Cómo estandarizar los procesos de cobros y pagos en la gestión de tu tesorería

En este post analizamos cómo la automatización y estandarización de procesos de cobros y pagos y en general de la gestión de tesorería permiten agilizar y reducir tareas administrativas y contables. Además, repasamos qué herramientas se necesitan para llevar a cabo esta tarea de forma óptima.

• La transformación digital supone básicamente “modernización” y por tanto, una revisión de la forma de hacer determinadas cosas, para mejorar la forma de hacerlas.
• Las empresas se plantean una revisión de las tareas y principalmente de cómo están realizando. Se trata de mejorar los procesos que soportan cada una las funciones de tesorería y en general de los departamentos financieros.

Se busca hacer las cosas de una forma más eficiente, para ahorrar tiempo y costes pero también para reducir errores e incidencias. Y, muy importante, tener un mayor control/seguridad y más visibilidad / rapidez en disponer de la información. Para conseguir todo esto las empresas establecen nuevos procedimientos para conseguir principalmente:

• Automatización: Menos trabajo manual / Menos errores.
• Control: Más seguridad / Menos riesgos
• Visibilidad: Más información / más rápido.

La estandarización de los procesos mejora la automatización y el control, a la vez que evita duplicidad de tareas y pérdidas de tiempo innecesarias para el funcionamiento de la empresa. Un aspecto importante es control y eficiencia en todos los procesos relacionados con la gestión de cobros y pagos, y de esta forma cumplir con los gastos de estructura, pago de nóminas, procesos de cobro a clientes, etc.

Objetivo: optimización del cash flow

La meta de toda empresa es optimizar su cash flow. No obstante, atajar el camino hacia su consecución solo es posible estandarizando todos los procesos internos. Desde la gestión de riesgos hasta las reclamaciones de deudas, pasando por las incidencias de clientes o el workflow de actividades, donde se indique de forma precisa las tareas a ejecutar, quién es el responsable o cuánto tiempo tiene para realizarlas. El primer paso para estandarizar gestiones es evitar los procesos manuales, que pueden inducir a error, especialmente si hablamos de los procesos de cobros y pagos, que, al fin y al cabo, permiten tener una idea general del volumen de tesorería de que dispone la empresa. En este artículo, te contamos cómo estandarizar los procesos de cobros y pagos, con la tecnología como herramienta principal. ¡Comparte! Disponer de soluciones de estandarización de procesos da ventajas competitivas a todas las empresas.

¿Cómo automatizar los procesos de cobros y pagos?

La definición de procedimientos internos y adopción de buenas prácticas en la gestión de los pagos, la puesta en marcha de mecanismos de auditoría y control y la selección de herramientas especializadas permitirán mejorar la eficiencia y la seguridad de los procesos de pagos.

1. Previsiones de cobros y pagos. La disponibilidad de previsiones completas y fiables aseguran la obtención de ingresos y conocer el volumen de tesorería con el que van a contar a corto plazo.
2. Políticas y normas de pago exigibles que aseguran la protección y detección de fraudes.
3. Procesos de pago sencillos, automatizados y digitalizados.
4. Implementación de soluciones de autorización y envío de pagos a bancos en la empresa.

Además de estos elementos, ¿qué otras pautas han de considerarse para automatizar los procesos de cobro y pagos? En líneas generales, no basta con implementar una solución de gestión de tesorería y conectividad con bancos, sino que además se deben maximizar sus posibilidades, por lo que, desde el departamento financiero, es necesario: Además de estos elementos, ¿qué otras pautas han de seguirse para automatizar los procesos de cobro y pagos? En líneas generales, no basta con implementar un software de gestión de la tesorería, sino que además se deben maximizar sus posibilidades, por lo que, desde el departamento financiero, es necesario es necesario:

Para estandarizar los cobros

• Recopilar y procedimentar la gestión de datos de clientes, incluyendo las facturas emitidas y enviadas, pero también los datos bancarios, identificadores, historial, etc.
• Supervisar periódicamente las cuentas de clientes, considerando aspectos como la evolución del crédito acumulado y vencimiento de sus deudas. Al fin y al cabo, la morosidad no deja de ser un coste financiero que impide generar tesorería y afecta gravemente a la competitividad de la empresa.
• Las herramientas de gestión de clientes, por ejemplo, ayudan en la gestión automática de la deuda, mediante seguimiento o recobros de facturas impagadas, pero también interactúan con clientes potenciales y reales a medida que avanzan por las distintas fases del ciclo de venta.

