3 claves para la gestión del inventario en restaurantes y cafeterías

La gestión del inventario en restaurantes y cafeterías va más allá del ahorro en costes: lo que se busca es la rentabilidad del negocio. Te contamos cómo conseguirla con la tecnología como punto de apoyo.

• La mayoría de productos con los que trabaja un restaurante son perecederos. Por eso hay que tener controlado cómo y cuándo se hacen los pedidos, la forma en la que se almacenan o el diseño de las cartas.
• En este post, te damos las claves para sacar adelante un restaurante o cafetería con la máxima rentabilidad a través de la gestión de inventario.

El sector de la hostelería es de los más exigentes del panorama empresarial. En consecuencia, la gestión de restaurantes y cafeterías es una de las tareas más complicadas a las que un empresario se enfrenta. Gestión de la merma, configuración de menús, control de camareros, pedidos online, arqueos de caja, inventarios…

Nada puede dejarse al azar cuando se trata de ofrecer un servicio ágil y de calidad al cliente sin perder de vista tantísimas variables. Para conseguirlo, es necesario apoyarse en tecnología inteligente capaz de controlar todos los procesos que intervienen en la gestión de restaurantes y cafeterías. Y, como ves, no son pocos.

Por ello, en este artículo, te damos las claves para sacar adelante un restaurante o cafetería a través de una correcta gestión del inventario. No obstante, ten en cuenta que todas estas claves caerán en saco roto si no se utiliza una herramienta centralizada capaz de cubrir todos los procesos de manera integral.

El papel de la gestión de inventario en restaurantes y cafeterías

La gestión del inventario de restaurantes y cafeterías ha de centrarse en los siguientes objetivos:

• Minimizar la perdida de inventario y los costes de los alimentos.
• No perder de vista los errores “menores” dentro de la gestión, como son el exceso de existencias de artículos perecederos, que pueden costar a las empresas miles de euros al año.
• Utilizar un sistema integral de gestión de inventario que rastree cada ingrediente que entra y sale de la cocina para oxigenar el flujo de suministro y reducir errores.

Tres claves para reducir el gasto con la gestión de inventario

Administrar de forma inteligente el inventario de un restaurante es, sin duda, un ahorro de dinero. Pero no solo eso, también puede convertir a tu empresa en un ejemplo de negocio sostenible. Tengamos en cuenta que el 14% del total de alimentos desperdiciados en la Unión Europea son generados por los restaurantes. En España, esta cantidad equivale a más de 3.000 euros de comida tirada a la basura al año.

Saber con exactitud qué tenemos y qué nos falta en almacén y neveras nos evitará comprar de más.

¿Cuáles son las claves de la gestión de inventario en restaurantes y cafeterías?

1. La gestión de la merma

En el negocio de la restauración, la merma se conoce como la pérdida generada por los productos empleados como resultado de la recepción y preparación de alimentos.

La única manera de reducir o eliminar esta merma es identificarla. Solo así será posible tomar acciones conjuntas para utilizar los productos eficientemente. En definitiva, si te preocupa el sobrecoste de tus menús lo primero que debes hacer es dar con el origen de tus mermas, que pueden darse en los siguientes supuestos:

• Compra excesiva: Es muy común negociar precios con proveedores en base a un criterio de compra por volumen. Es decir, comprar mucho a un coste menor. Esta estrategia en el sector de la hostelería no es la más recomendable, salvo que tu establecimiento disponga de una solución tecnológica que muestre cuáles son los niveles de consumo de las materias primas. Al fin y al cabo, hablamos de productos perecederos.
• Abastecimiento y mantenimiento del producto: No olvidemos que los alimentos requieren unas condiciones de mantenimiento donde el espacio y la temperatura son cruciales. Este tipo de productos tiene unos niveles de atención y vigilancia mucho más exigentes que los de otras industrias.
• Elaboración de platos: Son pocos los restaurantes que cuentan con un plan de promoción de platos que dé salida a ciertos ingredientes o con un diseño de cantidad adecuado por comensal. En este punto, se pone en riesgo la viabilidad de las materias primas

2. Conciencia a tus empleados

Involucrar al equipo en el proceso de reducción de costes es fundamental para ahorrar dinero. ¿Saben tus camareros lo que gastas al mes en cristalería? ¿Conoce tu equipo de cocina la cantidad de dinero que se tira al mes en productos comprados y no utilizados?

Has de implicar y motivar a tu equipo a la hora de manipular y gestionar las materias primas y productos que adquieres. Y, si de paso, les agradeces su esfuerzo con medidas incentivadoras, tendrás otro cabo bien atado en tu negocio.

3. El inventario, a diario

Botellas de alcohol, piezas de carne, refrescos… Realizar el inventario diariamente te dará muchísima información sobre tu negocio. Y no solo sobre el nivel de rotación de los productos. También te revela los excesos en el consumo de tus empleados, otros costes ocultos relacionados con las compras de equipamiento o el gasto de mercancía incluido en el coste del transporte.

En este punto, es imprescindible controlar también el uso de tu inventario. Será necesario que, con los datos que te proporcione tu software de gestión, te hagas las siguientes preguntas:

• ¿Cuántas veces al final del día tiras comida porque no se vendió?
• ¿Puedes estar sobreestimando tu demanda, dado que tiras 1 kilo del mismo aperitivo diariamente?
• ¿Pagas los portes sin comprobar si el coste de la mercancía incluido en el transporte es superior o inferior al de tus proveedores habituales?

¿Cómo ayuda un ERP 360 a gestionar el inventario en restaurantes y cafeterías de forma eficiente?

La tecnología ya nos proporciona pantallas táctiles de uso intuitivo para el equipo, terminales de comandas para camareros que entran directamente en cocina, fichajes horarios, registro del TPV…

Pero es gracias al desarrollo de aplicaciones de software integrales para restaurantes como todos los procesos de la gestión pueden ser realizados desde una única solución: el ERP 360. ¿Cómo ayuda a la rentabilidad del negocio esta herramienta?

Un ERP 360 te permite:

• Acceder al programa desde una pantalla táctil de punto de venta.
• Registrar cada pedido y enviar órdenes a cocina.
• Controlar las mesas y su ocupación, así como las reservas online y offline.
• Gestionar ventas, equipos, compras y recepción de productos.
• Comprobar datos de negocio sin necesidad de estar en el local, a través de un dispositivo con conexión a internet.
• Consultar lo más vendido.
• Gestionar el inventario y los costes asociados.
• Realizar cierres de caja y tesorería.

Como ves, gestionar el inventario correctamente es el punto clave para sacar adelante un negocio de hostelería. Pero hacerlo utilizando un ERP 360, además de facilitar a tu equipo un servicio rápido y de calidad, te permite gestionar cada área del negocio con rentabilidad y eficacia.