Inaltérabilité : l’impact sur mes process d’écriture comptable

Depuis le 1^er janvier 2018, les entreprises doivent pouvoir justifier auprès de l’administration fiscale qu’elles utilisent des logiciels de comptabilité, de gestion et des systèmes de caisse certifiés. Parmi les critères de cette certification figure la condition d’inaltérabilité des données. À quoi cela correspond-il et cela doit-il changer votre façon de gérer votre comptabilité ? Voici quelques éléments de réponse.

Inaltérabilité des données comptables ?

Pour lutter contre la fraude à la TVA, l’État impose que les logiciels de comptabilité et de gestion et les systèmes de caisse répondent aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Si les trois dernières notions parlent d’elles-mêmes, que signifie concrètement l’inaltérabilité ?
Avec cette nouvelle réglementation, votre logiciel de facturation doit non seulement enregistrer toutes les données d’origine relatives aux règlements de vos clients mais il doit surtout les conserver dans cet état d’origine, au moment où elles ont été enregistrées. Cela signifie qu’elles ne doivent pas être modifiées ultérieurement par écrasement.

L’obligation d’enregistrer les corrections

Est-ce que cela suppose qu’il n’est plus possible de modifier, de supprimer ou d’ajouter des écritures ? Non mais il faut tout de même changer votre façon de passer des corrections. Prenons un exemple pratique. Un client a demandé un changement en cours de prestation. Vous avez donc une modification à apporter sur la facture. Il vous faut incorporer ces modifications par un système de « plus » et de « moins », et non par modification directe des données d’origine enregistrées. L’écriture primitive doit en effet rester accessible.

La conservation de toutes les données

Pourquoi conserver les données d’origine ? L’administration fiscale indique qu’elle doit pouvoir accéder aux données enregistrées initialement ainsi qu’aux détails datés (année, mois, jour, heure, minute) des opérations et de toutes les corrections apportées à ces données. Elle précise à ce sujet que l’intégrité des données enregistrées doit être garantie dans le temps par tout procédé technique fiable. Comme dans le cas client présenté dans le paragraphe précédent, cela signifie qu’en cas de modification, il faut éditer une nouvelle facture avec l’opération supplémentaire ou prévoir un avoir si une prestation a été supprimée.

Modifier ses habitudes comptables

Cette nouvelle donne, qui n’est pas si nouvelle que ça puisque les entreprises ont déjà l’obligation de présenter des écritures comptables intangibles (généralement via la fonction de validation qui fige les écritures et rend impossible toute modification ultérieure) implique probablement que vous revoyez la pratique de vos services comptables en amont de ce système de validation. Une information sur cette nouvelle réglementation, voire une formation, peuvent être nécessaires pour changer les habitudes de process de votre service comptable.

Pour tout savoir sur la réglementation encadrant la loi de lutte contre la fraude à la TVA en vigueur depuis le 1er janvier 2018, rendez-vous sur notre page Web dédiée.