Gestion des pouvoirs bancaires : l’autre enjeu de la sécurité des transactions financières

La gestion des pouvoirs bancaires n’est pas simplement une réponse aux obligations juridiques sur la sécurité financière, c’est l’une des fondations principales dans la définition d’une politique de sécurité.
Ce sujet est fondamental pour toutes les entreprises puisqu’il touche à la sécurité de transactions financières et à la lutte contre la fraude.

Il s’agit de déterminer qui sont les collaborateurs qui ont des droits sur les comptes bancaires ainsi que le niveau de ces droits, le type d’action autorisé (virement, émission de chèque, …) et de déclarer ceux-ci auprès des banques. Gérer les circularisations bancaires, historiser, être en mesure de générer les rapports adéquates pour les auditeurs, sont des actions indissociables de cette gestion des pouvoirs.

Pour cela, il est nécessaire de définir :

• les risques et les responsabilités sur la chaîne des délégations de pouvoirs,
• les événements qui doivent provoquer une mise à jour de ces pouvoirs bancaires en garantissant un audit permanent et les rapports idoines associés.

L’organisation de ces pouvoirs est une étape importante qui implique de choisir entre centralisation ou décentralisation selon la granularité des risques.
Il ne faut pas confondre la délégation de signature et la délégation de pouvoirs. En effet, le délégant reste titulaire du pouvoir (il est responsable), alors que le délégataire hérite du droit de signer sans autonomie ; il est seulement chargé de la mise en œuvre du pouvoir de décision du délégant.
Ainsi à l’intérieur de l’entreprise, les délégations de pouvoirs et de signatures doivent être gérées séparément.
Cette gestion peut s’avérer un véritable casse-tête pour les entreprises qui disposent d’un grand nombre de comptes bancaires ou qui mettent en place des règles de délégation de pouvoirs bancaires particulièrement complexes.

Aujourd’hui, la gestion des pouvoirs bancaires est souvent décentralisée, par exemple dans chaque entité d’un groupe, et traitée manuellement (fichiers Excel, archivage papier…). Aussi, on mesure facilement les risques que cela fait courir à une organisation et on comprend pourquoi la gestion des pouvoirs bancaires est au cœur des préoccupations des services financiers.
La mise en place d’une solution de gestion des pouvoirs adaptée participe à l’optimisation et à la sécurisation des opérations financières. Elle s’inscrit dans cette approche globale, « holistique » de prévention des risques de fraude. La mise en place d’une solution technologique adaptée, permettra d’identifier les zones de risque, de remettre au clair les process, d’optimiser et de sécuriser sa gestion des délégations, de répondre aux engagements juridiques. Un bon outil doit garantir une gestion fine des informations concernant tous les types de pouvoirs et de délégations de signature associés : comptes bancaires, pouvoirs de gestion dans les cycles d’achat, de vente, de paie ou de trésorerie. L’outil doit également permettre de les contrôler et de les actualiser lors des changements (ex : personne qui part, nouvelles limites, nouveau compte, etc.) et cela de manière simple et rapide, avec de solides circuits de validation.

Permettre de savoir à tout moment qui est responsable de quoi, qui détient la signature, sur quel périmètre, pour quel type d’opération, jusqu’à quel montant, renforce la chaîne de confiance.

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