Conciliación bancaria bajo control: Ejemplos y estrategias actuales

Descubre en este artículo cómo tener al día la conciliación bancaria con procedimientos de hoy en día.

• Las herramientas informáticas son claves para optimizar los proceso de conciliación bancaria.
• La conexión bancaria automática facilita cruzar ambos tipos de datos.

La conciliación bancaria es una de esas labores que facilitan la contabilidad y la gestión de tesorería. Sin embargo, puede consumir tiempo. Resulta sensato que analices si la efectúas conforme a las posibilidades que te da la tecnología actual.

Por tanto, estudiar los protocolos con los que realizas la conciliación bancaria puede considerarse una inversión. En particular, analiza con detalle si utilizas las herramientas adecuadas para promover el orden y el uso adecuado de los recursos humanos.

¡TUITÉALO! ¿Cómo llevas la conciliación bancaria? ¡Toma nota de las mejores recomendaciones para ejecutarla conforme a las posibilidades tecnológicas de hoy en día!

¿Qué es la conciliación bancaria?

Es una labor que pretende comparar la información bancaria y la contable a fin de saber si ambas son concordantes. Si no lo son puede deberse a que una de ellas o ambas fallan en importes, fechas, conceptos, etcétera.

En ese sentido, no te basta solo con que las sumas coinciden a lo largo del período. Además, han de coincidir las fechas. Por ejemplo, imagina que has tenido un movimiento bancario importante antes del final del ejercicio. Si en las cuentas aparece como del ejercicio siguiente, el error estaría distorsionando el cierre contable.

Que cuadre la conciliación bancaria es un requisito previo para que todo esté en orden. A partir de ahí, tienes que continuar haciendo otro tipo de comprobaciones.

En todo caso, que la contabilidad y los datos bancarios coincidan no es garantía de que todo está en orden, pero sí es un requisito previo. Si hay discrepancia, es síntoma de que algo falla, pero también puede haber errores que han llevado a un pago incorrecto. 

Imagina, por ejemplo, que un cliente te ha pagado menos. Es posible que hayas reflejado en tu contabilidad el movimiento de tesorería tal cual lo has recibido. No hay discrepancia. Sin embargo, en realidad deberías haber realizado las gestiones para cobrar hasta el último céntimo de lo que te debían. Y, por supuesto, de haber prosperado la iniciativa. Así tendría que haber quedado reflejado en tu contabilidad.

Ejemplo de conciliación bancaria

Supón que el día 1 de marzo tienes un asiento contable en el que has cargado la cuenta de clientes por valor de 1 210 euros, con abono a ventas por valor de 1 000 euros y a Hacienda Pública, IVA repercutido por valor de 210 euros. Tres meses más tarde, el día 1 de junio, tienes anotado en tu contabilidad un asiento en el que cargas 1 210 euros en la cuenta de bancos con abono a la cuenta de clientes, por el mismo importe.

Entonces a ti te interesa conocer si es verdad que ese día recibiste un cobro bancario por el mismo importe. Para ello, tendrás que examinar el extracto bancario correspondiente y corroborar que la operación tuvo lugar con las fechas y cifras señaladas.

Pues eso mismo lo puedes hacer con todos los asientos en los que están implicadas cuentas bancarias, ya sean cobros o pagos. Y, a la inversa, si tienes los extractos querrás comprobar que están correctamente asentados en tu contabilidad. 

Incorpora Sage Active a tu negocio y disfruta de las ventajas de la conexión bancaria y la conciliación bancaria automáticas.

Estrategias útiles en la conciliación bancaria

Una buena conciliación es sencilla si empleas las estrategias adecuadas. Por fortuna, la tecnología te sirve en bandeja posibilidades para efectuarla perfectamente y en poco tiempo. Las siguientes son algunas de las más importantes.

Busca una herramienta con conexión automática

En teoría podrías llevar la contabilidad a mano y comparar la información con extractos en papel. De hecho, así se hacía en el pasado. Sin embargo, eso es poco práctico, ya que tienes que hacer una exhaustiva inspección visual, mirando cifra por cifra, fecha por fecha y ver si coinciden.

Si tienes la contabilidad informatizada y acceso a la banca online, podrías volcar los datos de ambas fuentes en un mismo formato. Sin embargo, ello te llevará cierto tiempo. Deberás asegurarte de que no falta nada y de que buscas el procedimiento lógico para la comparación.

Si, como sucede en soluciones como Sage Active, tienes conexión con tus cuentas bancarias, toda esa comparación se efectúa en el mismo entorno. Por ello, la herramienta puede facilitarte el procedimiento y darte toda clase de opciones.

Incorpora soluciones con conciliación automática

Algunas soluciones como Sage Active dan la opción de obtener la conciliación automática sin que tú tengas que hacer nada, más allá de la configuración.

Podrás centrarte, por tanto, en aquellos asientos que la herramienta informática no ha podido conciliar con los extractos.

Es una buena manera de evitar perder el tiempo. Además, eso es una gran oportunidad para que el personal que se encarga de estas tareas pueda dedicarse a labores más especializadas.

Camina más allá de la conciliación

La conciliación bancaria solo busca comparar los datos contables y bancarios. No obstante, detrás de ellos hay otros muchos que deben cuadrar, como los siguientes:

• Contratos. Debes comprobar que lo ejecutado ha sido lo acordado.
• Inventarios. Los movimientos del almacén tienen que coincidir con lo facturado y lo contratado.
• Facturas. Con frecuencia, la factura puede emitirse en una fecha distinta a la del cobro y su contabilización. En cualquier caso, es una referencia para saber cuándo se han efectuado las operaciones y puede señalarse cuándo correspondía realizarse el pago.
• Impuestos. No debes despreocuparte de los pagos y devoluciones fiscales.

Algunas veces, los problemas en la conciliación muestran fallos que se arrastran de un terreno a otro. No es raro que sean indicativos de que alguno de los procesos de datos no se ha efectuado correctamente. 

Por tanto, lo mejor sería no sólo saber qué es lo que no cuadra y por qué, sino también cómo remediar las deficiencias que han hecho posible esa discrepancia. Para ello, el primer paso es contar con herramientas adecuadas.