Estrategia y Gestión

¿Cuántas visitas comerciales vale la pena hacer para cerrar una venta?

Para determinar el número de visitas comerciales que hay que realizar para cerrar una venta, hay que tener en cuenta el coste por visita.

Saber calcular el punto óptimo de visitas comerciales es necesario para maximizar la rentabilidad y no malgastar recursos y tiempo.

• El control inteligente de visitas reduce costes y cierra más ventas, pero si la aplicamos con estrategia, fórmula y tecnología. 
• El 80 % de las ventas exigen al menos 5 contactos. Un dato que sirve de punto de partida para los seguimientos de cara a cerrar una venta.

Las visitas comerciales son un pilar estratégico para cualquier pyme que quiera cerrar operaciones. Pero más no siempre significa mejor. Si repites encuentros sin obtener un retorno, estás dejando pasar otras oportunidades. 

Por eso, en este artículo aprenderás a calcular el número óptimo de visitas, a ahorrar costes y a mejorar el ROI. Y no solo eso, sino que comprobarás cómo la tecnología te puede venir genial a la hora de gestionar y rentabilizar esta actividad. 

¡COMPARTE! Se calcula que, como mínimo, son necesarios unos 5 contactos para cerrar una venta. Mide tus visitas comerciales para no desperdiciar dinero ni oportunidades.

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¿Qué hay que tener en cuenta para medir las visitas comerciales?

Lo cierto es que para determinar el número de visitas comerciales más óptimo que debes realizar a un cliente para cerrar una venta, hay que tener en cuenta varios factores. Sin ir más lejos, el coste por visita o el total de las mismas que puede realizar el departamento o comercial en un tiempo concreto, que normalmente es un mes. 

Conforme incrementes el número de visitas a un cliente, lo harán también las probabilidades de cerrar una operación con él. Pero, en la práctica, hay un momento en que las ventas pueden perder rentabilidad, ya que renuncias a visitar a otros clientes potenciales.

¿Por qué planificar las visitas mejora tus resultados?

En ese contexto, es vital planificar cuántas visitas comerciales vas a hacer y estas cuatro razones te lo confirman:

• No malgastas recursos. Cada visita comercial cuesta tiempo, desplazamientos y oportunidad.
• Mejoras los ratios de cierre. Según GetAccept, el ratio medio de cierre en software ronda el 22 %.
• Consigues más cierres. Piensa que aproximadamente el 80 % exige al menos 5 interacciones para concretarse.
• Respondes en momentos clave. Entre el 35 y el 50 % de los cierres se producen al contactar primero.

Así, los CFOs y directores financieros pueden calcular el coste y beneficio real para decidir cuándo seguir invirtiendo en una cuenta o pasar a la siguiente.

¿Cuándo debes dejar de visitar a un cliente potencial?

A su vez, hay que saber cuándo abandonar para dedicarte a otros posibles clientes más rentables. Para eso, es fundamental evaluar:

• Visitas comerciales al año.
• Costes de cada visita (transporte, tiempo de cada empleado, etc…), 
• Valor Actual Neto de Cliente (VANC). Es la diferencia entre los costes directos e indirectos de la relación con un cliente, incluyendo gastos de la venta, y los ingresos obtenidos de él mientras está en cartera.

Los cálculos mostrarán el beneficio total de clientes, que, como verás, comienza a disminuir cuando sobrepasas el número idóneo de visitas. Si haces más de una, ésta se resta de las que podrías hacer a otros clientes y si no cierras la operación, perderás dinero.

Con Sage Sales Management y Sage 200 proyectas el número de visitas rentable por cliente, mides conversiones y diseñas rutas optimizadas.

¿Cómo calcular el número óptimo de visitas comerciales?

Precisamente, eso es lo que mostramos ahora: cómo calcular el número óptimo de visitas comerciales en cada caso. Para ello, hay que aplicar la fórmula básica que ves a continuación.

Fórmula base

Beneficio total (Z)=[p(n)/n]∙VANC∙N-c∙N

En esta fórmula, cada uno de los valores representa lo siguiente:

• p(n): probabilidad de cerrar con n visitas.
• VANC: Valor actual neto del cliente.
• N: número de visitas totales posibles.
• c: coste por visita.

Ejemplo práctico

No obstante, vamos a verlo todo de forma práctica y con un ejemplo. Supón que una pyme de venta de electrodomésticos ha plasmado los datos de su equipo comercial: 

• Número de visitas comerciales al año: 3.000.
• Coste de cada visita: 40 €.
• VANC: 1.200 €.

Con estas cifras, nos quedaría una tabla como esta:

Visitas (n)	p(n) (%)	p(n)/n	Z total (€)
1	0,05	0,05	6.000
2	0,18	0,09	13.500
3	0,30	0,10	18.000
4	0,40	0,10	17.000
5	0,45	0,09	15.500

En este caso, 3 visitas comerciales es el punto óptimo. A partir de ahí, el beneficio disminuye. Para evitarlo, te damos tres consejos: 

• Multiplica tus seguimientos. No te quedes en una visita; 5 seguimientos aumentan la probabilidad de cierre.
• Optimiza rutas y agendas. Utiliza soluciones móviles para planificar rutas y registrar datos in situ.
• Analiza tiempos y resultados. Mide días entre visitas, retorno en inversión (ROI) y el ratio de cierres. Un sistema ERP lo automatiza.

¿Cómo ayuda Sage Sales Management con Sage 200?

Y ya que mencionamos un ERP, con Sage Sales Management y Sage 200 lo tienes todo. De hecho, puedes proyectar el número de visitas rentable por cliente, medir conversiones y elaborar rutas optimizadas con movilidad nativa. 

Además, entre otras muchas funcionalidades, te ofrecen:

• Integración con ERP. Disfruta de un gestor de ventas conectado a tus módulos financieros y analíticos.
• Control total del embudo de conversión o funnel. Registra cada visita, seguimiento y resultado y después visualizarlo fácilmente.
• Agenda smart y CRM móvil. Haz toda la planificación de rutas, televenta, historial, pedidos y albaranes desde campo.
• Informes y estadísticas integradas. Mide todos los ratios básicos, así como el coste por visita y el impacto económico general.

A los CFOs, conocer cuántas visitas comerciales son efectivas les permite afinar presupuestos, asignar recursos con precisión y aumentar el ROI. Además, al integrar la planificación con Sage Sales Management, tienen una visión completa y en tiempo real del proceso de ventas.

¿Cómo implementarlo paso a paso en tu área comercial?

Por último, tras ver que el exceso o la falta de visitas comerciales impacta en los márgenes, toca sistematizar el control y análisis. Para ello, es clave apoyarte en históricos, tecnología, una metodología clara y herramientas como Sage 200:

1. Recopila de tu CRM y ERP costes por visita, valor medio por cliente y ratios de conversión.
2. Calcula el punto óptimo con la fórmula.
3. Configura tu ERP y CRM para registrar cada visita, resultado y seguimiento.
4. Analiza informes mensuales con las funcionalidades de Sage 200 para visualizar qué cuentas son (o no) rentables.
5. Revisa y ajusta frecuencias, rutas y asignaciones en base a los datos del sistema.

Así, transformarás la gestión comercial en un proceso medible, replicable, rentable y alineado con los objetivos de tu empresa.

Como has podido comprobar, calcular el número óptimo de visitas comerciales es esencial a la hora de optimizar recursos y maximizar cierres. Herramientas como Sage Sales Management con Sage 200 ayudan a ello con eficacia.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.