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10 preguntas clave para chequear el cierre contable

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Damos respuestas a las preguntas que debemos hacernos para superar con éxito el cierre contable.

  • Debemos revisar todas las partidas de balance y que las cuentas de ingresos y gastos muestren los saldos reales
  • Mantener una información ordenada y centralizada en una misma solución contable nos ayudará a que el cierre contable y fiscal sea más llevadero

Llevar al día la contabilidad es importante, pero llegados a estas fechas se convierte en una tarea imprescindible para afrontar con éxito el cierre contable del ejercicio 2019.  Seguramente, con un empujón y mucha dedicación recopilaríamos muchas información, pero es mucho más fácil que se nos escape algo si dejamos todo para el último momento.

Además, una contabilidad al día es fuente de información y base para la toma de decisiones. De igual forma, no podemos ir atrasando el cierre contable del ejercicio. Cuanto más tarde lo hagamos, más tarde llevaremos al día la contabilidad del ejercicio actual… Para ello, presentamos 10 preguntas que nos ayudarán a realizar el cierre contable con éxito.

Descubre las preguntas que te guiarán en el cierre contable

1) ¿Hasta qué fecha podemos hacer el cierre contable?

Pocas son las empresas que tienen a 31 de diciembre su contabilidad finalizada y revisada.  No obstante, no podemos decir que el periodo contable de todas las empresas finalice el 31 de diciembre. Puede ser o no igual al año natural.

Las fechas del cierre contable dependen de las de comienzo y fin del período contable

Para aquellas en las que el ejercicio contable coincide con el año natural, contamos con 3 meses para formular las cuentas. Es decir, aunque no es aconsejable arrastrar el cierre contable hasta el último día, tenemos desde el 1 de enero hasta el 31 de marzo del año siguiente para el cierre de contabilidad.

2) ¿Coinciden los saldo de tesorería con la realidad?

Su revisión es sencilla, ya que basta con revisar que los saldos del banco coinciden en saldo y fecha con los de la contabilidad. Por ello, habrá que realizar un arqueo de la caja, así como una conciliación bancaria.

¡Comparte! Te explicamos cómo controlar la tesorería en el proceso del cierre contable.

En este punto es importante revisar la cuenta 555 partidas pendientes de aplicación. A veces, para que nos coincidan los saldos, llevamos movimientos que no tenemos localizados a esta cuenta hasta que sepamos de su naturaleza. Al final, esto es como quien cuadra con los ojos cerrados una caja… Por ello, es importante dejar esta cuenta a cero.

3) ¿Es correcta la deuda a largo y a corto plazo?

Si el traspaso de deuda de largo a corto lo hicimos bien el ejercicio anterior y, además, se ha hecho frente a todas las cuotas, los saldos de la deuda a corto plazo a 31 de diciembre deben estar a cero. Si no, seguramente se haya hecho algún asiento mal que tendremos que revisar.

Además, el importe de la deuda a la que tenemos que hacer frente en el nuevo ejercicio (deuda a corto plazo) será diferente a la del año anterior.  Por ello, con los cuadros de amortización de los préstamos localizados, debemos realizar los traspasos a corto plazo de los préstamos a largo que tengamos.

4) ¿Tenemos todas las facturas de los cobros/pagos de los clientes/proveedores?

Las cuentas 400,410 y 430 han de ser revisadas una a una. El objetivo es comprobar que se han contabilizado todas las compras de proveedores y acreedores, así como la contabilización de los pagos. Es decir, el saldo final que quede en estas cuentas debe tener nombres y apellidos.

Tengamos en cuenta que el 30 de enero es el último día para la presentación del IVA del ejercicio anterior. Por ello, todas las facturas que nos falten por contabilizar será IVA que no nos podremos deducir y, por ende, más impuesto a pagar.

El mismo proceso hay que realizarlo con las cuentas de clientes. En caso de que el saldo al final del ejercicio de nuestros clientes no corresponda con las facturas pendientes de cobro, puede que o no hayamos registrado alguna factura o hayamos registrado a otro cliente algún cobro.

Para hacer el cierre contable necesitamos tener controladas todas las facturas

5) ¿Están los deberes hechos con las Administraciones Públicas?

