¿Cómo hacer el pool bancario de tu empresa?

Las entidades financieras suelen pedir el pool bancario cada vez que una empresa solicita un crédito o un préstamo para financiar su ciclo de explotación o sus inversiones.

• Te explicamos qué es el pool bancario, cómo puedes hacerlo y en qué se diferencia de la CIRBE.
• Conoce qué otra documentación te puede solicitar tu banco para concederte financiación.

Las entidades financieras suelen solicitar el pool bancario antes de conceder financiación. Este informe permite a sus analistas poder ver los riesgos que tiene la empresa solicitante con otros bancos.

Para verificar la coherencia e integridad del pool bancario, las entidades financieras lo contrastan con la información que facilita la Central de Información de Riesgos del Banco de España (CIRBE).

Los responsables de la contabilidad y las finanzas tienen que prestar especial atención a la realización del pool bancario y nunca caer en la tentación de distorsionar los datos para maquillar la situación de la empresa. Si las entidades financieras detectan irregularidades en el pool bancario, será muy difícil obtener financiación de ellas.

¿Qué es la CIRBE?

La Central de Información de Riesgos del Banco de España (CIRBE) es una base de datos pública, pero de carácter confidencial, en la que se recogen los riesgos que las entidades de crédito tienen con sus clientes.

En esta base de datos constan, prácticamente, todos los préstamos, créditos, avales y riesgos que las entidades financieras tienen con sus clientes.

Cualquier persona, física o jurídica, susceptible de figurar como titular de un riesgo declarable a la CIRBE, tales como préstamos, créditos, avales y riesgos en general, tiene derecho a obtener este informe en la web del Banco de España.

¿Qué es pool bancario?

El pool bancario es un informe detallado que deben presentar las empresas a los bancos cuando necesitan financiación bancaria. En este informe se detallan los riesgos vivos que tiene la empresa con todas las entidades financieras, es decir por los préstamos en vigor, pólizas de crédito, leasings, avales, etc.

¿Qué información debe incluir el pool bancario?

En el pool bancario se deben reflejar detalladamente todas las fuentes financieras con las que cuenta la empresa. Más en concreto, se debe reflejar lo siguiente:

• La fecha en la que se realiza el pool bancario.
• La fecha de contratación de los pasivos financieros.
• El nombre de la entidad financiera o banco que ha facilitado la financiación.
• El tipo de financiación: préstamo, póliza de crédito, leasing, etc.
• El importe inicial.
• El riesgo vivo en el momento de realizar el pool bancario.
• El saldo disponible en pólizas de crédito.
• La fecha de vencimiento de la financiación.
• La existencia de avales.

¿Cómo preparar el pool bancario?

El pool bancario se suele preparar en una hoja de cálculo. Para facilitar su preparación, te facilitamos algunos consejos:

• Mantén la contabilidad al día. Si tienes tu contabilidad al día, las cuentas contables de los pasivos bancarios reflejarán los riesgos vivos con cada entidad financiera y te será más fácil actualizar tu pool bancario.
• Mantén una plantilla del pool bancario actualizada. En ella debes reflejar los importes iníciales concedidos de tus pasivos financieros y las fechas de vencimiento de cada uno de ellos. De esta forma solo tendrás que actualizar el saldo vivo de tus pasivos financieros.
• Desarrolla las cuentas contables de tus pasivos bancarios para facilitar la identificación de cada fuente de financiación. Así te será más fácil la elaboración del pool bancario y contabilizar tus préstamos y créditos.
• Exporta a un balance de sumas y saldos de tus pasivos bancarios a corto y a largo plazo a Excel. Así podrás plasmar rápidamente en el pool bancario los riesgos vivos, si llevas tu contabilidad al día.
• Contrasta tus datos contables con los que figuran en la banca electrónica de los bancos con los que trabajas. Así podrás depurar cualquier error que pudieras tener en tu contabilidad.
• Contrasta tu pool bancario con la CIRBE. Ten en cuenta que pueden existir pequeñas diferencias, las cuales te comentamos a continuación. 

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¿Tiene que coincidir el pool bancario con la CIRBE?

El pool bancario no tiene que coincidir con la CIRBE, pero las diferencias deben de ser mínimas.

Para poder comparar la CIRBE y el pool bancario se debe tener en cuenta lo siguiente:

• La contabilidad debe ser integra y estar libre de cualquier error que distorsione su imagen fiel, sobre todo en lo relativo a la contabilización de los pasivos con entidades de crédito.
• Todas las operaciones deben de estar registradas hasta el mes en que se compare con la CIRBE.
• Aunque todas las operaciones estén perfectamente registradas, puede haber diferentes criterios de contabilización en lo referente al largo y al corto plazo que nos dificulten el cuadre.
• La CIRBE no incluye las operaciones cuyo riesgo agregado no supere los 1.000 euros en una entidad, por lo que en este punto es donde podemos encontrar más diferencias. En la CIRBE pueden no estar declarados riesgos que tenemos contraídos por debajo de este importe y que tenemos contabilizados.

En cualquier caso, si la foto no es idéntica, deberá parecerse lo más posible, ya que los analistas de riesgos de las entidades financieras rápidamente identificaran lo que puede ser un error y lo que pudiera ser una manipulación o distorsión del pool bancario.

¿De qué depende que las entidades financieras pidan una u otra información para conceder financiación?

La información que puede solicitar una entidad financiera para conceder un préstamo o un crédito puede ser diferente, dependiendo de los siguientes puntos:

• El solicitante es cliente de la entidad financiera. En este caso, la entidad financiera puede que ya disponga de alguna información y pida menos documentación.
• Forma jurídica del solicitante. Por ejemplo, si el solicitante es una sociedad se solicitará el impuesto sobre sociedades y en el caso de autónomos la declaración del IRPF.
• Tipo de préstamo. Si se solicita un préstamo para la compra de activos o para un leasing, se puede solicitar una factura proforma de los activos a adquirir.
• Situación patrimonial del solicitante. En función del patrimonio y de las garantías del solicitante se puede pedir más o menos información, o incluso avalistas.

¿Qué información suelen solicitar las entidades financieras para conceder préstamos o líneas de crédito?

La documentación más habitual que se suele solicitar es la siguiente:

• Último impuesto sobre sociedades presentado.
• Última declaración del IRPF en el caso de autónomos y avalistas.
• Modelo 347 de la declaración de operaciones con terceras personas.
• Avance del balance de situación y de la cuenta de pérdidas y ganancias, a la fecha más avanzada.
• Liquidaciones de IVA del año en curso (modelos 303).
• Modelo 390.
• Autoliquidaciones del modelo 111 de retenciones e ingresos a cuenta del año en curso.
• Justificantes de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social.
• Pool bancario actualizado con detalle.
• Últimos recibos de las cuotas de los préstamos pagados por la sociedad.
• Contratos relevantes que tenga firmados la empresa: alquileres de propiedades, contratos de suministro con clientes importantes, etc.
• Solicitud para consultar la CIRBE. Con la CIRBE podrán saber los riesgos directos de la empresa (préstamos, créditos, leasing, etc.) e indirectos (avales a terceros) y comprobar además la fiabilidad del balance de situación.

Debes estar preparado para hacer ágilmente y sin errores el pool bancario, ya que cada vez que necesites financiación tu entidad financiera te lo pedirá. Ten en cuenta que, de su calidad y coherencia, puede depender que tengas o no un préstamo bancario.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.