Consideraciones a tener en cuenta a la hora de elaborar un presupuesto operativo

El objetivo del presupuesto operativo es facilitar la realización de las operaciones de la empresa. Para cumplir con su finalidad, este debe tener en cuenta todos los ingresos y los gastos necesarios para que la empresa pueda llevar a cabo su actividad productiva o comercial.

• En este post te explicamos al detalle qué es un presupuesto operativo.
• Conoce las principales consideraciones que debes de tener en cuenta a la hora de confeccionar un presupuesto operativo.

El presupuesto operativo es una herramienta de planificación y control muy utilizada en las empresas por los contables, directores financieros y gerentes.

Es ideal para tomar decisiones en función de los diferentes escenarios que se puedan dar. Además, permite identificar oportunidades de mejora en determinadas partidas de gastos.

Te imaginas que tu empresa vaya viento en popa a toda vela y que de repente tenga que frenar en seco y no pueda seguir creciendo porque no se ha previsto la contratación de personal. Evitar este tipo de contingencias es lo que se busca con la elaboración de un presupuesto operativo.

¡TUITÉALO! ¿Sabes en qué consiste un presupuesto operativo y cómo llevarlo a cabo? ¡Te lo contamos!

¿Qué es un presupuesto operativo?

El presupuesto operativo busca ser una guía que facilite las decisiones de las diferentes áreas operativas de una empresa, facilitando una visión a corto plazo de sus necesidades para cumplir sus objetivos de ventas.

Además, es de gran utilidad para comunicar los objetivos de tu empresa y asignar los recursos necesarios para su cumplimiento.

Un presupuesto operativo se suele confeccionar cada año y debe ser dinámico.

Cómo su finalidad es principalmente operativa, los gastos contables se deben dividir en fijos y variables, de forma que la empresa pueda determinar el crecimiento de sus gastos variables, en función de las ventas presupuestadas.

Principales objetivos del presupuesto operativo

Entre los principales objetivos del presupuesto operativo, podemos destacar los siguientes: 

• Facilitar la respuesta de la empresa a los cambios que se producen en su entorno.
• Facilitar la respuesta de la empresa a los cambios dentro de su ámbito interno.
• Servir de patrón de toma de decisiones coherente e integrador.
• Facilitar la fijación de objetivos a largo plazo.
• Asignar prioridades a la hora de asignar recursos. 
• Facilitar la selección de los negocios. 
• Fijar los objetivos y los recursos necesarios para la consecución de una ventaja competitiva.

¿Cuál es la estructura del presupuesto operativo?

La estructura del presupuesto operativo suele ser la siguiente:

+   Ventas de bienes o servicios

• Costes variables (crecen o disminuyen en función de las ventas)

=   Margen de contribución o beneficio bruto 

• Costes fijos (no dependen del volumen de ventas)
• Costes contables (amortizaciones y depreciaciones)

=   Resultado operativo

También se pueden tener en cuenta los gastos financieros, ya que la empresa puede necesitar financiar los recursos necesarios para cumplir sus objetivos de ventas.

A la hora de elaborar un presupuesto operativo, es conveniente tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Punto de partida del presupuesto operativo

¿Por dónde podemos empezar a preparar el presupuesto operativo? Para la elaboración del presupuesto nos podemos basar en los datos pasados y en base a ellos plantear posibles escenarios futuros. Para que estos escenarios se puedan materializar, hay que asignarles las partidas presupuestarias necesarias. Lo primero debe ser definir los objetivos de ventas y sus gastos variables asociados.

Reflexiona sobre el futuro del negocio

El presupuesto es una excelente herramienta para reflexionar sobre el futuro del negocio, definiendo objetivos y los recursos necesarios para alcanzarlos. Para ello, hay que analizar en profundidad el negocio, identificando las fuentes generadoras de ingresos, los gastos asociados a las diferentes actividades y los procesos necesarios para el desarrollo de la actividad empresarial.

Flexibilidad del presupuesto

El presupuesto no debe ser una herramienta rígida e inalterable. Se debe estudiar la evolución de cada una de las partidas de tu presupuesto a lo largo del tiempo y actuar sobre las desviaciones. En el caso de estas sean significativas, tanto positivas como negativas, hay que reformular los presupuestos.

En un entorno inflacionista como el actual esto es fundamental, ya que los costes de la empresa pueden sufrir importantes variaciones en sus precios que distorsionen el presupuesto.

De nada servirían los presupuestos si no se define un plan de control y actuación sobre las desviaciones.

Englóbalo dentro del plan estratégico

Sin la implicación de la dirección de la empresa, el presupuesto estaría muerto antes de nacer. Por ello, se debe englobar dentro del marco de un plan estratégico.

El presupuesto debe integrar a las diferentes áreas, secciones o departamentos que tenga la empresa, de forma que les facilite  una herramienta para la evolución del grado de cumplimiento de sus objetivos.

Estos objetivos deben ser definidos y consensuados por la dirección de la empresa, que velará por su cumplimiento.

Presta atención a los datos macroeconómicos

La empresa es sensible a los datos macroeconómicos de los lugares en donde opera. Como, por ejemplo, la inflación y las subidas de tipos de interés. Si estos no se tienen en cuenta, los presupuestos pueden tener importantes desviaciones.

Prepárate para interactuar con otros miembros de la empresa

La realización del presupuesto obliga a recopilar información de diferentes áreas de la empresa, por lo que es una excelente herramienta para vertebrar las diferentes áreas. El presupuesto ayuda en la coordinación de actividades, facilita la comunicación interna y alinea los objetivos de las diferentes partes de la compañía, con el objetivo común fijado por la dirección.

Además, también es conveniente intentar conseguir el máximo consenso de las diferentes áreas y departamentos, para asegurar su implicación en su cumplimiento.

Apóyate en tu programa contable

Aunque se pueden utilizar hojas de cálculo para realizar los presupuestos, la utilización de un programa como Sage 50 que permita contrastar la realidad con lo presupuestado de manera automatizada, facilitará el seguimiento y la operativa de la gestión presupuestaria.

Si aún no has comenzado a trabajar en tu presupuesto operativo, todavía estas a tiempo. Sage 50 te ayuda con la contabilidad de tu empresa y a crear tu presupuesto operativo.