial por el marco normativo. La factura electrónica es obligatoria en diversos contextos:
Como consecuencia de la ley crea y crece, pasará a ser obligatoria en la mayoría de las operaciones B2B. Entre las pocas excepciones, estarán las facturas simplificadas.
En algunas operaciones con la Administración y también en subcontratas de contratos públicos.
Algunas empresas prestadoras de servicios al público de especial trascendencia han de ofrecer este formato como opción a sus clientes particulares.
9. Controlar en todo momento los movimientos de los proveedores
Tu programa de facturación también tiene que controlar los albaranes de proveedores y facilitar la conformación de sus facturas.
10. Integración con contabilidad gracias a tu programa de facturación
El traspaso automático de los datos generados en el programa de facturación a la contabilidad reduce los tiempos de la gestión administrativa y minimiza errores.
11. Gestionar la información del negocio desde la palma de la mano
Poder tener acceso 100 % online a tu facturación con una app móvil es vital para ser ágil tanto en el envío de presupuestos y facturas como en la consulta de datos.
12. Flexibilidad, adaptabilidad e inalterabilidad del programa de facturación
Desde el 11 de octubre de 2021, la inalterabilidad del programa de facturación se ha convertido en un factor determinante para cumplir con la ley antifraude y evitar de esta manera importantes sanciones.
Adaptación de los programas de facturación a la Ley Antifraude
Desde el 11 de octubre de 2021, son de aplicación los apartados cuatro y veintiuno del artículo decimotercero, que modifican la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria. Esta ley pretende acabar con el software de doble uso, es decir, aquellos que permiten:
- Llevar una doble facturación.
- No reflejar la anotación de transacciones realizadas.
- Registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas.
- Alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable.
El incumplimiento de esta ley puede conllevar importantes sanciones. Pueden llegar hasta los 150.000 euros para las empresas comercializadoras de este tipo de software y a los 50.000 euros para quienes los usen.
Ahora bien, esa filosofía hay que ir trasladándola a normas reglamentarias que la vayan concretando. La primera llegó en diciembre de 2023, el llamado coloquialmente reglamento Verifactu. Este ha puesto fecha a la obligatoriedad de tener adaptado tu programa de facturación a las nuevas exigencias.
En definitiva, es hora de tener el software de facturación adaptado a los nuevos requerimientos legales. Además, es un buen momento para optar por uno con todas las funcionalidades que exige la gestión moderna.
Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.
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