Cómo proteger la seguridad de los datos de tu negocio frente al fraude

Examinar minuciosamente las cuentas propias de cualquier empresa es fundamental para mantener el control de los flujos bancarios, además de para protegerse contra una posible situación de fraude. Y es que, para detectar los errores en los débitos y las transacciones fraudulentas, es necesario utilizar una herramienta de análisis y de elaboración de informes eficaz. De no hacerlo, cualquier empresa podría verse afectada por el fraude, tal y como se ha vuelto a demostrar recientemente en historias reales sufridas por algunas compañías.

Un caso reciente de fraude contra el que hay que protegerse

Varios cientos de miles de euros. Ésta es la suma a la que asciende el robo efectuado por varios individuos, dos de los cuales eran empleados de la compañía. Fue un desvío importante que debería haber sido detectado rápidamente por los responsables del sistema de información de la compañía en cuestión. ¿Pero cuál fue el modus operandi?

Se sospecha que los delincuentes organizaron una operación informática inteligente para modificar los números de las cuentas bancarias de clientes inactivos de la empresa y cambiarlos por sus propios números de cuenta. A continuación, los estafadores emitieron órdenes falsas de reembolso de cantidades percibidas en exceso a nombre de esos clientes inactivos. De esta manera, los reembolsos emitidos por la empresa fueron a parar directamente a sus cuentas. Este tipo de estafa muestra hasta qué punto es vital conservar y analizar el historial detallado de los distintos flujos financieros para perseguir las anomalías e impedir que el problema empeore.

Detectar los débitos sospechosos

Para José Teixeira, director de gestión de efectivo y de banca electrónica en Sage, «es imprescindible contar con una herramienta de control y de auditoría durante toda la cadena de pagos. Un dispositivo de control y de auditoría presenta los distintos estados de las transacciones realizadas. ¿El débito se ha efectuado correctamente? ¿De qué importe ha sido? ¿Quién lo ha recibido? El seguimiento en tiempo real de las operaciones permite reaccionar a tiempo en caso de detectarse errores.». Un destinatario incorrecto o un importe inusual, por ejemplo.

El análisis a posteriori de las operaciones en los extractos de cuentas también permite detectar las transacciones dudosas. «Si se constata un débito sorpresa que no ha sido tramitado por ninguna firma autorizada, o bien si la operación ha incumplido las condiciones estipuladas (límite de débito, fuera de plazo, puntual), la herramienta de control informa inmediatamente a la empresa», pone como ejemplo el experto de Sage. «Acto seguido, la empresa podrá efectuar una solicitud de reembolso a la entidad financiera correspondiente y recuperar su dinero».

Localizar los errores recurrentes

El análisis y la auditoría a posteriori de los pagos a través de un software también es un medio útil para detectar determinados errores recurrentes. José Teixeira explica: «Esta herramienta es capaz de establecer una correlación entre ciertas anomalías y emitir una alerta. Si por ejemplo se detectan irregularidades de un mismo tipo en una de las filiales de la empresa, el dispositivo comunicará el problema a los responsables de los sistemas informáticos».

Otra ventaja de este dispositivo es que podrá comprobar si los clientes siguen siendo recomendables. «Cuando un país es objeto de un embargo, las empresas del país embargante quedan obligadas a dejar de comerciar con las del embargado», recuerda José Teixeira. «Pero a veces, algunas compañías se olvidan de cortar los canales de abastecimiento con sus proveedores de la lista negra y se arriesgan a demandas judiciales. La herramienta de control y de vigilancia de pagos, que actualiza regularmente su base de datos, podrá enviar advertencias y evitar que la empresa sea sancionada». La principal ventaja es prevenir los posibles problemas que se derivarían de mantener relaciones comerciales involuntarias con entidades de la lista negra.

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