Cómo convertir de forma efectiva tu pequeña empresa en una de mediano tamaño

Como dueño de una empresa, es posible que en algún momento te des cuenta de que tu pequeño negocio se está desarrollando y convirtiendo en una empresa de tamaño mediano.  

• Constatar este hecho puede ser sorprendente (además de emocionante), por lo que tendrás que estar preparado. 

• En este artículo analizaremos las dificultades que puedes encontrar y cómo puede ayudarte el software de gestión empresarial adecuado a tenerlo todo bajo control.

Más que una pequeña empresa 

Rob Moore y Mark Homer montaron la empresa de inversión inmobiliaria Progressive Property en 2007 con ayuda de familiares, dos comerciales, un responsable de marketing y un asistente personal. Desde entonces, su negocio ha crecido de manera considerable.  Moore relata: “Al inicio llegamos a contar con 35 empleados. A partir de ese momento, contratamos a un jefe de recursos humanos para que se ocupara de los gestores, el personal y la cultura de la empresa. El departamento de Recursos Humanos se amplió; ya contábamos con 50 empleados. Actualmente, tenemos 86 trabajadores en la oficina y 100 personas en servicios externalizados”.  También destaca las diferencias entre un pequeño negocio y otro de tamaño mediano: “En una pequeña empresa, uno puede sentirse en familia; todos compartimos una sensación de ánimo y compañerismo. Esto es algo que puede perderse cuando la empresa crece”.  “A medida que creces, el número de clientes y personal puede ser demasiado grande como para dedicar una atención plena a todos y cada uno, y es posible que se empiecen a usar los recursos de la empresa de forma ineficiente.»   “A quien funda la empresa le cuesta delegar más que a nadie. Pueden darse casos de microgestión cuando el fundador y los gestores de mayor nivel tengan que delegar responsabilidades”.  «Hay fundadores a quienes se les da muy bien montar negocios gracias a su espíritu y ánimo emprendedor. Pero carecen de las habilidades o la persistencia necesarias para conseguir que dicho negocio crezca a media y gran escala». 

Gestionar la complejidad al convertirse en una mediana empresa

Existen muchos aspectos complejos que se deben tener en cuenta al pasar de una pequeña a una mediana empresa, desde la capacidad de delegar y la gestión del flujo de caja hasta la organización.  Moore señala diversas complejidades: “A medida que la empresa crece, el personal puede verse superado y desbordado por el trabajo. Los costes aumentan, a veces de forma no proporcional a los ingresos adicionales que se generan y, por tanto, los márgenes pueden reducirse”.  «El ambiente y la organización pueden llegar a ser caóticos y reactivos, como si nada tuviera un orden. Habrá empleados que se marchen por la presión y puede que el personal con que cuentes no sea suficiente y que no tengas capacidad de contratar sustitutos de buen nivel con la rapidez necesaria”.  «Contratar al personal adecuado implicará una subida de costes, y el seguimiento y la medición de las finanzas y los indicadores clave de rendimiento te resultarán más complicados. En lugar de adoptar un enfoque agresivo, es una estrategia inteligente gestionar el crecimiento de forma progresiva, así como hacer un seguimiento de todos los costes que hayan aumentado». 

Cinco consejos para hacer que tu negocio crezca

Mike Smith, director de soluciones financieras alternativas de la empresa Business Expert, comparte cinco consejos que te ayudarán a conseguir que tu negocio crezca: 

1. Delegar es necesario 

Delegar eficazmente genera una responsabilidad real; la gente preparada siempre estará a la altura. 

