Finanzas

Cómo automatizar el workflow de facturas sin perder el control financiero

Te explicamos cómo automatizar tu workflow de facturas para validarlo de forma segura, eficiente y con control financiero total.

20 agosto, 20255 minutos de lectura Compartir

Te ofrecemos consejos para optimizar tu workflow de facturas. Descubrirás cómo realizar la validación de forma escalonada, segura y eficiente y qué tipo de herramientas y procedimientos te ayudarán en esa tarea.

• Un buen workflow de facturas agiliza los pagos y los procesos productivos.
• El workflow de validación de facturas puede beneficiarse de una automatización meditada.

El workflow de facturas es muy importante para garantizar el orden en una empresa. Gracias a su avance, fluyen muchos datos de interés para la gestión y, en particular, para la autorización de pagos. Eso hace que se haya convertido en un campo de interés para la automatización.

Por eso, conviene tener un flujo de validación que cumpla ciertas características. En primer lugar, debe favorecer un escalonamiento que permita automatizar hasta donde te interesa. Además, en segundo lugar, ha de brindar la máxima seguridad. Finalmente, debe ser un promotor de eficiencia. 

COMPARTE ¿Quieres optimizar los procesos automáticos dentro de tu workflow de validación de facturas? ¡Toma nota de cómo hacerlo de forma escalonada, segura y eficiente!

Contenido del post

¿Cómo se construye un workflow de facturas escalonado?

Hay que entender que nos encontramos ante un proceso automatizable en varios aspectos:

• En la propia emisión, ya hace muchos años que se viene trabajando con procesos parcialmente automatizados. Por ejemplo, tienes bases de datos de clientes, de productos, de precios, etcétera. Aunque gestiones manualmente qué se debe introducir, el contenido concreto puede saltar automáticamente. La tecnología actual te permite seguir dando el salto, incluso, dejar que una herramienta informática, con los datos suficientes, gobierne gran parte del proceso o, en algunos casos, su totalidad.
• Un segundo aspecto que puede automatizarse es el de la comprobación de datos. Para autorizar un pago o verificar, a posteriori, que ya se ha producido conforme a las reglas de la empresa puedes emplear herramientas informáticas. Su misión es cotejar los datos y seguir la pista de su trazabilidad a lo largo de las fuentes de que dispone tu empresa.
• Para la aprobación del pago, puedes generar un algoritmo que escalone la actuación humana en función de las necesidades. Por ejemplo, podrías dejar que la herramienta informática dé el visto bueno en casos delimitados y requerir la verificación humana en los demás. Además, puedes establecer un protocolo que indique las causas de los rechazos que se produzcan y que aclare quién tiene que intervenir en tal circunstancia.
• Finalmente, es muy importante establecer los protocolos de acceso a datos de facturación. Puede haber algunos que sean más sensibles que otros y te puede interesar establecer perfiles de lectura y escritura de datos tanto para personas como para herramientas informáticas.

La automatización es un apoyo que no merma la posibilidad de que una o varias partes esenciales en el workflow de valoración pase por manos humanas.

¿Cómo se hace seguro tu workflow de validación de facturas?

Para que todo el proceso sea seguro, debes prestar atención a varios aspectos:

• Desde que los datos de facturación se informatizaron, la ciberseguridad debe ser una prioridad absoluta. Debes superar las vulnerabilidades de los procesos, de los equipos y dispositivos, del software, etcétera. Esa es una de las razones por las que es muy importante meditar quién va a ser tu proveedor de servicios de facturación.
• Tampoco debes descuidar la seguridad física. Has de vigilar que nadie entra en una oficina, ordenador o dispositivo conectado que no le corresponde.
• Otro aspecto clave es el estudio de los incentivos. Cuando trabajes con protocolos automatizados, estos han de tener capacidad para analizar quién podría utilizar grietas en tus procesos de facturación para realizar fraudes internos. De hecho, ese debe ser uno de los aspectos en los que te debes centrar para determinar quién supervisa qué tipo de facturas.

Además, conviene que todos estos aspectos de seguridad de tu workflow de validación estén reflejados en planes escritos concretos. Es la manera de poder hacer controles periódicos que verifiquen las vulnerabilidades y fortalezas y propongan medidas de corrección y mejora.

¿Cómo se aprovecha la automatización para generar un workflow de facturas eficiente?

La eficiencia exige no emplear recursos innecesarios para desarrollar tu workflow de facturas. Eso implica, principalmente, dos aspectos:

• Has de contar con una solución adecuada para tus circunstancias. Debe contar con los módulos que necesitas e, incluso, estar preparada para el crecimiento, pero no debes incorporar nada que no vayas a usar. 
• Debe ahorrar tiempo a tu personal de forma que no emplees más horas de las necesarias al workflow de validación. Es más, ese movimiento de automatización ha de fortalecer la eficiencia laboral en toda la empresa. Piensa que pueden agilizarse pagos, ventas, procesos de producción, etcétera gracias a un workflow de validación eficiente.

En segundo lugar, debes considerar que, en cierta medida, la herramienta automatizable y las horas de trabajo de tu personal son intercambiables. Por ejemplo, al principio, la solución puede ahorrar tiempo con poca complicación tecnológica. A medida que te propones objetivos más ambiciosos de automatización, puede llegar un punto en el que los costes no compensen. 

Por tanto, debes buscar una automatización equilibrada. Las responsabilidades pasarán del ser humano a la máquina en aquellas tareas que las herramientas tecnológicas hacen especialmente bien. Cuando el criterio humano sea indispensable, la tarea queda en manos de tu personal o de asesores profesionales externos.

Para ello, es fundamental poder contar con herramientas integrales, como es el caso de Sage X3. Gracias a que estas soluciones agrupan diferentes categorías de datos, podrás mantener un conocimiento preciso de todo lo que rodea a una factura, aunque no aparezca en ella.

En definitiva, la automatización de facturación te permite gestionar mejor tu negocio. Para ello, has de saber cómo mejorar aspectos clave para garantizar la seguridad y aplicar los cambios de forma eficiente.