[PODCAST] Consejos básicos sobre facturación para pequeñas empresas

En este episodio de Sage Advice Podcast,«Gestión empresarial como clave del éxito», Joan Boluda nos da algunos consejos básicos sobre facturación para pequeñas empresas.

• Conoce los conceptos de facturación que todas las pequeñas empresas deberían conocer para poder llevar al día su facturación sin errores. 
• Que toda la plantilla se familiarice con las facturas es esencial para la buena salud de cualquier negocio. 

Muchas pymes no llevan nada bien eso de la facturación. Para ellas, cada factura emitida o recibida (y ya no digamos las pendientes) es como un dolor de muelas. Es una obligación que no entienden y que cubren como buenamente pueden. En realidad, toda esa frustración es producto de una concepción equivocada. 

Como todo en la vida, una buena facturación debe asentarse sobre unas bases sólidas. Así y solo así es como lograremos convertir lo que nos podía parecer una actividad tediosa en una de las herramientas más útiles del negocio. 

1. El conocimiento es poder

No nos puede extrañar que la primera base de todas sea el conocimiento. Seguramente, cuando tenemos una mala relación con las facturas, lo más habitual sea que toda la plantilla se escabulla y deje la responsabilidad en las manos expertas del asesor o del departamento contable o administrativo.  

Sin embargo, nos encontramos ante un documento que tiene unas implicaciones que van más allá de documentar una operación mercantil o cumplir con unas obligaciones tributarias.  

Es bueno, por tanto, diseminar el conocimiento sobre facturación a lo largo de la empresa, pero adaptado a las labores de cada empleado. Hay que entender la facturación como un punto intermedio en un proceso de datos.  

Muchas veces, el problema de las empresas a las que les cuesta tanto facturar es que no han sabido enfocar la utilidad de las facturas. Solo lo ven como una obligación. Olvidan que en ese pequeño documento registramos datos clave de la operativa del negocio. 

¿Qué tipo de información nos ofrecen las facturas?

Como si de una novela policiaca se tratase, las facturas son las que tienen la mayoría de las respuestas: el quién, el cuándo, el dónde, el cuánto (y por cuánto) … Nos queda saber los porqués que han llevado a cada operación. Y eso pasa por relacionar datos de facturación con otros procedentes de las diferentes áreas del negocio. 

Por ejemplo, pensemos en un almacén. Las facturas nos van a decir cuándo realizamos un aprovisionamiento de productos, de qué tipo eran, a quién compramos, el día que se realizó el pedido y el del pago, cuánto costaron, el número de unidades físicas que pedimos… 

Con todo ese tipo de datos, podremos cubrir nuestras obligaciones de facturación, pero nosotros queremos más. Necesitamos saber qué pasó con el pedido que refleja la factura. ¿Llegó a tiempo? ¿Dónde se almacenó y en qué circunstancias? ¿Cuándo salieron los productos del almacén? Y, ¿cómo no?, también nos interesa ir hacia atrás y saber por qué pedimos esos productos a ese proveedor y no a otro, por qué decidimos hacer el pedido en ese momento exacto, qué condiciones requerimos… 

La factura es como un kilómetro cero en nuestros procesos de información. Es un punto de salida y llegada, una referencia que, de un modo u otro, está marcando el ritmo de trabajo de nuestro negocio y aporta coherencia y trazabilidad a los datos. 

2. La factura como experiencia

El siguiente aspecto básico que hay que interiorizar es que no solo nos importa la factura como documento, sino también como experiencia. ¿Recuerdas cuando te pones en contacto con ese proveedor que comete muchos errores, nunca envía las facturas a tiempo, no sabe rectificarlas, no es capaz de comprobar si reflejan la realidad de la operación, no puede visualizarlas o imprimirlas en el formato que le pidamos…? Eso es una mala experiencia.  

Por ello, debemos trabajar la experiencia de facturación del mismo modo que la de consumo o la de pago. De hecho, la experiencia de facturación y la de pago son como hermanas siamesas. Debemos trabajar de forma conjunta su fluidez, comodidad, seguridad… 

3. La tecnología: el gran aliado de la facturación

Contamos con un gran aliado para abordar este gran reto que es la facturación: la tecnología. En los últimos años, hemos visto grandes hitos, en gran parte relacionados con la facturación electrónica. Por ejemplo, hemos descubierto que las facturas tienen su mejor hogar en la nube, un hogar colaborativo, seguro y que agiliza los procesos en cualquier momento y lugar. Y lo mismo pasa con la automatización con programas de programas de facturación, que está aportando su granito de arena en la contabilización de las facturas. 

La tecnología de facturación está en plena efervescencia: desde soluciones basadas en la cadena de bloques que facilitan la trazabilidad a nuevos sensores y fuentes de datos que complementarán los de las facturas, pasando por herramientas de inteligencia artificial que resuelvan dudas de facturación de clientes y proveedores, entre otros muchos avances. Y sin olvidar un software como Sage Contabilidad y Facturación, que permite a autónomos y pymes tomar el control del negocio de modo rápido y sencillo. 

Y recuerda que la facturación es un proceso prioritario relacionado con los datos del negocio y que impulsa día a día el avance de pymes y autónomos.  

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