 2. Planifica sabiendo que habrá errores 

Identifica cuál sería el peor de los casos y prepárate para el daño potencial. Pasar de una pequeña empresa a una mediana puede acarrear riesgos y errores, así que tenlos en cuenta de antemano.  Los errores pueden estar relacionados con la falta de organización contable, un exceso de deuda o incluso con una atención excesiva sobre las ventas y el marketing del negocio.  Falta de organización contable

• Uno de los errores más graves que cometen las empresas al crecer consiste en descuidar la contabilidad y dejarse arrastrar por la desorganización. Además de provocar frustración, esta situación puede derivar en consecuencias fiscales y jurídicas graves. 
• Para evitar que esto pase, contrata a un profesional que se encargue de la administración financiera de la empresa. Por otra parte, simplifica el proceso de facturación. Si no consigues cobrar los pagos puntualmente se generará una reacción en cadena que afectará al flujo de caja. 

Exceso de deuda 

• La deuda es una herramienta estratégica para el crecimiento, pero no podemos depender de ella. Siempre que sea posible, intenta negociar en lugar de asumir más deuda. Si te dedicas al B2B, este recurso te resultará especialmente útil. 
• Puedes ofrecer tus servicios a una empresa a cambio de los suyos. Al establecer esta relación, reduces tus gastos generales y evitas la necesidad de un nivel de deuda excesivo. Es evidente que no puedes usar esta estrategia siempre, pero sí te aportará valor en numerosas situaciones. 

Atención excesiva sobre las ventas y el marketing 

• Cuando el crecimiento es el objetivo principal de todo lo que se hace, uno tiende a dedicar todo su tiempo y recursos a las ventas y el marketing. A fin de cuentas, así es como se consiguen nuevos clientes. Pero esto puede ser un error. 

• Si toda tu atención se centra en esas áreas, dejas de crear valor para tus clientes. La innovación pasa a ser secundaria y la atención al cliente pierde el protagonismo. El resultado podría ser un servicio al cliente de mala calidad que contrarresta los progresos que has conseguido en el ámbito de las ventas y el marketing. 

 3. Busca y quédate con las personas adecuadas 

Encontrar y mantener a la gente apropiada resulta fundamental para el crecimiento futuro de una empresa. A medida que tu empresa crezca, habrá que cubrir puestos clave en los que será fundamental contar con la experiencia y las habilidades apropiadas.   Proponte conocer a las próximas dos personas que contrates y asegúrate de que sea una decisión meditada y no una medida motivada únicamente por la necesidad.  David Kelly, director general para EMEA de Deputy, una aplicación de gestión de personal, comenta: “Para crecer de forma sostenible y retener el talento, tienes que contar con personas que te acompañen en el camino.”  “Págales bien y puntualmente, y demuéstrales que el trabajo puede adaptarse bien a sus vidas. Si inviertes en herramientas que te permitan lograrlo, generarás confianza entre un equipo humano entregado que se convertirá en tu motor de crecimiento”.  “Contratar gente es una inversión enorme; por eso los trabajadores flexibles son ideales para las startups. A medida que crezcas, también necesitarás formar a los directivos para que cumplan los objetivos. Tienes que saber quién trabaja en qué, cuándo recurrir al personal, cómo gestionar su ausencia y mucho más”. 

 4. Mide los resultados y el progreso 

Establece una distinción clara entre resultados a corto plazo y progreso estratégico a largo plazo. Las perspectivas a largo plazo se deberán evaluar para planificar un futuro de éxito. 

