La GED : clé d’une gestion documentaire enrichie
La gestion électronique de documents (GED) offre un espace centralisé pour stocker et partager les documents de l’entreprise. Elle optimise à la fois votre gestion documentaire et vos processus métiers. Passage en revue des avantages de cette solution.
Avec la GED (gestion électronique de documents), vous disposez d’un environnement unique et centralisé pour stocker et partager les documents et données de l’entreprise. Cet espace vous fait une double promesse : optimiser votre gestion documentaire et optimiser vos process métiers.
- La centralisation de l’information
- Une gestion documentaire sécurisée et conforme
- Une collaboration décuplée
- Une meilleure gestion des flux d’informations
- Une optimisation des process de suivi et de validation
- Une intégration native vers les solutions Sage
Une plateforme unique de centralisation de l’information
La gestion électronique de documents (GED) est une solution numérique permettant de dématérialiser, stocker et partager l’ensemble des documents et des données indispensables au bon fonctionnement des entreprises, dont :
- les documents comptables ;
- les bons de commandes, les devis et les factures ;
- les contrats avec les clients, les fournisseurs et les partenaires ;
- ou encore les documents RH (bulletins de salaire, contrats de travail, etc.).
Vos équipes ont ainsi accès à une plateforme unique centralisant toutes les données. Ils peuvent ensuite réaliser de nombreuses actions depuis celle-ci : partager des documents, accorder des accès, notifier les autres utilisateurs, etc.
La GED : une gestion documentaire sécurisée et conforme
La data centralisée au sein de la GED est stockée dans un environnement numérique 100 % sécurisé, notamment par le biais d’un coffre-fort numérique conforme aux principales réglementations, dont le RGPD par exemple. Les données sont également préservées grâce à :
- un contrôle des accès et des utilisateurs autorisés ;
- des sauvegardes automatiques et régulières ;
- une traçabilité totale des actions réalisées.
1 TPE-PME sur 2 redoute la perte ou le piratage de ses données1
1Baromètre France Num 2024 : perception et usages du numérique par les TPE et PME – France Num – 2024
La GED répond ainsi au besoin de sécurité exprimé par les entreprises, notamment car elle protège les données de la perte, de l’altération et des accès non autorisés. Cette solution va aussi permettre d’assurer la conformité de la gestion documentaire qui sera exigée avec la future obligation de facturation électronique.
Une collaboration décuplée grâce à la GED
Au-delà du stockage sécurisé des informations, la GED permet de centraliser les données, de définir les accès, d’organiser les documents et d’automatiser la gestion documentaire. Grâce à ces fonctionnalités, elle favorise les échanges à l’interne et à l’externe, renforçant la collaboration et l’efficacité des process. Ce n’est d’ailleurs pas sans raison si 56 % des TPE-PME utilisent déjà une plateforme d’échange de documents en ligne.
La GED présente aussi l’avantage de pouvoir être connectée aux autres solutions métiers de l’entreprise (ERP, logiciel de paie, logiciel RH, etc.). Elle répond ainsi aux besoins des différents métiers : la comptabilité, la logistique, les ressources humaines, les sales ou encore les achats par exemple.
Une meilleure gestion des flux d’informations
Une fois déposés dans la GED, les documents peuvent être analysés grâce à l’océrisation afin d’être classés dans le bon dossier. Par exemple, l’outil peut reconnaître une facture et la placer dans le dossier du client correspondant, sans avoir à intervenir de façon manuelle. De quoi automatiser et simplifier la gestion documentaire.
Cet outil dispose aussi d’un moteur de recherche multicritères permettant d’optimiser la recherche d’informations et de documents. Les équipes peuvent ainsi identifier un fichier ou un lien vers de la data (au format ACS pour la facture électronique par exemple) plus efficacement, avant de pouvoir éventuellement le partager avec les utilisateurs autorisés.
Un workflow pour optimiser les process de suivi et de validation
La GED permet de créer un workflow intuitif qui fluidifie le flux de travail et la gestion des tâches. Elle permet notamment de créer des circuits de validation et de définir les actions qui sont attendues de la part des équipes. Pour cela, une notification peut leur être envoyée pour les informer des tâches à réaliser.
Certains documents peuvent être automatiquement assortis d’une demande de validation : les notes de frais, les devis et les contrats par exemple. Lorsqu’un tel document est déposé dans la GED, une tâche est attribuée au collaborateur compétent de manière automatique.
Une intégration native vers les solutions Sage
Pour enrichir les réponses apportées aux besoins des clients, la GED peut être intégrée nativement aux solutions de gestion Sage, dont Sage 100 et Sage FRP 1 000. Elle va ainsi permettre d’unifier les documents bureautiques issus de workflows internes et la data externe.
La solution développée par Sage offre d’ailleurs de nombreuses fonctionnalités différenciantes : un moteur de recherche intuitif, l’extraction des informations contenues dans les documents, un classement automatique des documents, un archivage sécurisé grâce à la signature électronique, un workflow de suivi simple pour les utilisateurs non techniques ou encore des fonctions de collaboration (fil de discussion, annotations, etc.).
Longtemps réservée aux grandes entreprises, la GED est désormais pertinente pour toutes les entreprises, dont les TPE et PME.
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