Gestión de poderes bancarios: El otro reto para la seguridad de las transacciones financieras

La gestión de los poderes bancarios no es solo una respuesta a las obligaciones legales en materia de seguridad financiera: es uno de los fundamentos principales de la definición de una política de seguridad.

Este tema es fundamental para todas las empresas, puesto que afecta a la seguridad de las transacciones financieras y a la lucha contra el fraude.

Se trata de determinar quiénes son los empleados que tienen autorización para operar en las cuentas bancarias, así como el nivel de esa autorización y el tipo de acciones autorizadas (transferencias, emisión de cheques, etc.), y de comunicárselo a las entidades bancarias. Gestionar las circularizaciones bancarias, organizar los historiales o ser capaces de generar los informes adecuados para los auditores son actuaciones indisociables de esa gestión de poderes.

Para ello, es necesario definir:

• Los riesgos y las responsabilidades en la cadena de delegaciones de poderes.
• Los eventos que deben provocar la actualización de esos poderes bancarios garantizando una auditoría permanente y los correspondientes informes más idóneos.

La organización de esos poderes es una etapa importante que implica elegir entre centralización o descentralización según el grado de concentración de riesgos.

No hay que confundir la delegación de firma con la delegación de poderes. Y es que la persona que delega sigue siendo titular del poder (es responsable), mientras que la persona en la que delega tiene derecho a firmar pero sin autonomía. Solo se encarga de la puesta en práctica del poder de decisión de quien delega.

Por tanto, dentro de la empresa, las delegaciones de poderes y de firmas deben gestionarse por separado.

Esa gestión puede convertirse en un auténtico quebradero de cabeza para las empresas que tienen un gran número de cuentas bancarias o que operan con normas de delegación de poderes bancarios especialmente complejas.

Hoy, la gestión de los poderes bancarios se suele descentralizar, por ejemplo en cada entidad de un grupo, y tratar manualmente (archivos Excel, archivado en papel, etc.). Además, es fácil sopesar el riesgo que eso conlleva para una empresa y entender por qué la gestión de los poderes bancarios es una cuestión que preocupa enormemente a los servicios financieros.

La puesta en marcha de una solución de gestión de los poderes adecuada contribuye a optimizar las operaciones financieras y a garantizar su seguridad. Se enmarca en esa visión global, «holística», de prevención de los riesgos de fraude. Implantar una solución tecnológica adaptada permitirá identificar las zonas de riesgo, dejar claros los procesos, optimizar la gestión de las delegaciones garantizando su seguridad y cumplir las obligaciones legales.

Una buena herramienta debe garantizar una gestión precisa de la información relativa a todos los tipos de poderes y delegaciones de firma posibles: cuentas bancarias, poderes de gestión en los ciclos de compra, de venta, de pago de nóminas o de tesorería. La herramienta también debe servir para comprobarlos y actualizarlos cuando haya cambios (como la marcha de una persona, nuevos límites, nueva cuenta, etc.) de forma fácil y rápida, con unos circuitos de aprobación sólidos.

Poder saber en todo momento quién es responsable de qué, quién tiene firma, en qué ámbito, para qué tipo de operaciones, hasta qué importe, consolida la cadena de confianza.