 5. Establece sistemas y procesos

Para escalar un negocio tienes que contar con los sistemas y procesos adecuados que garanticen que las actividades sean eficientes y cumplan con los requisitos, además de seguir atendiendo a tus clientes.  Si tu negocio está en pleno crecimiento y sigues usando los mismos sistemas y procesos que hace tres años, lo más probable es que se hayan quedado obsoletos.  Estrategias de crecimiento que debes tener en cuenta  Cuando hayas establecido los objetivos, parte de la estrategia para crecer implicará pensar en las posibles barreras que encontrarás.  Existen varios factores que pueden frustrar tus planes de crecimiento, como la falta de habilidades de liderazgo, una financiación escasa y un flujo de caja deficiente.  Para Shermeena Rabbi, logopeda experta en lenguaje y fundadora de Unlocking Language, uno de los aspectos más complejos a la hora de crecer ha sido retener al personal en su empresa.  Shermeena lo explica: “A medida que hemos crecido y mejorado nuestra reputación en el sector, captamos más la atención de potenciales candidatos”.  “Sin embargo, ahora nos cuesta garantizar que el personal que se incorpore sea capaz de mantener la calidad de los servicios y los valores empresariales que nos han hecho conocidos”.   “No solo son los encargados de fomentar estos valores entre los empleados júnior, sino que, a medida que dejo de tener tanta presencia personal en mis funciones para dedicarme más a la gestión, estas personas serán las responsables de garantizar que nuestros clientes sigan percibiendo dichos valores”.  Adam Hadley, director ejecutivo y fundador de la empresa de asesoría sobre ciencia de datos QuantSpark, explica que su estrategia de crecimiento se basa en “un equilibrio entre oportunidad, formación y capacidad”.  Y añade: “Nuestro mayor reto consiste en que el equipo crezca con la rapidez necesaria en un mercado altamente competitivo como el de Londres”.  “Como asesores en ciencia de datos, nos centramos en la innovación y aplicación estratégica de este campo y en la analítica para desarrollar herramientas complejas que ayuden en la toma de decisiones”.  “En torno a la mitad de nuestros ingresos proceden de la consultoría y la otra mitad llegan del desarrollo de software. Nuestro objetivo consiste en empezar a generar más ingresos a partir de los derechos de las licencias de software. Mientras tanto, reinvertimos todo lo que ingresamos en el desarrollo de software”.  En resumen, resulta fundamental contar con una estrategia de crecimiento fiable en la que se tengan en cuenta los siguientes aspectos: 

• Habilidades 
• Dirección 
• Sistemas de informática de gestión 
• Rutas de mercado 

Reflexiona también sobre cuál es la mejor forma de que tu negocio crezca: de manera orgánica, mediante colaboraciones o mediante una adquisición.  Si estar presente en mercados extranjeros beneficiará a tu negocio, puede ser una buena idea internacionalizar primero el consejo ejecutivo antes de hacer lo mismo con el resto de la empresa. Elige con cuidado tanto a los miembros del consejo como tus mercados objetivo.  Por ejemplo, Skyscanner, un buscador de viajes online consolidó su presencia en Europa y Asia antes que en Estados Unidos. Esta estrategia la puso en el punto de mira de la agencia de viajes china Ctrip, que compró la empresa por más de 1000 millones de libras esterlinas en 2016.  Hay muchas estrategias diferentes que se deben considerar. En el caso de Progressive Property, los fundadores se centraron en aumentar el gasto en marketing y publicidad. Pero lo cierto es que cada negocio es diferente.  Rob Moore, de Progressive Property, afirma: “Paradójicamente, muchas empresas no invierten lo suficiente en marketing. En el mundo empresarial moderno, se puede sacar partido de plataformas sociales gratuitas y de bajo coste para llegar a un inmenso número de clientes de todo el mundo”.  “Probar continuamente nuevas rutas y estrategias de marketing es vital. Empieza con gastos de prueba y aumenta gradualmente la inversión en marketing si el nuevo medio presenta una buena tasa de conversiones”.   “Otra opción consiste en crear nuevos productos y servicios para vender más a tu clientela actual en lugar de centrarte únicamente en conseguir nuevos clientes. También puedes optar por una estrategia de ámbito nacional u otra global para lograr un mayor alcance e impacto”.  Simplificar gracias al software de gestión empresarial  Existen muchos tipos de software que pueden utilizarse para gestionar tu negocio, tanto si es pequeño como si está convirtiéndose en una empresa de mediano tamaño. 

Tareas administrativas 

David Kelly, de Deputy, afirma: “Las empresas pequeñas necesitan ver el valor de forma inmediata. Las herramientas basadas en la nube son una solución excepcional: resultan económicas, pueden crecer a tu ritmo, son baratas si las comparamos con los resultados que ofrecen y, por tanto, presentan pocos riesgos”.  “Vemos que muchas empresas nuevas que tienen éxito adoptan un enfoque innovador en cuanto a la gestión y ponen el acento en la motivación de equipos desde el primer momento”. 

