8 consejos de RRHH para dirigir equipos remotos de forma eficaz

El teletrabajo o trabajo en remoto llegó para quedarse, ya sea a tiempo completo o como parte de un enfoque híbrido. En este artículo encontrarás los mejores consejos sobre cómo organizar y dirigir tu equipo remoto de manera eficaz.

• Incorporar virtualmente a los empleados de modo adecuado o dar prioridad a su bienestar serán algunas de las claves.
• Además, no olvides que premiar y reconocer a tu personal por su rendimiento hará que aumente el compromiso con la empresa.

El teletrabajo lleva años en auge. La mayoría de las empresas con visión de futuro empezó a ofrecer este tipo de flexibilidad a sus trabajadores, al menos en cierta medida, mucho antes de que oyéramos hablar del coronavirus o pensáramos en la nueva normalidad.

Contenido del post

1. Realiza una buena incorporación virtual
2. Mantente conectado
3. Olvídate de los procesos manuales
4. Equilibra la flexibilidad con la visibilidad
5. Da prioridad al bienestar de los empleados
6. Pásate al autoservicio
7. Premia y reconoce a tu personal
8. Paga siempre a tiempo

Según Gartner, el 90 % de los directivos de recursos humanos creen que los empleados podrán seguir trabajando a distancia cuando termine la pandemia. Aunque la mayoría de las compañías actualmente llevan ya más de un año trabajando desde casa, muy probablemente pensaban que era una situación temporal y no una realidad a largo plazo. Llegados a este punto, creemos que es importante revisar nuestros procesos y asegurarnos de que nuestros equipos siguen siendo productivos y, aunque estén dispersos, se sienten apoyados y motivados.

Gestionar equipos a distancia tiene sus retos. Como jefe, necesitas una mayor visibilidad sobre lo que está sucediendo y mantenerse organizado se convierte en una de tus principales prioridades. A la hora de gestionar a tus empleados, te darás cuenta de que algunos quizá se sientan aislados, sobre todo durante la pandemia, mientras que otros pueden sentirse desmotivados, distraídos o desvinculados.

¡TUITÉALO! Aquí tienes algunos consejos sobre teletrabajo y cómo dirigir tus equipos en remoto eficazmente.

1) Realiza una buena incorporación virtual

Lo que se dice sobre las primeras impresiones es cierto; y no hay una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión. A medida que vayas contratando a más personal a distancia, ¿por qué no hacer que la creación de una cuenta en tu plataforma de recursos humanos forme parte del proceso de incorporación? Recoge las firmas electrónicas, añade las nuevas contrataciones al sistema y ya tendrán toda la información que necesitan para empezar a trabajar.

Estas son algunas de las formas en las que puedes asegurarte de dar a los nuevos la mejor bienvenida posible a la distancia:

• Aprovecha al máximo las herramientas que te ayudan a realizar reuniones virtuales
  • Aunque resulta tentador apagar la cámara algunos días, pide a tu equipo que reciba a los nuevos compañeros con las cámaras encendidas. Un pequeño detalle, pero que marca la diferencia.
• Considera la posibilidad de crear un sistema de compañeros
  • Pide a un miembro del equipo que sea el guía del nuevo empleado durante las primeras semanas de trabajo. Saber que hay una persona designada para responder a las preguntas y compartir los entresijos del negocio será de gran ayuda.
• Crea un plan de incorporación claro
  • Utiliza una plataforma de gestión de proyectos o, mejor aún, la herramienta de incorporación que viene con el programa de RRHH en la nube para preparar una hoja de ruta clara para sus primeras semanas en la empresa (incluyendo enlaces a lecturas esenciales, información vital sobre la empresa y los objetivos para el siguiente trimestre). Programa charlas informales con personas clave de toda la empresa para que conozcan al nuevo empleado y viceversa.

2) Mantente conectado

Mantenerse conectado es imprescindible, se trabaje a distancia o no. Pero cuando tienes empleados repartidos por todo el mundo, la claridad, la frecuencia y el momento de los comunicados empresariales adquieren una importancia renovada.

Una comunicación eficaz ayuda a fomentar un mayor sentido de pertenencia y a fortalecer las relaciones en el trabajo. Para ello se necesita realizar comunicados con más frecuencia, para compensar la ausencia de interacciones en el mundo real.

¿Necesitas hacer un comunicado empresarial?

El software de RRHH en la nube facilita el intercambio de comunicaciones críticas de la empresa a través de mensajes bien diseñados, dirigidos y adaptados a la audiencia en cuestión. Los comunicados de prioridad alta o de emergencia, incluyendo cualquier cosa relacionada con las restricciones del coronavirus, podrían incluso enviarse directamente a los móviles del trabajo de los empleados o a su número personal (en caso de haber compartido este dato con recursos humanos).

