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Funciones e importancia del departamento de cuentas a pagar

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Las cuentas a pagar constituyen los créditos comerciales, que le conceden los proveedores y acreedores de la empresa, para el desarrollo de su actividad económica. En las grandes empresas, la contabilización y gestión de estas cuentas suele aglutinarse en el departamento de cuentas a pagar.

  • Te explicamos el funcionamiento del departamento de cuentas a pagar.
  • Conoce las principales funciones del departamento de cuentas a pagar y el software que utilizan para optimizar su funcionamiento.

Las cuentas a pagar suponen una forma de financiación de la empresa sin intereses, por lo que su buena gestión es fundamental para el equilibrio financiero de la empresa.
Sin embargo, las empresas deben cumplir con la Ley 15/2010, de 5 de julio,  por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. Esta normativa especifica que no deben demorar sus pagos más de 60 días.

Contenido del post

  1. ¿Cómo segregar las funciones administrativas y contables en una gran empresa?
  2. ¿Cómo optimizar con la tecnología el departamento de cuentas a pagar?
  3. Funciones del departamento de cuentas a pagar

La correcta realización de los pagos en tiempo y forma es un indicador de solvencia y seriedad de una empresa. Por este motivo, el departamento de cuentas a pagar debe buscar el equilibrio entre financiarse con sus proveedores y cumplir puntualmente con los compromisos de pago adquiridos.

La morosidad, sobre todo si es reiterada, puede suponer:

  • La pérdida de proveedores clave para la empresa.
  • Una pésima imagen de cara a los proveedores que han confiado en ella.
  • Acabar trasladándose a listas y foros de morosidad que pueden dificultar la adquisición de futuros bienes y servicios estrangulando de esta manera la actividad empresarial.

Las sociedades también deberán publicar de forma expresa las informaciones sobre plazos de pago a sus proveedores en la Memoria de sus cuentas anuales.

1) ¿Cómo segregar las funciones administrativas y contables en una gran empresa?

La manera de llevar la contabilidad en las grandes empresas usuarias de ERPs, unida a uno de los principios del control interno que es la segregación de funciones para la prevención del fraude, provoca que las tareas de los grandes departamentos de administración dividan las tareas a realizar principalmente de la siguiente manera:

  • Cuentas a Pagar – Accounts Payable (AP)
  • Cuentas a Cobrar – Accounts Receivable (AR)
  • Tesorería – Treasurer
  • Contabilidad General – General Ledger (GL)

2) ¿Cómo optimizar con la tecnología el departamento de cuentas a pagar?

La implementación de tecnologías de automatización de procesos administrativos afecta de manera notable al área de cuentas a pagar. Este departamento puede utilizar distintos tipos de software para optimizar la gestión administrativa y contable de la empresa.

  • La correcta digitalización de las facturas recibidas y de su documentación anexa, así como la utilización de sistemas OCR (Optical Character Recognition) para la lectura de facturas y otros documentos, otorgan una ventaja competitiva a las empresas que gestionan eficientemente sus facturas a pagar.
  • Workflows automatizados de aprobación de facturas. La automatización de los procesos de gestión y aprobación de facturas busca la maximización de la eficiencia del procedimiento y la reducción de los costes asociados al proceso. El ahorro puede ser considerable si la gestión se realiza correctamente.
  • Recepción de facturas electrónicas. La gestión digitalizada de facturas, así como la adaptación a la recepción de facturas electrónicas, optimiza la gestión de las facturas en los departamentos de cuentas a pagar. Uno de los sistemas que permiten el intercambio electrónico de datos integrados en los documentos comerciales es el sistema EDI (Electronic Data Interchange).
  • Parametrización de la cuenta contable del proveedor o acreedor para optimizar la tarea de contabilización. Sage 50 optimiza el proceso de contabilización de las facturas de proveedores al permitir parametrizar en la cuenta del proveedor o acreedor: el IVA, la cuenta de gasto habitual, las previsiones de pago y permitir contabilizar el pago en el momento de contabilizar la factura.

3) Funciones del departamento de cuentas a pagar

Las funciones del departamento de cuentas a cobrar abarcan todo el ciclo que va desde que se recibe una factura, hasta que se produce su pago. En líneas generales las principales funciones serian:

  • Escaneo y verificación de las facturas si se utilizan sistemas de digitalización
  • Revisión de facturas de proveedores, determinando su aprobación o rechazo.
  • En el caso de ser aprobadas las facturas, proceder a su contabilización asignando las cuentas contables correspondientes, si no se hace ya automáticamente.
  • Realizar la programación de pago a proveedores en las fechas previamente definidas.
  • Seguimiento de facturas vencidas de proveedores y analizar sus motivos.
  • Reportar la información relativa a su área, tanto a usuarios internos como externos.

Por lo tanto, el departamento de cuentas a pagar debe contar con los mejores profesionales. Así como el mejor software para poder optimizar la gestión de los pagos, ya que es un departamento clave para el buen funcionamiento de la empresa.

Nota del editor: Este artículo fue publicado en 2014 y actualizado a 2021 por su relevancia.