De la A a la Z en la gestión de nóminas

Encuentra de la A a la Z los conceptos clave en la gestión de nóminas. ¡Chequea nuestro listado de términos!

• Los datos laborales son empleados en muchos tipos de documentos.
• Muchos conceptos son adaptaciones a la realidad laboral de términos contables.

Los términos de las nóminas son imprescindibles para entender cómo pueden desarrollarse las relaciones laborales y cómo se documenta el pago de salarios.

¡TUITÉALO! Te explicamos qué significan los principales términos relacionados con la gestión de nóminas.

Además, son conceptos fundamentales no solo en la gestión de las nóminas, sino en otros que manejan datos laborales. De hecho, son de uso común en documentos legales, informes internos e información que se comparte con terceros. Veamos de dónde vienen y cuáles son los más importantes que todo emprendedor debe manejar.

Términos clave en la gestión de nóminas

Muchos son términos contables en su origen que han sido adaptados a la realidad de las nóminas. En ese sentido, las nóminas hacen las veces de ‘factura’ del trabajador, aunque en este caso las emita la empresa.

Así, hay un cierto paralelismo en la documentación de operaciones que deben cumplir con una determinada normativa:

• Fiscal y mercantil o civil en el caso de las facturas.
• Laboral, fiscal y de la Seguridad Social en el de las nóminas.

La nóminas es un documento clave en la documentación de una relación laboral ampliamente regulada por la ley.

No obstante, está claro que las nóminas tienen su propia dinámica que los términos contables y de facturación no pueden capturar. No olvidemos que la contratación civil y mercantil se rige por unos principios de bastante libertad. La contabilidad debe orientar cómo reflejar un conjunto abierto de operaciones.

Por el contrario, la nómina recoge una operación que está ampliamente regulada por normas y convenios. Por lo tanto, ha de reflejar la realidad de la relación laboral de una forma mucho más específica que una factura. Hay que documentar que el trabajo se ha realizado y retribuido conforme a los estrictos términos que marca la ley.

Por ello, la referencia básica es el modelo de nómina, que en España se regula por la Orden de 27 de diciembre de 1994. Y este toma sus términos de la normativa laboral, fiscal y de la Seguridad Social que debe cumplirse.

Principales términos contables y jurídicos en la gestión de nóminas

Estos son algunos de los principales términos que hay que manejar correctamente para comprender una nómina y su procedimiento de confección.

1. Complementos salariales

Son una parte de la retribución que se fija en función del trabajo realizado, las condiciones personales del trabajador y la situación y resultados de la empresa.

2. Cotización a la Seguridad Social

Cantidades que la empresa y el trabajador deben pagar a la Seguridad Social cuya obligación nace desde el momento en que se inicia la actividad laboral.

3. Deducciones de la nómina

Todas aquellas cantidades que corresponde restar por diferentes conceptos para saber cuánto hay que pagar al trabajador.

4. Devengo

Describe los momentos en los que nacen las obligaciones (como la del pago del salario o la práctica de los descuentos y retenciones). Este término contable también se emplea para referirse a cada uno de los conceptos por los que surge una obligación de pago del empleador al trabajador.

5. Duplicado de la nómina

Documento que recibe el trabajador con el mismo contenido que el original que debe conservar la empresa.

6. Firma del duplicado la nómina

Sirve para acreditar que el trabajador ha recibido el pago, aunque no esté de acuerdo con la liquidación. Puede sustituirse la entrega y firma física por formatos electrónicos y el empleo de justificantes bancarios que acrediten el pago.

7. Gratificaciones extraordinarias

Son conocidas coloquialmente como pagas extra. El trabajador tiene derecho a dos: una por Navidad y otra cuando fije el convenio o el acuerdo entre el empresario y los representantes de los trabajadores.

8. Horas complementarias

Las horas adicionales que se realizan más allá de lo pactado en un contrato a tiempo parcial.

9. Horas extraordinarias

Las realizadas sobre la duración máxima de la jornada fijada de acuerdo con el convenio o contrato.

10. Liquidación

Conjunto de acciones que contribuyen a determinar la cuantía de cada concepto de la nómina.

11. Percepciones extrasalariales

Percepciones que no forman parte del salario. Entre otras, en esta categoría se incluyen las indemnizaciones, los suplidos, las prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social y las indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos.

12. Percepciones salariales

Son las que tienen la consideración de parte del salario propiamente dicho. Retribuyen el trabajo efectivo y los períodos de descanso computables como de trabajo. Incluyen el salario base, sus complementos, las horas extraordinarias o complementarias, las gratificaciones extraordinarias y el salario en especie.

13. Recibo de salarios

Es el nombre que recibe la nómina en su regulación legal (en el Estatuto de los Trabajadores) y reglamentaria (en la Orden de 27 de diciembre de 1994). Sirve para documentar el salario y justificar el pago al trabajador.

14. Retención

Cantidad que el empleador debe descontar al trabajador para pagársela a la Hacienda Pública en pago del IRPF del trabajador.

15. Salario base

Parte del salario fijada por unidad de tiempo o de obra. Cuando se cobra por unidad de tiempo, sobrepasadas las horas ordinarias, el trabajador tendrá derecho a cobrar, además del salario base y las demás percepciones a las que tenga derecho, las horas extraordinarias.

16. Salario en especie

Parte no monetaria del salario. Como mucho, podrá ascender al 30 % del conjunto de percepciones salariales. Se sujeta a ingreso a cuenta, de forma parecida a las retenciones de la retribución monetaria. A efectos del IRPF se valora por su valor de mercado, salvo que existan normas especiales aplicables al caso (por ejemplo, en automóviles o viviendas).

17. Suplidos

Cantidades satisfechas al trabajador para compensar los gastos pagados como consecuencia de su trabajo.

En definitiva, tener claros los términos básicos en relación a la gestión de las nóminas ayudará a determinar si hemos cumplido con nuestras obligaciones. Además, recuerda que, en la actualidad, existe una gran variedad de software de nóminas que están específicamente diseñados para la gestión laboral y de recursos humanos de cualquier empresa.

Y no olvides consultar páginas como el Diccionario Empresarial de Sage, recopila los términos empresariales más comunes.