Pero no solo tiene que tratarse de noticias y actualizaciones. Anima a tus directivos a organizar videoconferencias informales y actividades de creación de equipos; esto les ayudará a relajarse a la vez que se ponen al día, comparten risas y mantienen el contacto entre ellos. También les ayudará a combatir el aislamiento que a veces sienten los trabajadores a distancia y es especialmente importante para los recién llegados que están empezando a conocer la empresa y a sus compañeros.

¿Por qué usar un software de RRHH?

• Utiliza el sistema de recursos humanos para revisar tus análisis de comunicación con regularidad y ver si los niveles de compromiso no están donde deberían estar, en tal caso averigua por qué.
• La retroalimentación continua de parte de tus empleados te proporciona información muy valiosa: el tipo de información que necesitan, los formatos que más les gustan, lo que no les funciona y por qué.
• Responde a esos comentarios y adopta un enfoque repetitivo para mejorar los comunicados e impulsar tu compromiso. Esto les demostrará que no solo escuchas, sino que también actúas en base a sus opiniones.

3) Olvídate de los procesos manuales

Cuando se trata de la administración, pocas cosas pueden infundir tanto miedo al área de recursos humanos como todo el papeleo que se acumula, ya sea en el escritorio o en la bandeja de entrada. Solicitudes de vacaciones, gastos, horas extraordinarias, nuevas incorporaciones; una lista interminable en la que cada uno de los puntos parece que necesita ser resuelto cuanto antes. Si además añadimos el teletrabajo a la mezcla, las cosas se nos pueden escapar rápidamente de las manos.

Automatizar la parte administrativa te permitirá agilizar las tareas cotidianas que son notoriamente repetitivas (por no decir aburridas). Con el departamento de recursos humanos en la nube, la gestión de las principales operaciones es más fácil, ya que puedes crear un sistema de registro único para guardar todos los datos. Desde la contratación hasta el compromiso, la gestión de los empleados, las nóminas y mucho más. Toda la información que necesitas en un mismo lugar, lista para que los usuarios puedan acceder según sus permisos individuales.

El programa de RRHH en la nube también evita el tipo de errores que surgen cuando los datos se entran manualmente y, además, los empleados trabajan remotamente. Disponer de un sistema de registro para todos los datos de tus empleados significa que puedes gestionar fácilmente las principales operaciones del departamento de recursos humanos, como la contratación, la gestión de los empleados y las nóminas. Aprovecha el tiempo que sueles dedicar a revisar las hojas de cálculo para leer informes informativos de fácil lectura que luego te servirán para tomar decisiones adecuadas y fundamentadas en materia de personal.

4) Equilibra la flexibilidad con la visibilidad

Trabajar desde casa conlleva muchas distracciones (los niños, las mascotas, las obras de al lado, etc.), por eso la gente necesita más flexibilidad para poder adaptar y combinar su jornada laboral con los compromisos personales. Con ello, los empresarios tienen que mantener la visibilidad del trabajo que está realizando cada uno de los miembros del equipo, y de cuándo están en la oficina, sin transmitirles desconfianza. Algo más fácil de decir que de hacer.

Los gerentes de RRHH necesitan una visibilidad integral de todas las tareas, los procesos, las comunicaciones y la estructura organizativa de su plantilla de trabajadores, y esta visión debe ser eficiente y funcionar de forma remota. Con la pandemia en juego, también se debe hacer un seguimiento de las ausencias específicas por coronavirus además de las habituales; todo de forma remota y mediante un dispositivo.

Ahí es donde el software de RRHH en la nube entra de nuevo en escena para amenizar el día. Tus empleados podrán acceder a este programa desde donde quieran con cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet. Muchos de estos programas vienen con herramientas muy útiles que te ayudan a gestionar los turnos, para que los gerentes de cada departamento puedan visualizar fácilmente la disponibilidad de cada uno, los cambios de horarios y las solicitudes de permisos. Todo esto desde la palma de tu mano.

5) Da prioridad al bienestar de los empleados

Una de las grandes ventajas de automatizar toda la parte administrativa es que el tiempo que queda disponible se puede emplear para cuidar mejor de la salud y el bienestar de los empleados. Asegurarse de que el personal tiene el apoyo que necesita es muy importante, pero lo es aún más en tiempos difíciles llenos de incertidumbre.

El aislamiento ha sido uno de los efectos secundarios más denunciados del teletrabajo durante la pandemia.