Gestión del tiempo 

Adam Hadley, de QuantSpark, cuenta que su prioridad “es externalizar y automatizar todo lo que no proporcione una ventaja competitiva”.  Y añade: “Esto significa utilizar las plataformas más modernas de contabilidad, recursos humanos, gestión del tiempo, remuneración y adquisición de EMI [Incentivos de Gestión Empresarial] del mercado”. 

Sistemas de CRM, pagos y contabilidad

Con respecto al software de gestión empresarial, Rob Moore, de Progressive Property, señala: “Para lograr el crecimiento de una empresa con un mayor respaldo de los sistemas, hace falta un sistema de CRM (gestión de relaciones con clientes), un software de marketing por correo electrónico, un programa de contabilidad, otro de diseño y edición, un distribuidor de pagos, intranets y sistemas de comunicación interna”.  En palabras del experto en negocios, Mike Smith: “Existen aplicaciones para la gestión del tiempo, la contabilidad, las tareas administrativas y la analítica de resultados, entre otras”.  “Hay muy pocas personas que destaquen en todas las áreas; las apps pueden ayudarnos en los aspectos que nos resultan más complejos”.  “Añadiría un consejo clásico: contar con un mentor empresarial. No hay nada mejor que una persona con más experiencia que te supervise, y a muchos veteranos les encanta ayudar”. 

 Haz copias de seguridad de los datos 

Algunos programas de gestión empresarial pueden ayudarte a reducir al mínimo el “factor humano” y a realizar copias de seguridad de los datos importantes.  Christopher Burke, director ejecutivo de la agencia de transformación tecnológica Brickendon, recalca: “Las empresas deben examinar las herramientas tecnológicas de vanguardia, incluidos los avances en inteligencia artificial (IA) y computación en la nube, para llevar a cabo una doble verificación, afianzar y proteger los datos más importantes”. 

Software de recursos humanos

David Vine, director ejecutivo del proveedor de servicios de contabilidad Ozlop, recomienda a los pequeños negocios usar un software de recursos humanos, ya que es una herramienta que le fue muy útil en la empresa que montó.  Vine afirma: “Suelo coincidir con propietarios de pequeñas empresas que necesitan contratar personal para atender las demandas de los clientes, pero que no tienen tiempo para encontrar a las personas adecuadas e incorporarlas a la compañía”.  “Si no te puedes dar el lujo de tener un departamento de recursos humanos o de finanzas, la gestión empresarial será responsabilidad tuya, así que hay que buscar formas para conseguir los mejores recursos y aprovechar la variedad de programas de RR. HH. económicos pero eficaces, disponibles en Internet”.  “Dichos sistemas también te ayudarán a asegurarte de que dispones del capital humano adecuado para crecer, además de servirte para adoptar un enfoque profesional que siga las prácticas recomendadas”.  “Si los combinas con el apoyo que puedes tener a tu disposición por ser miembro de asociaciones profesionales, cámaras de comercio locales y organizaciones de pequeñas empresas, además de los intercambios con otros propietarios de negocios, tendrás una red de ayuda muy valiosa”. 

Conclusiones sobre la transición hacia la mediana empresa 

Es importante recordar que no existe una estrategia universal para escalar una pequeña empresa y convertirla en otra de tamaño medio. Hace falta compromiso y fortaleza por parte de todos los implicados para llevar este cambio a buen término.  Crecer no siempre es sinónimo de expansión multinacional, indica Stuart Paterson, socio y cofundador de Scottish Equity Partners (SEP); puede implicar simplemente hacerse con un porcentaje mayor del mercado doméstico, llevar a cabo una adquisición o crear una sociedad mixta.  Lo importante es establecer objetivos e hitos medibles que aporten el máximo valor a tu negocio.  Y no olvidarse del panorama global: escalar genera riqueza, impulsa la innovación y la inversión, y consolida el empleo.