KynCar accélère grâce à de nouveaux outils de gestion
KynCar transporte des véhicules pour le compte de particuliers et de professionnels. Jeune entreprise, elle a dû faire monter en gamme son système d’information pour absorber une croissance rapide. La profondeur de la gamme Sage donne désormais les moyens à KynCar de son ambition, avec les processus de gestion critiques mis sous contrôle. La bonne conduite des affaires au service du transport de véhicules !
KynCar est une jeune société de commissionnaire de transport. La croissance rapide de l’entreprise a rendu nécessaire de doper le système d’information de gestion.
Aujourd’hui, KynCar dispose d’un ensemble interopérable particulièrement efficace :
- Sage 100 ;
- Sage Automatisation Comptable ;
- Sage Recouvrement Créances.
« Nous transportons en France et en Europe toutes sortes de véhicules, roulants ou en panne : automobiles, utilitaires, motos… » Aurélia Hervy, Responsable Administrative et Financière, KynCar
- Kyncar, spécialiste du transport de véhicules
- Un besoin de monter en capacité de gestion
- Une suite financière pour la comptabilité et la gestion commerciale
- Une solution de dématérialisation des factures fournisseurs
- Une solution d’automatisation du recouvrement
- L’accompagnement de proximité de Marcea Conseil : un atout pour KynCar
Kyncar, spécialiste du transport de véhicules
Commissionnaire de transport, KynCar est une société spécialisée dans le transport de véhicules par camion à l’échelle de l’Europe.
L’entreprise fondée en 2021 et basée à Carquefou (44) achemine toutes sortes de véhicules, roulants ou en panne :
- automobiles ;
- utilitaires ;
- camping-cars ;
- motos et quads ;
- voitures de collection et anciennes.
KynCar compte des clients particuliers comme des clients professionnels :
- concessionnaires ;
- usines automobiles ;
- importateurs ;
- salles des ventes ;
- salons et événements.
L’entreprise propose également un service spécial de transport d’automobiles de luxe et de sport.
Aurélia Hervy est la Responsable Administrative et Financière de KynCar.
« En standard, nous privilégions le groupage, pour apporter à nos clients le meilleur tarif. Nous effectuons évidemment des transports sur-mesure quand c’est le choix du commanditaire ».
Un besoin de monter en capacité de gestion
Aurélia Hervy a rejoint l’entreprise en septembre 2023, avec la mission de professionnaliser :
- la gestion financière ;
- la gestion commerciale.
En effet, KynCar devait piloter une forte croissance, avec plus de 5 000 transports annuels dès la 2e année.
À son arrivée, l’entreprise disposait de plusieurs logiciels de gestion, non connectés entre eux :
- un logiciel de comptabilité ;
- un logiciel de gestion commerciale, pour effectuer les devis et les factures.
Aurélia Hervy a immédiatement lancé une réflexion autour de l’unification du système d’information, en appui sur un ERP financier.
« Je voulais une solution flexible et reconnue, régulièrement mise à jour et pérenne. Je connaissais déjà Sage de réputation ».
Une suite financière pour la comptabilité et la gestion commerciale
La flexibilité, notamment, est très importante pour KynCar. Il fallait en effet un logiciel capable de gérer une chaîne de gestion complexe, avec pour chaque affaire :
- émission d’un devis et d’une facture au client ;
- émission d’un bon de commande au prestataire de transport.
Sage 100, exploité dans le Cloud, a convaincu KynCar en cochant toutes les cases du cahier des charges.
« Nous avons choisi la version Cloud pour la simplicité et la sécurité : nous n’avons pas à nous préoccuper d’un serveur, l’archivage est automatique et nos données sont protégées ».
La suite Sage 100 mise en œuvre chez KynCar se compose de trois modules :
- la gestion commerciale ;
- la comptabilité ;
- les moyens de paiement.
Le principal bénéfice, souligné par les six utilisateurs de la solution, est le temps gagné.