Toda revisión que hagamos de las cuentas relacionadas con Hacienda y la Seguridad Social (472, 477, 475, 4751…)  será trabajo que tendremos hecho para los impuestos a presentar:

  • En cuanto al IVA, debemos chequear que hemos realizado trimestralmente de forma correcta los traspaso a las cuentas de Hacienda Pública deudora (470) o acreedora (475) en función de si el modelo 303 o salió a pagar o a compensar. Finalmente, tendremos que verificar que todas las declaraciones presentadas cuadran al dedillo con las cantidades contabilizadas en el impuesto.
  • Seguridad Social. Una vez tengamos confirmados los seguros sociales y los TC1 estén en nuestras manos, el saldo con el que debemos cerrar la cuenta 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores debe coincidir en cantidad con la contabilidad en caso de haber hecho frente a todas las cuotas.
  • Retenciones practicadas. La parte de las retenciones correspondientes a los trabajadores es sencilla de comprobar a través de un resumen contable de nóminas, el cual podemos solicitar a nuestra gestoría u obtener a través de nuestro programa de nóminas.

6) ¿Hemos dotado todas las cuotas de amortización?

Una lucha continua que tienen los auditores con las empresas es que dan de alta como activos algunos bienes de escaso valor por no dotar el gasto al 100% en la fecha en la que se adquiere. Por ello, es momento de revisar la lista de activos y ver si tenemos completamente controlados cada uno de ellos.

¡Comparte! ¿Tienes dudas con las amortizaciones de cara al cierre contable? Te ayudamos a resolverlas.

Una vez revisado, hay que dotar las cuotas de amortización correspondientes al año. En caso de haber amortizado al 100% algún activo, es momento de hacer limpieza y darlo de baja.

7) ¿Tenemos pagos por adelantado?

Hay determinados pagos que, por la naturaleza del gasto, se pagan por adelantado, pero corresponden a varios ejercicios. Es el claro ejemplo de los seguros, cuya vigencia corresponda, por ejemplo, de septiembre del 2019 a septiembre del 2020. Todo aquello que corresponda al 2020 deberá periodificarse, dando como gasto únicamente la parte que corresponde a este ejercicio.

8) ¿Qué hago con las existencias no consumidas?

Si nuestra empresa cuenta con existencias al final del ejercicio debemos tener en cuenta que no todo lo que compremos en el ejercicio debe considerarse gasto. Únicamente, lo será aquello que se ha vendido o consumido. Por ello, debemos realizar un recuento de las existencias a final del año y compararlo con el del principio para saber qué importe debemos dotar a la cuenta del grupo 3, existencias.

Los métodos de valoración de las mismas dependerá del que nos hayamos acogido: el método FIFO (First In, First Out) y el método PMP (Precio Medio Ponderado).

La tecnología es nuestro mejor aliado para llevar correctamente el control de existencias

9) ¿Tenemos que dejar contabilizado el asiento del Impuesto de sociedades?

Como no es hasta julio cuando se realiza el pago del impuesto de sociedades, a veces pasamos por alto que el asiento de este debe quedar reflejado a fecha 31 de diciembre. Es por ello por lo que o con ayuda de un despacho especializado o a través de nuestro contable se deben tener en cuenta diferencias temporarias y permanentes, bases negativas pendientes de compensar, así como otros puntos para dejar contabilizado qué debemos a Hacienda o qué nos tiene que devolver.

10) ¿Qué hacer si ya tenemos todo correcto?

Como podemos ver, la idea es comprobar partida a partida que todas las cuentas reflejan la imagen fiel y real de la empresa, así como verificar que cumplimos las diferentes normas contables.

Los saldos con los que cerremos las partidas del balance serán los mismos con los que abramos el ejercicio siguiente

Una vez tengamos esta parte completada, el cierre contable básicamente conlleva los siguientes procesos:

  • Regularización de la cuentas de gastos e ingresos (grupos 6 y 7) para obtener el resultados del ejercicio
  • Regularización de las cuentas de patrimonio neto (grupos 8 y 9) en caso de corresponder.
  • Cierre de todas las cuentas con saldo para que el mismo quede a cero.

Este proceso de asientos de cierre y regularizaciones lo hace de forma automática el programa contable que utilicemos.

No dejemos pasar por alto la importancia de cerrar la contabilidad con los saldos correctos ya que con los saldos que se cierre en las partidas de balance se hará el asiento de apertura del próximo año. Por ello… ¿nos ponemos manos a la obra?

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