Hay formas de ayudar como jefe, concretamente mediante una combinación de las siguientes:

• Controles regulares y estructurados
• Múltiples puntos de contacto para facilitar la comunicación
• Crear oportunidades de interacción social
• Animarlos con regularidad y ofrecerles apoyo emocional

Cabe recordar que sentirse desconectado del resto del equipo o de la empresa en general no es algo exclusivo de los que hacen teletrabajo.

Sin eventos sociales, comunicados regulares y oportunidades de creación de equipos, es igual de fácil que alguien se sienta solo en una oficina con 60 personas. Cuidar a tus empleados en este aspecto sigue y seguirá siendo crucial a medida que volvemos poco a poco a las oficinas.

El teletrabajo no es para todos

En un informe reciente sobre el teletrabajo se preguntó a los profesionales cuáles eran, en su opinión, las mayores ventajas de trabajar desde casa. Todos los resultados apuntaron a una mayor flexibilidad y a tener más control sobre ese codiciado equilibrio entre la vida laboral y la personal, lo cual es una buena noticia, sobre todo teniendo en cuenta los retos actuales.

Pero, aunque muchos puedan conseguir ese magnífico equilibrio, no resulta igual para todos. No dejes que se queden atrás los que les cuesta más sobrellevar su jornada laboral.  Estimúlalos y ofréceles apoyo adicional para terminar el trabajo a tiempo, también déjales claro que su salud física y mental es una prioridad. Lleva a cabo internamente una campaña de bienestar para hacer hincapié en la importancia de tomarse un tiempo de descanso y asegúrate de que los altos cargos estén atentos a cualquier persona que esté trabajando sin descanso. Incluso podrías considerar la posibilidad de asociarte con aplicaciones de bienestar como Thrive o Headspace para ofrecer apoyo adicional.

6) Pásate al autoservicio

Cualquier solución de RRHH en la nube que se precie permite que los trabajadores tomen las riendas de su vida profesional dondequiera que estén, desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Esto significa que los empleados pueden actualizar su dirección, solicitar tiempo libre, gestionar los informes directos y obtener las últimas actualizaciones de la empresa de forma rápida y sencilla. Todo sobre la marcha.

Una gran noticia para los equipos de RRHH, ya que así se pueden olvidar del tedio de los procesos basados en documentos y, a su vez, se hace de manera más rápida. De este modo, el empleado también sentirá que tiene un papel más consultivo y estratégico en la empresa.

7) Premia y reconoce a tu personal

Los beneficios y la forma en que premias a los talentos de mayor rendimiento pueden ayudar en gran medida a que ellos se sientan más comprometidos con la empresa. Si ya cuentas con un programa de recompensas sólido, ahora es momento de revisarlo y realizar los ajustes necesarios para atender a los empleados remotos con mayor eficacia.

Piensa en la demografía de tu plantilla; los diferentes estilos de vida necesitarán y apreciarán diferentes ventajas. Convierte el reconocimiento en una parte importante de la cultura de la empresa y anima a los directivos a defender la iniciativa. Desde un simple «gracias por tu trabajo» en una reunión hasta una mención en LinkedIn o en una presentación de diapositivas o, incluso, un breve correo electrónico de parte del jefe felicitando al empleado por un trabajo bien hecho. Todos ganamos cuando la gente se siente apreciada y valorada.

8) Paga siempre a tiempo

Nada preocupa más a una plantilla de empleados dispersa que preguntarse si se le pagará a tiempo. Para la mayoría, esto es obvio, pero sin las herramientas y procesos adecuados es fácil equivocarse. Las hojas de cálculo, una vez más, no te darán lo que necesitas; este es otro aspecto en el que la automatización es una gran ayuda.

Utiliza tu solución en la nube para mantener un sistema de registro para todos los datos de los empleados y sus nóminas. Esto te permitirá automatizar los cálculos y asegurarte de que envías la información correcta a las nóminas para que todos cobren siempre a tiempo. Mantente al tanto de los aumentos salariales, los ascensos y las bonificaciones, y accede directamente a las ayudas del gobierno, como el Plan de Retención de Empleo para el personal en excedencia, por ejemplo.

Una ventaja, a menudo infravalorada, del software de RRHH y nóminas de última generación es lo fácil que resulta cumplir la normativa. Tu proveedor puede ofrecerte asesoramiento y actualizaciones para ayudarte a estar al tanto de todo, desde las leyes y la legislación hasta la brecha salarial de género.

En resumen, no olvides tener en cuenta estos puntos claves para organizar y dirigir a tu equipo en remoto de la manera más eficaz. Además de ayudarte a la hora de elegir la solución en la nube más adecuada para la gestión más ágil de los recursos humanos de tu empresa.