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Cómo optimizar la gestión de proveedores en tu empresa

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El procurement, o gestión de proveedores, es un concepto empresarial que no solo se centra en la adquisición de bienes o servicios. Cumple, además, una función estratégica clave para el negocio.

  • Identificación de la necesidad, autorización de la solicitud de compra, aprovisionamiento, identificación de proveedores, negociación…
  • Los procesos de aprovisionamiento, dentro de la gestión de proveedores, van más allá de la mera adquisición de bienes o servicios. ¿Cómo optimizar dicha gestión?

La gestión de proveedores, también conocida como procurement, es un enclave estratégico fundamental dentro del negocio. Para optimizar la gestión en esta área, debemos conocer al detalle las fases de las que se compone la gestión de proveedores. Por ejemplo, la adquisición del bien es solo una pequeña parte dentro del entramado procurement. Es decir, que los gerentes de operaciones deben mirar más allá, poniendo también el foco en la identificación de la necesidad, las negociaciones, la recepción de ofertas, la selección y pago de proveedores, etc.

Además, las nuevas tecnologías han modificado por completo la forma en la que operan las empresas hoy. Por ello, si queremos alcanzar una optimización real en la gestión de proveedores, la administración electrónica mediante un  ERP 360 puede ser el punto de partida para conseguirlo.

¡Comparte! Para optimizar la gestión de proveedores, no puedes centrarte únicamente en la compra de bienes o servicios para tu empresa.

Procurement o gestión de proveedores, ¿qué es exactamente?

La gestión de proveedores puede que sea el pilar fundamental dentro de la cadena de suministro. Aquí, el concepto “cadena” conlleva pluralidad de procesos, colectividad. Y aunque dentro del procurement la palabra clave es “adquisición” que, en su sentido más básico se refiere a la compra, dentro del entramado empresarial el término se complica.

Por tanto, no solo nos referimos a los procesos de compra (purchasing), que son mucho más limitados y no se pueden confundir con los procesos de aprovisionamiento (procurement). Y es que, dentro de la gestión de proveedores, la compra es solo un eslabón más dentro de la cadena.

La gestión de proveedores es un conglomerado de fases, dependientes unas de otras. Si falla un eslabón se resiente toda la cadena.

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Fases del procurement: conócelas al detalle para optimizar la gestión de proveedores en tu empresa

El purchasing se centra únicamente en la adquisición de bienes, donde operan fases muy concretas como el envío de orden de compra, la recepción de bienes, el registro de facturas y el pago de proveedores. En cambio, en el procurement intervienen muchas más fases, entre otras razones porque el proceso de compras forma parte del proceso de aprovisionamiento.

¿De qué eslabones se compone la gestión de proveedores? Te definimos los más importantes.

1. Identificación de la necesidad de compra

Cuando hablamos de las necesidades de compra, nos referimos a una serie de objetivos que pretendemos cumplir en la futura negociación. Estos objetivos marcarán nuestra posición a la hora de negociar condiciones con el proveedor.

2. Autorización y aprobación del gasto en compras

La aprobación de órdenes de compra es uno de los procesos más delicados y complejos. Esto se debe a la enorme variabilidad de factores que intervienen en la autorización: naturaleza y cantidad de productos, tipo de servicios a contratar, etc.

Resultará imprescindible analizar al detalle las condiciones, contar con herramientas para elaborar formularios personalizados y que generen notificaciones, realizar solicitudes de forma automática a los responsables de autorizar compras, etc.

3. Identificación y selección de proveedores

Debemos tener especial cuidado en la selección de proveedores, pues una mala decisión puede tener repercusiones nefastas sobre los costes. A la hora de elegir, se valorará el precio, las condiciones de pago, la calidad del producto o servicio, el aporte de valor, etc.

Los ERP más avanzados incluyen herramientas colaborativas que estimulan la comunicación efectiva entre cliente y proveedor. El resultado es una mejora sustancial en el servicio y en la satisfacción de los interesados.

4. Negociación

Este punto estratégico activa la acción de compra, donde es imprescindible mantener una relación estrecha y de confianza con los proveedores. Aquí convergen las necesidades de cada parte.

5. Creación y envío de las órdenes de compra

Las órdenes de compras son esenciales en cualquier proceso de adquisición. Para optimizar la gestión de proveedores en esta fase, puedes valerte de software contables que permitan gestionar los documentos de manera ordenada, transparente, sin errores y, sobre todo, automatizada.

6. Recepción de bienes/servicios

La recepción de bienes se encuadra en la gestión de inventario. Se trata del pilar sobre el que se asientan las operaciones de cross-docking (preparación de pedidos). Por tanto, en esta fase no puedes dejar nada al azar a la hora de tener garantizada la cantidad de producto adecuada, en el lugar preciso y en el momento oportuno.

Para evitar incidencias, debes apoyarte en soluciones tecnológicas que controlen las existencias y la gestión de inventario al 100%, de forma eficiente y centralizada.

Una planificación adecuada en la recepción de mercancía es vital para que no se produzcan cuellos de botella en los muelles del almacén.

7. Registro de facturas

Para solventar el proceso de pago a los proveedores, conviene automatizar la recepción de facturas. De lo contrario, esta gestión puede redundar negativamente sobre las cuentas, dado que el enfoque tradicional implica demasiados pasos.

Algunos de estos pasos son la recepción de la factura en papel, llegada al departamento responsable de su tramitación, apertura, firma y validación, introducción manual en los sistemas de información, archivados… Tantas gestiones realizadas manualmente pueden derivar en errores contables. No obstante, este tipo de incidencias son evitables utilizando herramientas tecnológicas adecuadas.

8. Pago de proveedores

Existen integraciones para los software de gestión que te permiten realizar transacciones comerciales con tus proveedores de manera controlada, rápida y eficaz. Pero no solo eso, también son capaces de conciliar las órdenes de compra, con los recibos o albaranes y las facturas. De este modo se evitan, por ejemplo, duplicidades o pagos por productos que no se han recibido.

En resumen, para dar un salto cualitativo en la optimización de la gestión de proveedores la tecnología inteligente es la mejor aliada, especialmente en una era en la que el procurement se encuentra en constante evolución.

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