Bien gérer fonds de roulement et cash est essentiel pour les TPE

A fin mai 2018, 52 534 entreprises ont fait faillite (chiffres sur 12 mois). Pour l’essentiel , il s’agit de TPE ou de PME. L’absence de cash et un mauvais suivi du fonds de roulement constituent les raisons de ces disparitions. Dans ce contexte, il est pertinent de se poser la question: comment dans les TPE les entreprises suivent-elles leur cash et leur fonds de roulement ? Nous allons vous présenter cela au travers de notre expérience de DAF et d’auditeur pour une banque.

La situation générale

Les TPE sont de très petites entreprises. Elles se constituent de son dirigeant entouré d’une équipe réduite, voire pas d’équipe. Les dirigeants n’ont en règle générale pas ou très peu d’expérience de gestion. Leur préoccupation première est de vendre et faire du résultat. Dans ce contexte, leur parler de fonds de roulement est souvent inaudible. Quant au cash, il est souvent une préoccupation quand il vient à manquer. Mais pour le reste, il n’y a pas de connaissance des mécanismes qui permettent d’accélérer les rentrées de trésorerie.
Cette vision est bien sûr, un peu exagérée. Tous les dirigeants n’ont pas les mêmes parcours. Vous trouverez des dirigeants de TPE beaucoup plus attentifs à ces problématiques de cash et de fonds de roulement.

Pour l’essentiel, les TPE n’ont pas de comptable au sein de la société. Tout est alors confié à l’expert-comptable. Celui-ci va récupérer les éléments et enregistrera, au mois le mois, les écritures comptables. L’information ne sera en général disponible pour l’entreprise qu’au courant du mois suivant. À titre d’exemple, la comptabilité du mois de janvier ne sera disponible que fin février. Il y a donc un décalage important.
L’expert-comptable a pour activité principale la comptabilisation, la paie, les déclarations fiscales et sociales. Tout cela est essentiel, mais ne permet pas à la TPE de gérer son cash.

La TPE et le cash

Dans la TPE, il n’y a en règle générale que peu de suivi de la trésorerie. Il n’y a pas de budget de trésorerie, et dans la majorité des cas, il n’y a pas de prévisions de trésorerie à court terme.

Les TPE sont en général peu organisées pour la relance client. Elle est faite en général au coup par coup. Au lieu d’intervenir juste après l’échéance, elle sera le plus souvent faite avec un décalage important de 15 jours, voire 1 mois. Pourquoi cela ? Il y a plusieurs raisons liées à la fois à l’absence de l’information disponible, et à l’emploi du temps surchargé du dirigeant.

L’information est chez l’expert-comptable. Toutefois, les TPE, les mieux organisées, gardent soit une copie des factures clients, soit les enregistrent dans un fichier Excel avec les dates d’échéance. Dans ce cas, elles disposent de l’information des factures échues et en suivant leur compte bancaire. Elles peuvent noter dans ce fichier toutes les factures réglées. Elles savent alors quelles sont les factures échues non réglées. Mais c’est un travail supplémentaire. Le temps passé à réaliser ce travail est, bien entendu, variable en fonction des sociétés et de la typologie des clients. Mais, cela peut aller de quelques minutes par semaine à plusieurs heures. À noter que notre constat c’est que les TPE sont peu nombreuses à faire cela.

Le manque de temps est également un souci. Le dirigeant n’a pas toujours à ses côtés une assistante pour l’accompagner, ou celle-ci a déjà beaucoup de travaux administratifs à réaliser, jugés plus essentiels, comme faire les factures et les envoyer. Le dirigeant doit donc également faire la relance, mais il doit également trouver des prospects, vendre, produire … Le temps disponible pour relancer les clients est donc faible. Ce n’est que lorsque la trésorerie devient trop tendue qu’il va vraiment s’atteler à cette tâche.

Les outils de prévision de trésorerie

Soyons clair, dans la grande majorité des cas, les TPE n’ont pas d’outil de prévision ni à court terme, ni sur 1 an. La navigation se fait souvent à vue et grâce à l’expérience du dirigeant qui a en tête les grandes échéances de sortie de trésorerie. Les experts-comptables peuvent fournir des éléments sur l’évolution de la trésorerie, mais c’est généralement un constat du passé.

Comme nous l’avons indiqué ci-dessus, certaines TPE ont mis en place un suivi des factures clients. Les plus organisées tiennent un tableau Excel, où elles suivent la trésorerie avec d’un côté les factures clients non réglées et de l’autre les paiements à effectuer ce qui permet d’avoir une vision de la trésorerie sur 1 ou 2 mois. Ce type d’outil, même s’il est peu fréquent, est utile, mais il faut quelqu’un pour l’alimenter de façon régulière. En effet, c’est un travail extra-comptable. Cela nécessite donc du temps, de l’organisation et nous avons vu que c’est ce qui manque le plus dans les TPE.
D’autres TPE réalisent le suivi de trésorerie via le compte bancaire.

Les solutions

La première est la prise de conscience par le dirigeant que sa TPE a besoin de trésorerie et que sa taille, rend sa société particulièrement fragile. Cette prise de conscience est essentielle. Elle va lui permettre d’organiser son temps et celui de son équipe en intégrant la problématique du cash.

Une autre solution est d’utiliser les outils informatiques. Comme la quasi-totalité des TPE confie leur comptabilité à leur expert-comptable, l’idéal est de s’équiper d’une solution permettant de partager les données dans le Cloud avec lui. L’expert-comptable peut également disposer de logiciels spécialisés pour suivre la trésorerie. Il existe également des outils intégrés qui permettent à l’entreprise de suivre les projets, les factures, la comptabilité et la trésorerie.
Avec ces outils, vous pouvez également programmer des opérations de relance automatique par envoi d’emails. Il existe plusieurs niveaux de relance et les envois sont fait en fonction de retard prédéfini comme : relance 1 à date d’échéance (J) plus 5 jours, relance 2 à J+15 et relance 3 à J+30.

Conclusion

Les TPE n’ont pas beaucoup de temps à consacrer au cash et au fonds de roulement. C’est en règle générale le dirigeant qui le fait, lorsqu’il dispose d’une assistante cela fait partie de son travail. Le temps consacré à cela est bien entendu au détriment des autres activités comme la recherche de prospect, la vente, la production …
Pour améliorer la situation, il faut d’abord que le dirigeant prenne conscience de l’importance du suivi de la trésorerie et de l’importance de la relance client. Il doit s’appuyer sur son expert-comptable et des logiciels intégrés, dans le Cloud, qui lui permettront de ne pas ressaisir et de disposer d’une information pertinente pour sa trésorerie et sa relance.

Pour aller plus loin :
Rapport annuel de l’Observatoire des Délais de Paiement 2017
Rapport de la Banque de France sur les défaillances d’entreprise (juin 2018)