Gestión de pagos y cobros: Estrategias para una administración financiera eficiente

En este contenido, te explicamos la importancia de la gestión de cobros y pagos. Además, te explicaremos cómo diseñar los procedimientos para llevarla a buen término y te indicaremos cómo te puede ayudar la automatización.

• La tecnología es el mejor aliado en la gestión de cobros y pagos.
• Los pagos son un elemento esencial en el diseño de experiencias.

La gestión de pagos y cobros es una de las facetas más cotidianas en todo tipo de negocios y actividades. Es inseparable de la corriente de bienes y servicios y factores de producción que implica cualquier empresa.

Sin embargo, no siempre se le presta el mismo grado de atención. De hecho, un esfuerzo esmerado en este campo es un signo de buena administración. Suele coincidir que los negocios que más dedicación prestan a la gestión de cobros y pagos, por lo general, destacan por llevar especialmente bien todo tipo de procesos.

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Consejos para optimizar tu gestión de pagos y cobros

Aunque hay miles de prácticas que pueden mejorar tu gestión de pagos y cobros, algunas pueden realizar una contribución especialmente importante. Puedes seguir los siguientes consejos:

• Realiza regularmente previsiones de flujos de caja. Si son correctas, te servirán para aproximar las necesidades de liquidez de tu negocio en cada momento.
• Elabora estados de flujos de tesorería. Aunque no son obligatorios en cuentas anuales abreviadas, son la referencia que te va a permitir controlar cuánto dinero te llega o te sale y cuándo y por qué vías lo hace.
• Consolida todos los datos de tesorería en una única herramienta. Eso te permitirá contar una visión global.
• Categoriza tus clientes y deudores en función del riesgo de impago. Podrás elaborar diferentes perfiles de gestión de cobro y realizarás un seguimiento más adecuado a las circunstancias.
• Utiliza al máximo las ratios de tesorería. Son tu mejor guía para analizar hasta qué punto la liquidez fluye bien por tu negocio sin comprometer tu capacidad de pago ni la rentabilidad empresarial.
• Presta atención a los procesos de datos de tesorería. Tienes que llegar más allá del dato sobre cobros o pagos y llegar a los algoritmos que sirven para tratarlos, de forma que puedas valorar si están actualizados. 
• Realiza formaciones periódicas a tus trabajadores con funciones de gestión de cobros o pagos. Es la mejor manera de aprovechar nuevos protocolos asociados a novedades tecnológicas y jurídicas.
• Rodéate de buenos profesionales, tanto internos como externos. El cobro y el pago son acciones con implicaciones de todo tipo: mercantiles, de facturación, contables, de gestión de tesorería, de seguridad informática, de diseño y usabilidad, de confección de protocolos, etcétera.

La gestión de cobros y pagos está íntimamente relacionada con muchas áreas de tu empresa.

Cómo se gestiona el flujo de efectivo

En la actualidad, lo mejor es tener muy bien estudiadas y diseñadas las experiencias y estrategias de pagos y cobros. Aunque cada situación demandará unas prácticas concretas, en todas ellas deberás estudiar ciertos aspectos para poder negociarlos con tu contraparte:

• Disponibilidad de medios de pago o cobro. Emplear muchos puede complicar algo el seguimiento, pero permite adaptar el proceso a las necesidades de cada operación. 
• Seguridad del pago, tanto física como informática. No todas las operaciones exigen las mismas medidas para garantizarla. 
• Comodidad de cobrador y pagador. Esto es especialmente relevante cuando te relacionas con consumidores finales o empresas o autónomos poco habituados a la gestión de cobros y pagos.
• Posibilidades de financiación y garantías requeridas. Si se estudian bien, facilitan que las operaciones comerciales, financieras, de inversión y desinversión, etcétera puedan tener lugar.
• Documentación, tanto del pago como de la operación. En algunos casos, puede ser necesario ligar el pago al intercambio de documentos.
• Tratamiento de datos de pago. Puede ser muy útil para el diseño de experiencias de cobro o pago y para analizar el impacto de la tesorería en el negocio. Debes, en todo caso, respetar las normas de protección de datos.
• Efectos fiscales del pago. En general, la mayoría de los impuestos siguen la corriente real de bienes y servicios. Sin embargo, hay supuestos, como, por ejemplo, los pagos anticipados en el IVA en los que el momento del desembolso puede afectar al devengo.
• Monitorización de reclamaciones de clientes o proveedores. Muchas de ellas están relacionadas con los pagos de forma directa (morosidad, importes incorrectos, problemas al realizar el desembolso, etcétera). 
• Empleados implicados. Debes aclarar quién puede cobrar o pagar, cómo lo hace, los poderes de los que dispone y su documentación, los controles internos, etcétera.

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La automatización y la mejora de la gestión de pagos y cobros

En este campo, hay dos líneas de automatización:

1. La que se orienta al lanzamiento automático de los pagos. Para ello, se requiere un gran control sobre la tesorería. Además, debe haber un algoritmo informático pactado entre cobrador y pagador que traduzca todas las vicisitudes por las que puede pasar la relación. Lógicamente, para ello, es también necesario un sistema automatizado de entrada de datos y mecanismos que garanticen que estos no van a ser falseados.
2. La dirigida a la automatización de tareas relacionadas con el tratamiento de datos de cobro o pago. A partir de estos, surgen labores de facturación, contables, de gestión de tesorería, comerciales, fiscales, financieras… La automatización pretende un engarce y aprovechamiento conjunto de los datos. Con pocos clics puedes tener gran parte del trabajo bajo control.

Estas últimas tareas han venido consumiendo muchos recursos en las pequeñas empresas. Detrás de cada cobro o pago había que hacer muchas comprobaciones y repetir una y otra vez trámites repetitivos pero imprescindibles. 

Todo esto ha cambiado con herramientas como Sage Active que han facilitado la automatización de labores tan importantes como la generación de asientos contables, la obtención de informes, las conciliaciones o el seguimiento de los plazos.

El resultado es palpable. Los pequeños negocios han liberado muchas horas de trabajo, tanto de empleados propios como de profesionales externos. Eso ha permitido dedicar a las personas dedicadas a estas labores a otras más especializadas y orientadas a la mejora del negocio. En particular, se ha avanzado en capacidad de análisis, interpretación del entorno, seguimiento de transformaciones internas y elaboración de información de calidad para la toma de decisiones.

Por tanto, la automatización de la gestión de pagos y cobros se ha convertido en una herramienta de adaptación al entorno y en una palanca de crecimiento.