Para estandarizar los pagos

• Introducir las propuestas de pago en el sistema de gestión, de forma que, tras la recepción de una factura, se realicen las comprobaciones pertinentes.
• Llevar a cabo un control previo de previsiones, e históricos relacionados con el periodo medio de pago a proveedores
• Implementar un canal único de aprobación, firma y transmisión de pagos a los bancos, para el perímetro de gestión de la organización (países, bancos, filiales)

Para homogeneizar ambos procesos (cobros y pagos)

• Realizar seguimientos periódicos de cobros y pagos para garantizar que la información añadida es correcta y si la estandarización implementada es realmente funcional.
• Formar adecuadamente al equipo que interactúe con el sistema de gestión de la empresa.
• Optimizar los recursos humanos, por ejemplo, evitando a un equipo técnico cualificado la realización de tareas manuales. Las personas deben contar con las mejores herramientas para que la empresa consiga sacar el máximo partido de ambos activos (personas y tecnología).

La tecnología: una herramienta imprescindible para la estandarización de cobros y pagos

La gestión manual de los procesos empresariales forma parte del pasado. Hoy en día, solo la tecnología puede ayudar a las empresas en la tarea de estandarizar los procesos, sobre todo cuando hablamos de grandes empresas, que cuentan con multitud de departamentos necesitados de una coordinación mucho más estricta.

Beneficios de las herramientas digitales de tesorería para la automatización de procesos

Gestionar la cartera de una entidad requiere de soluciones de conectividad financiera que no solo cumplan con los requisitos de seguridad necesarios, sino que sean capaces de ordenar y automatizar pagos o recibir cobros nacionales e internacionales, analizar posiciones financieras, así como transmitir ficheros y mensajería instantánea con total confidencialidad.

Las herramientas de tesorería actuales facilitan a los directores financieros la estandarización de los procesos de cobros y pagos que, además,  son compatibles con los softwares ya instalados.

A continuación, te ofrecemos los beneficios que aporta una herramienta de tesorería:

1. Tener el máximo control en las transacciones

El uso de soluciones específicas y compatibles para todos los departamentos permite la reducción de errores a través de un control real en las transacciones. Este tipo de herramientas ofrecen las siguientes funcionalidades:

• Perfiles de usuario, con recursos de visualización acotada en función del perfil del usuario y del tipo de fichero.
• Trazabilidad en los documentos de cobros y pagos, que permite al sistema de gestión automatizar la contabilización de los cobros y los pagos y adelantarse a la recepción de los extractos bancarios.
• Confirmaciones bancarias automáticas de envío y recepción (ACKs)
• Workflow de aprobaciones y firmas firma digital. Con este recurso se pueden evitar los cuellos de botella en los trámites administrativos, comerciales y legales abiertos.
• Confidencialidad de datos. Proteger los datos de la empresa es fundamental para cumplir con el RGPD, pero también para obtener seguridad durante la firma y pagos, así como en las transmisiones.

2. Conseguir la eficiencia deseada

• Los sistemas de tesorería actuales gestionan los cobros y pagos mediante un canal único para la aprobación y transmisión de pagos, ofreciendo cobertura total de todo el mapa bancario.
• Además, pueden compatibilizarse con el software de gestión con el que ya cuente la empresa.
• La inmediatez a la hora de obtener información permite afrontar las auditorias con eficacia.
• Sencillez de transacciones. La posibilidad de realizar firmas desde web y móvil para todos los bancos, empresas y tipos de fichero, mediante un entorno único para validadores y firmantes con una navegación intuitiva, aumenta la eficacia de las gestiones.

Implantar una herramienta de tesorería que estandarice los procesos de cobro y pagos siempre es rentable. Su instalación disminuye los períodos medios de cobros y pagos y alivia la gestión de las actividades rutinarias, permitiendo dedicar más tiempo a tareas de valor añadido como el análisis financiero, las negociaciones con bancos y aseguradoras, o la atención a demoras de incidencias y segmentos de clientes que pueden llegar a convertirse en incobrables. Nota del editor: Este artículo fue publicado por primera vez en 2021 y actualizado a 2022 por su relevancia.