Cómo optimizar la gestión de proveedores en tu empresa

En este artículo de contenido actualizado, te explicamos qué es la gestión de proveedores y cómo optimizarla.

• El procurement cumple una función estratégica clave para el negocio.
• La gestión de proveedores va más allá de la mera adquisición.

La gestión de proveedores, también conocida como procurement, es fundamental para la estrategia del negocio. Para optimizarla, debes conocer al detalle sus fases. Tendrás que fijarte en la identificación de la necesidad, las negociaciones, la recepción de ofertas, la selección y pago de proveedores, etc.

¡COMPÁRTELO! La gestión de proveedores es más que emitir órdenes de pedido. ¡Toma nota de todas sus fases y de los consejos para optimizarla!

Además, las nuevas tecnologías han modificado por completo la forma en la que operan las empresas. Si quieres alcanzar una optimización real en la gestión de proveedores, la administración electrónica mediante un ERP 360 puede ser muy útil.

Dos buenas opciones son Sage 200, el mejor ERP para pymes, y Sage X3, para negocios de mayor tamaño y con adaptaciones sectoriales.

Procurement o gestión de proveedores, ¿qué es?

Puede que sea el pilar fundamental dentro de la cadena de suministro. Eso implica una sucesión de fases que preparan la adquisición y otras que tienen lugar tras ella.

Antes de realizar un pedido tienes que saber qué necesitas, cuánto vas a gastar, a quién y cómo se lo vas a encargar. Pero, incluso en la ejecución de la orden de compra, deberás concretar detalles, iniciar contactos, realizar consultas y concluir negociaciones. Más adelante, puede que tengas que ejecutar otras comprobaciones, pagos, seguimiento de la ejecución del pedido o del cumplimiento de las condiciones pactadas, entre otros.

Algo está claro: cada eslabón de esa cadena depende de los demás. Por ejemplo, es muy difícil elegir el proveedor adecuado si no cuentas con los medios para comprobar que cumple las expectativas. 

Y no menos importante es el diseño de la experiencia del proveedor. Invertir esfuerzos en mejorarla hace más sencillo encontrar relaciones estables que aporten valor a tu negocio. Para desarrollar confianza debes tener controlados los datos sobre los aspectos que influyen en la relación, antes y después de formalizar una operación. 

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Fases del procurement: conócelas al detalle para optimizar la gestión de proveedores en tu empresa

El purchasing se centra en la adquisición de bienes donde operan fases muy concretas como:

• el envío de orden de compra,
• la recepción de bienes,
• el registro de facturas,
• el pago de proveedores.

En cambio, en el procurement incluye aquellas y otras tareas.

1. Identificación de la necesidad de compra

Cuando hablamos de las necesidades de compra, nos referimos a una serie de objetivos que pretendemos abordar en la futura negociación. En definitiva, debes valorar aspectos como:

• Qué es lo que quieres.
• Cómo debes pedirlo.
• Anticipar las posibles limitaciones y problemas que te puede manifestar el proveedor y plantear posibles soluciones.
• Ver qué margen tienes para ajustar precios y condiciones.

2. Autorización y aprobación del gasto en compras

La aprobación de órdenes de compra es uno de los procesos más delicados y complejos porque hay que ponderar muchos aspectos. Entre las pautas que te ayudarán en esta fase, destacan:

• Analizar al detalle las condiciones.
• Contar con herramientas para elaborar formularios personalizados y que generen notificaciones.
• Realizar solicitudes de forma automática a los responsables de autorizar compras.

3. Identificación y selección de proveedores

Debes tener especial cuidado en la selección de proveedores, pues una mala decisión puede tener repercusiones nefastas. A la hora de elegir tendrás que valorar diferentes aspectos como:

• Calidad del bien o servicio recibido.
• Precio y condiciones de pago.
• Flexibilidad en las condiciones de entrega: fechas, trámites, envases, embalajes, servicios adicionales, medios de transporte, reparto de riesgos en el traslado.
• Acuerdos sobre la colocación del producto recibido en estantes, escaparates y otros espacios.

En ese sentido, los ERP más avanzados incluyen herramientas colaborativas que estimulan la comunicación efectiva entre cliente y proveedor. El resultado es una mejora sustancial en el servicio y en la satisfacción de los interesados.

4. Negociación

Este punto estratégico activa la acción de compra, donde es imprescindible mantener una relación estrecha y de confianza con los proveedores. Aquí convergen las necesidades de cada parte.

5. Creación y envío de las órdenes de compra

Las órdenes de compras son esenciales en cualquier proceso de adquisición. Para optimizar la gestión de proveedores en esta fase, puedes valerte de un buen software contable. Debe permitir gestionar los documentos de manera ordenada, transparente, sin errores y sobre todo automatizada.

Para optimizar la gestión de proveedores no puedes centrarte únicamente en la compra de bienes o servicios para tu empresa.

6. Recepción de bienes/servicios

La recepción de bienes se encuadra en la gestión de inventarios. Se trata del pilar sobre el que se asientan las operaciones de cross-docking (preparación de pedidos). En esta fase no puedes dejar nada al azar a la hora de tener garantizada la cantidad de producto adecuada, en el lugar preciso y en el momento oportuno.

Para evitar incidencias, debes apoyarte en soluciones tecnológicas que controlen las existencias y la gestión de inventario al 100%, de forma eficiente y centralizada.

7. Registro de facturas

Para solventar el proceso de pago a los proveedores, conviene automatizar la recepción de facturas. De lo contrario, esta gestión puede redundar sobre las cuentas, dado que el enfoque tradicional implicaba demasiados pasos:

1. Recepción de la factura en papel.
2. Llegada al departamento responsable de su tramitación, apertura, firma y validación.
3. Introducción manual en los sistemas de información y archivo.
4. Contabilización.

Tantas gestiones realizadas manualmente pueden derivar en errores contables. No obstante, este tipo de incidencias son evitables utilizando herramientas tecnológicas adecuadas. 

8. Pago de proveedores

Existen integraciones para el software de gestión empresarial que te permiten ejecutar transacciones comerciales con tus proveedores de manera controlada, rápida y eficaz. Pero no solo eso,también son capaces de conciliar las órdenes de compra, con los recibos o albaranes y las facturas. De este modo se evitan, por ejemplo, duplicidades o pagos por productos que no se han recibido.

Para dar un salto cualitativo en la optimización de la gestión de proveedores, la tecnología inteligente es la mejor aliada, especialmente en una era en la que el procurement se encuentra en constante evolución.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.