« Nous sommes en mesure de suivre chaque affaire de bout en bout en un seul point. Et il n’y a pas de ressaisie ».
Une solution de dématérialisation des factures fournisseurs
Le système d’information de gestion de l’entreprise s’enrichit également de Sage Automatisation Comptable. Avec 3 500 factures par an et potentiellement davantage, KynCar avait en effet besoin d’une solution de dématérialisation et d’archivage.
Là encore, à la réponse fonctionnelle conforme s’ajoutent de nombreux bénéfices pour les utilisateurs. « Le premier intérêt d’avoir pioché dans l’environnement Sage est évidemment la parfaite interopérabilité avec la comptabilité. Les données des factures reconnues par Sage Automatisation Comptable sont intégrées automatiquement dans Sage 100. Mais le gain de temps est aussi dans la recherche des historiques, intelligemment conçue ».
Intégrer Sage Automatisation Comptable, c’est aussi se préparer à la facture électronique obligatoire. En effet, la solution installe une dématérialisation de tous les flux entrants : de la reconnaissance des données de facture à l’archivage intelligent des pièces.
« L’intégration de Sage Automatisation Comptable nous apporte une totale rigueur dans toutes les étapes. Notamment dans la gestion de nos bases tiers, indispensable dans le cadre de la réforme ».
La même logique de simplicité et d’efficacité a fait choisir la plateforme agréée Sage à KynCar.
« La plateforme agréée Sage est intégrée à Sage 100 et comprise dans l’abonnement. Nous n’avions pas à hésiter ! »
Une solution d’automatisation du recouvrement
KynCar pilote un grand nombre d’affaires. Ajouter Sage Recouvrement Créances à son système d’information donne à l’entreprise une capacité de suivi des encours clients très visuelle.
« Nos relances ont gagné en pertinence et en systématisme. Nos interventions sont à propos et aucune dérive ne nous échappe. Tout le monde apprécie de voir automatisés les messages ».
Même les clients font un bon retour, car recevoir une information de prévenance les aide dans leur propre gestion. « Ce sont souvent de petites structures ou des particuliers, peu organisés dans le suivi administratif ».
L’accompagnement de proximité de Marcea Conseil : un atout pour KynCar
La réussite d’une transformation digitale est toujours celle d’un binôme :
- les solutions, développées et maintenues par l’éditeur ;
- le partenaire intégrateur, en charge de la fluidité du fonctionnement dans le contexte particulier de l’entreprise.
En l’occurrence, c’est Marcea Conseil qui accompagne KynCar.
« Marcea Conseil transforme nos idées et besoins en solutions, c’est très efficace ! Par exemple, notre partenaire a su nous permettre de tracer les véhicules convoyés selon un double filtre de recherche :
- par immatriculation ;
- par numéro de châssis.
Nous gagnons un temps considérable et une vraie rigueur dans notre organisation ».
Un nouveau chantier occupe à présent les équipes de Marcea Conseil. L’objectif est de gagner en automatisation dans le remplissage et la transmission des bons de commandes aux transporteurs.
En effet, chaque transport fait l’objet d’une commande, largement saisie manuellement, incluant par exemple les coordonnées de départ et d’arrivée. L’idée serait d’ouvrir un portail à usage des clients pour qu’ils entrent eux-mêmes les informations qui les concernent.
Le gain de temps induit par la rationalisation de l’équipement de gestion se retrouve dans l’enrichissement des missions.
« Nous sommes une petite équipe forcément multi-tâches, conclut Aurélia Hervy. Pouvoir nous débarrasser de tâches chronophages nous rend plus disponibles pour les contributions à valeur ajoutée. La qualité de nos outils de gestion nous permet ainsi de nous concentrer sur :
- la qualité de service ;
- le développement commercial. »
Guide : La facture électronique pour les PME
Les clés d’une transformation maîtrisée de bout en bout
