Proceso de legalización de libros 2014

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¿A qué afecta?

A la presentación de libros de los empresarios para su legalización, por el Registro Mercantil.

¿A quién le afecta?

A todo empresario persona física, jurídica, o entidad, obligado a llevar contabilidad según establece el Código de Comercio.

¿Cómo afecta?

Los usuarios podrán generar la legalización de libros con su programa informático, o con el programa Legalia. Ya está disponible la versión del programa Legalia para la legalización del libros del ejercicio 2014, versión 1.0.8.
Para todo ejercicio iniciado a partir del 29/09/2013, la legalización de los libros obligatorios y los no obligatorios de los empresarios, deberá de generarse en formato electrónico y enviarse a la legalización vía telemática.
Cualquier libro correspondiente a un ejercicio iniciado hasta el 28/09/2013, que ya se legalizó y por distintos motivos ha de volver a legalizarse, podrá legalizarse en el mismo formato en que lo hizo.
Peculiaridades del la Legalización 2014, por ser el primer ejercicio de legalización obligatoria en formato electrónico. Todo usuario que:

  • Posea libros que hasta el ejercicio anterior se hayan legalizado en papel, ha de llevarlos al Registro Mercantil para su cierre. Con la información de la Diligencia de cierre del libro, que emite el Registro Mercantil, se cumplimentará la Certificación de cierre a adjuntar en el siguiente libro del ejercicio siguiente, que obligatoriamente será en formato electrónico.
  • Posea libros de actas, de socios, de acciones nominativas, o de contratos del socio único con la sociedad, que estén pendientes de legalizar, recuerde que puede legalizar los libros de estos tipos correspondientes al ejercicio 2014, y después hacer la legalización de ejercicios anteriores que tiene pendiente.
  • Recuerde que el libro de Detalle de Actas, puede legalizarse en cualquier momento del ejercicio a efectos probatorios, pero su contenido ha de estar incluido en el Libro de Actas anual.
  • Recuerde que si no ha legalizado el libro inicial de Actas, de Socios, de Acciones nominativas, o de Contratos de la sociedad con el socio único, puede incluir todo su contenido en uno o varios de los primeros libros electrónicos que se legalicen, informando de ello con Certificación del órgano de la administración de la empresa que acredite su validez. El valor probatorio de estos libros será apreciado en su caso por los Tribunales. Instrucc.15ª.
  • Recuerde que todos los libros han de legalizarse durante los cuatro primeros meses posteriores al cierre del ejercicio, salvo el de Detalle de actas que puede legalizarse en cualquier momento del ejercicio.

También está disponible la certificación a adjuntar con el primer libro que se legaliza en formato electrónico. El documento es distinto según sea el empresario una sociedad o un empresario individual.
Procedimiento de generación y envío de la Legalización 2014:

  • Legalización normal:
    • Fichero ZIP
    • Instancia
  • Legalización que contiene uno o más libros, que se legalizan por primera vez en formato electrónico:
    • Fichero ZIP
    • Instancia
    • Certificación de cierre de libros en papel
  • Legalización libros de socios, o acciones nominativas, que se han roto, inutilizado o han sido robados
    • Fichero ZIP
    • Instancia
    • Acta Notarial o Denuncia
  • Legalización de libros cuando hay problemas técnicos en la página web, Registradores.org. Personalmente en el Registro se entregará:
    • En CD, o Disquete:
      • Fichero ZIP
    • Impreso en papel:
      • Instancia
      • Certificación (si se corresponde con alguno de los 3 último casos anteriores).
  • Legalización de libros rectificados que corresponden a ejercicios distintos. Se generará una legalización por cada ejercicio comenzando por el ejercicio más antiguo. Ejemplo; rectificación de varios libros correspondientes a los ejercicios 2006, y 2013:
    • Envío de rectificación del ejercicio 2006:
      • ZIP(con los libros rectificados)
      • Instancia
      • Certificación del órgano de administración, que informa del error
    • Envío de rectificación del ejercicio 2013:
      • ZIP(con los libros rectificados)
      • Instancia
      • Certificación del órgano de administración, que informa del error.

¿Cuándo afecta?

Para las legalizaciones de libros de los empresarios que correspondan a ejercicios iniciados a partir del 29/09/2013.

https://www.registradores.org/estaticasm/formularios/CertificacionCierreLibrosSociedad.pdf

https://www.registradores.org/estaticasm/formularios/CertificacionCierreLibrosEmpresario.pdf