Contabilidad electrónica automatizada: La nueva era de la facturación y la gestión contable

Aprende en qué consiste la contabilidad electrónica automatizada, qué beneficios reporta, su relevancia y cómo se puede llevar a cabo en cualquier organización empresarial.

• La contabilidad automática se define como aquel recorrido que permite identificar y registrar las transacciones en formato digital, facilitando la generación automática de los asientos contables.
• Con la contabilidad electrónica automatizada, se verifican previamente los datos de las facturas que deben ser contabilizadas, y es el sistema el que genera la contabilidad de forma automática.

Es evidente que las nuevas tecnologías de la información y comunicación han evolucionado a un ritmo vertiginoso en los últimos años, arrastrando a todos los sectores y ámbitos empresariales.

Aquí es donde la contabilidad cobra especial relevancia, lo que está llevando a una disminución en el uso de Excel para la generación de facturas.

En décadas anteriores, las asesorías llevaban a cabo el archivo a través de contenedores físicos, pero con el avance de las nuevas tecnologías, todo este trabajo manual, ha cambiado significativamente.

Estas facturas en papel se han transformado en archivos digitales, donde la contabilidad electrónica automatizada ofrece poder analizar cuestiones de inmediato.

Definición de contabilidad automática

Se define la contabilidad electrónica automatizada como aquel proceso que permite identificar las reseñas en formato digital para conseguir generar un asiento contable automáticamente.

La aplicación informática trata las cifras y demás de la factura, a continuación los graba en el programa, para finalmente elevarla a la contabilidad de la empresa.

De este modo, se consigue un gran ahorro en plazos y una reducción enorme en posibles errores. Emplear tecnología ofrece una mayor calidad y eficiencia.

¡COMPARTE! La contabilidad electrónica automatizada ofrece la posibilidad de ahorrar en costes y tiempos, además de reducir al mínimo los posibles errores en la llevanza de la contabilidad.

¿Cuál es el proceso de la contabilidad automatizada?

Su empleo es bastante simple. A la hora de contabilizar las facturas se comprueba las facturas y los datos que se tienen que introducir en la aplicación, pero la contabilidad electrónica automatizada hace estas tareas de manera autónoma.

No hay que digitalizar las facturas, ya que únicamente habrá que identificar y razonar los datos de las mismas, y posteriormente generar los asientos contables automáticamente.

¿Qué ventajas presenta la contabilidad automática?

Es evidente que la principal ventaja que presenta la contabilidad automática es la reducción de errores. Lo que permite: 

• una gran eficiencia de la organización, 
• minimizar costes y tiempo, 
• además de ser un gran aliado del medio ambiente.

Reducción de errores

Tradicionalmente, la llevanza manual de la contabilidad ha permitido muchos errores, determinando consecuencias de grandes dimensiones.

La realización de las facturas manualmente en contabilidad también conlleva errores a la hora de pagar a proveedores y liquidaciones con la Agencia Tributaria. Esto es causa de las diferencias con los datos reales en cuestiones como el IVA, base imponible, duplicidad, etc.

Aliada con el medio ambiente

Cuando las facturas se generan en formato digital, el software trata los datos automáticamente. Y, a continuación, se genera el asiento contable, mejorando la salud del medio ambiente por la eliminación del uso del papel.

Eficiencia de la organización

Existen estudios que muestran cómo el tiempo empleado por un contable conlleva alrededor de un 70 % en la llevanza de la contabilidad.

Poder realizar todas estas cuestiones de manera automatizada, permite obrar de manera más operativa, ofreciendo ahorros en fases de la contabilidad.

El tiempo ahorrado en las fases de la contabilidad se puede trasladar a otras cuestiones. Como, por ejemplo, en aspectos relacionados con planificaciones estratégicas de la organización.

Minimizar tiempos y costes

Al tratar menos papeles y tener que abordar menos cuestiones de forma manual, los profesionales de la materia pueden centrarse en tareas más importantes. De este modo, se consigue ahorrar en tiempo, y por lo tanto, en costes.

Aspectos a tener en cuenta antes de poner en marcha la contabilidad electrónica automatizada

La automatización de la contabilidad ha llegado para quedarse, teniendo que tener en cuenta para su éxito, la posible filtración de información, y por lo tanto, la seguridad de datos.

Los profesionales deben implementar sistemas de seguridad para evitar violaciones en sus datos, contando con eficientes sistemas de seguridad.

Esta seguridad no debe centrarse únicamente en el hardware informático. Además, habrá que incidir en telefonía móvil y diversos programas con proveedores, así como los servicios de la nube.

La automatización ofrece grandes beneficios, como la eficiencia y la reducción de errores. Sin embargo, es importante considerar que también implica una inversión inicial significativa para implementar el sistema.

¿Cómo se debe implementar la contabilidad electrónica automatizada?

En la actualidad existen muchas opciones para automatizar la contabilidad en las empresas, pero para ello, habrá que tener en cuenta lo siguiente:

• Hay que analizar las necesidades de la organización. Para ello habrá que señalar todo aquello que está siendo contabilizado, y qué funciones debe tener el programa a adquirir.
• Estudiar las características y precios del mercado. Con el objetivo de comprar aquella opción que sea más ventajosa y mejor se adapte a la empresa.
• Evaluar las funciones adicionales del software contable. Para estudiar los beneficios extra que te pueda aportar.
• Elegir la aplicación que permita hacer crecer al negocio. El programa escogido deberá adecuarse a las necesidades de la compañía, además de poder adaptarse a cuestiones en el futuro.

¿Toda compañía puede llevar a cabo la contabilidad automática?

Cualquier compañía, indistintamente del tamaño de ella, deberá llevar a cabo una contabilidad oficial. Por consiguiente, la contabilidad electrónica automatizada ofrece grandes beneficios tanto para pequeños emprendedores, como para grandes organizaciones.

¿En algún momento se producirá el relevo de los profesionales por la automatización de la contabilidad?

Aunque en la actualidad existen muchos y muy diferentes programas informáticos enfocados en la contabilidad, hay que señalar que estos son un instrumento para que los contables puedan realizar su trabajo mejor, y no sean el relevo de aquellos.

Cuando una organización apuesta por el empleo de estos medios, los profesionales pueden desarrollar aún más sus habilidades y ofrecer mejores condiciones y servicios a los clientes.

Entre los servicios que se pueden ofrecer, se puede hablar de evaluación de información, asesoramiento financiero, predicción de situaciones, etc. permitiendo ofrecer un valor añadido, que anteriormente no era posible.

En los últimos años, las nuevas tecnologías de la información y comunicación han permitido emplear aplicaciones informáticas contables para optimizar la productividad de las empresas. Mediante software específicos, las organizaciones y compañías pueden optimizar su tareas contables, ahorrando en costes, tiempo, y por supuesto, evitando gran cantidad de errores.