Après la transaction : vérifiez la conformité des opérations

Pour détecter les erreurs de prélèvements et les transactions frauduleuses, il est nécessaire d’utiliser un outil d’analyse et de reporting performant. Un fait divers récent l’a prouvé à nouveau.

Un cas récent de fraude contre lequel il faut se prémunir

Plusieurs centaine de milliers d’euros, c’est le montant qui aurait été dérobé par plusieurs personnes, dont deux étaient employées par la société. Une détournement important qui aurait dû être détecté plus rapidement par les responsables du système d’information de la structure en question. Mais quel a été le mode opératoire ?

Les suspects sont soupçonnés d’avoir organisés une manipulation informatique intelligente pour modifier les numéros de comptes bancaires de clients dormants ou inactifs de l’entreprise et les remplacer par leurs propres numéros de compte. Les escrocs auraient ensuite lancé de faux ordres de remboursements de trop-perçu à ces clients inactifs. Des remboursements versés par l’entreprise qui ont atterri directement sur leurs comptes. Ce type d’escroquerie montre à quel point conserver et analyser l’historique détaillé des différents flux financiers sont des enjeux vitaux pour traquer les anomalies et empêcher qu’une situation s’envenime.

Repérer les prélèvements suspects

Un outil de contrôle et d’audit tout au long de la chaîne des paiements est en effet incontournable pour José Teixeira, chef de marché Cash management et Electronic banking chez Sage. « Un dispositif de contrôle et d’audit donne les différents états des transactions réalisées. Le prélèvement a-t-il bien été exécuté ? De quel montant s’agissait-t-il ? Qui l’a reçu ? Le suivi en temps réel des opérations permet de réagir en cas d’erreur détectée. » Un mauvais destinataire ou un montant inhabituel par exemple.

L’analyse des opérations sur les relevés de compte à posteriori permet aussi de repérer les transactions douteuses . « Si un prélèvement surprise est constaté, sans aucune signature de mandat pour l’autoriser, ou encore s’est effectué au delà de ce qui était permis (limite de prélèvement, hors délai, ponctuel) l’outil de contrôle informe alors tout de suite l’entreprise », illustre l’expert de Sage. « Elle pourra ensuite effectuer une demande de remboursement auprès de l’établissement financier responsable et récupérer son argent. »

Détecter les erreurs récurrentes

L’analyse et l’audit a posteriori des paiements via un logiciel est aussi un moyen utile pour repérer certaines erreurs récurrentes. José Teixeira explique : « Cet outil va pouvoir établir une corrélation entre certaines anomalies et lancer une alerte. Si, par exemple, des irrégularités d’un même type sont détectées dans l’une de vos filiales, le dispositif pourra signaler le problème aux responsables des systèmes d’information. »

Dernier atout d’un tel dispositif : il pourra vérifier si vos clients sont toujours « fréquentables ». « Quand un pays fait l’objet d’un embargo, les entreprises sont sommées de ne plus commercer avec lui », rappelle José Teixeira. « Mais parfois, certaines sociétés oublient de couper les ponts avec leurs fournisseurs blacklistés et risquent des poursuites judiciaires. L’outil de contrôle et de screening payment, qui actualise régulièrement sa base de données, pourra envoyer des mises en garde et éviter à l’entreprise de subir des sanctions ». L’argument principal étant de prévenir d’éventuels ennuis à venir, entraînés par des relations involontaires avec des tiers blacklistés.

Pour en savoir plus : www.sage.fr