La balance générale n’est pas un état comptable obligatoire. Elle est utilisée en tant qu’outil de gestion, très facile à consulter, car elle résume de façon synthétique les comptes de l’entreprise sur une certaine période (exemple : un exercice fiscal). Les comptes de bilan et les comptes de gestion présentés sont soumis à analyse par l’entrepreneur ou le DAF. Ces derniers sont en mesure de prendre les bonnes décisions pour les finances de la société.
Que retrouve-t-on dans la balance générale ?
La révision de sa comptabilité via la balance générale est très efficace. Même si ce n’est pas un document comptable obligatoire, faisant partie des obligations des dirigeants d’entreprise pour les déclarations et en cas de contrôle, la balance générale est fréquemment utilisée en gestion d’entreprise.
Elle se présente sous la forme d’un tableau structuré pour lire les comptes de l’entreprise et pour lesquels il y a eu au moins 1 mouvement. La périodicité dépend alors du besoin identifié : mois, trimestre, semestre, année, etc. La génération d’un tel document se fait très facilement depuis un logiciel de gestion comptable.
Comment la créer ?
La balance générale doit contenir l’ensemble des comptes de l’entreprise qui ont été sujets à au moins un mouvement. Ils sont nécessairement classés selon le PCG (Plan Comptable Général). En face de chaque compte apparaissent les soldes (créditeur et débiteur). Le tableau présente donc :
- le libellé du compte,
- le numéro du compte,
- la valeur totale des débits,
- la valeur totale des crédits,
- le solde.
Les comptes présentés sont identifiés dans l’ordre des classes, 1 à 7 :
- classe 1 : comptes de capitaux,
- classe 2 : comptes d’immobilisations,
- classe 3 : comptes de stocks et en-cours,
- classe 4 : comptes de tiers,
- classe 5 : comptes financiers,
- classe 6 : comptes de charges,
- classe 7 : comptes de produits.
Comment l’utiliser ?
La génération de la balance comptable générale permet l’édition de rapports financiers. Utilisé par un comptable, un expert-comptable ou le dirigeant d’une entreprise, c’est un document utile pour le contrôle de ses comptes. Nous vous présentons deux exemples de tâches courantes qui sont permises grâce à la balance générale.
Équilibrer la balance générale
Par définition, la balance générale se doit d’être équilibrée. Cela signifie que le résultat total du débit doit être identique au crédit.
Si cela n’est pas le cas, cela signifie que la balance générale est déséquilibrée. Il s’agit d’une erreur commune dans la gestion de la comptabilité d’une entreprise. Elle peut résulter d’une saisie d’écriture comptable erronée, ou mal enregistrée dans le logiciel. Tant que l’exercice comptable n’est pas terminé, l’édition des saisies dans le livre peut être faite afin de rectifier les erreurs. En ce sens, ce document figure également en tant qu’outil de contrôle de la conformité de la comptabilité.
Contrôle de la TVA
La déclaration de la TVA permet à l’entreprise de s’acquitter du paiement de la taxe sur la valeur ajoutée sur la base des sommes collectées auprès des clients, et des déductions réalisées lors de l’achat auprès d’un fournisseur. La balance générale et les montants affichés favorisent le suivi de la conformité de la TVA. La fréquence de déclaration dépend alors des options fiscales auxquelles a souscrit l’entreprise.
