142 jours ! C’est le temps que vous perdez dans les tâches administratives…

Que feriez-vous avec 6 heures supplémentaires par semaine ?
Rencontrer plus de clients ? Imaginer de nouveaux produits et services ? Ou tout simplement passer plus de temps en famille ?

Depuis le début de l’année 2018 nous comptons les jours, les heures et les minutes que passent les entreprises à faire des tâches administratives. Leur donner du temps devrait être une priorité pour les gouvernements du monde entier. Nous savons que plus de 20% des entrepreneurs travaillent plus de 70 heures par semaine, sacrifiant leur temps libre et pour plus d’un tiers (33 %), prenant moins de cinq jours de vacances par an.

Est-il besoin de rappeler le rôle capital que jouent les PME, y compris nos startups et micro-entrepreneurs, dans l’économie française ? Sur les 3,75 millions d’entreprises que compte la France, la quasi-totalité sont des PME, microentreprises ou TPE. Elles représentent près de la moitié des emplois et du PIB. Oui, la France semble être à un tournant décisif, qui la ferait passer de son pessimisme endémique, réputé « chronique », à la prise de conscience de sa vraie valeur, pour porter enfin l’esprit d’entreprise comme fer de lance dans sa course à compter parmi les « Grands ».

Pourtant, au-delà des différentes initiatives conduites, y compris au niveau de l’Etat, pour financer la marque « France » et booster la dynamique de nos supers créateurs d’entreprises, il serait illusoire de vouloir éluder les difficultés que rencontrent nos TPE, et ce dès les prémices de leur création, pour trouver le chemin de la croissance. Que penser d’un tissu économique où les petites entreprises ne réussissent pas à organiser leurs tâches et croulent sous le fardeau des démarches et de la paperasserie ? Elles doivent pouvoir se consacrer à ce qui fait leur force : leur cœur de métier ! Le capital humain et les solutions existent pour enclencher ce mouvement, les entrepreneurs ont juste besoin de savoir par où commencer…

Notre compteur « Productivity Tracker* » montre le coût de chaque seconde de productivité perdue à cause des charges administratives inutiles. Nous arrivons déjà à près de 7 millions d’euros de pertes pour les petites et moyennes entreprises françaises en 2018. Cela équivaut en moyenne à 6 heures de travail par semaine pour chacune. Nous pouvons envoyer des robots sur Mars et aller d’un point à un autre dans des voitures sans conducteur, mais nous ne pouvons toujours pas libérer les entrepreneurs des jours qu’ils passent à produire manuellement leurs déclarations de revenus, à effectuer des paiements ou encore à produire les factures. Des tâches qu’en dépit des progrès technologiques incroyables du XXIe siècle, les entrepreneurs du monde entier doivent encore exécuter.

Gagner du temps de qualité

En plus de redonner du temps et de l’argent aux entreprises, imaginons ce qu’une amélioration de la productivité pourrait générer pour l’économie mondiale : de meilleurs salaires pour chacun, une réduction des déficits publics et, ce qui est peut-être le plus important, un meilleur équilibre travail-vie personnelle à tous les niveaux.

Alors, que peut-on faire pour atténuer ce problème récurrent ?

Évitons d’en rester au simple constat d’échec, qui heureusement n’est pas systématique. Il convient d’aller plus loin et de s’interroger sur le détail de ces activités non productives et comment le processus de digitalisation peut aider à une meilleure performance. Avec les données aujourd’hui disponibles en matière de pratiques en entreprises, il devient possible d’identifier de manière fine les besoins opérationnels et dans les processus métiers, et d’évaluer les tâches véritablement improductives. Une augmentation de 7,7%* du temps consacré au travail productif en France se traduirait par une hausse du PIB d’environ 43,9 milliards d’euros. Un tel gain de productivité est concrètement réalisable grâce à la réduction du temps consacré à certaines activités administratives. Et ce temps gagné est mesurable : 142 jours !

Le débat n’est pas sur le maintien de la fiscalité des entreprises à un niveau bas et concurrentiel, mais sur les solutions afin réduire le poids de l’administratif en particulier en matière de respect des contraintes légales et fiscales. Par exemple, la digitalisation de la fiscalité a bien fonctionné dans des pays comme le Danemark, l’Australie et les États-Unis et a considérablement réduit le temps consacré à la production des déclarations.

Les technologies émergentes comme l’intelligence artificielle, l’intelligence collective et l’open data peuvent également jouer un rôle important à long terme pour aider à réduire l’administratif. Mais comme seulement 50 % des petites et moyennes entreprises utilisent actuellement les outils numériques pour effectuer des tâches administratives, nous devons également veiller à ce qu’elles aient accès à la formation, afin d’acquérir les compétences nécessaires à l’exploitation de l’efficacité que ces technologies peuvent apporter.

Bannissons le temps perdu à administrer des tâches sans valeur ajoutée !
Pour se développer, startups et petites entreprises peuvent tirer parti de la technologie et rapidement obtenir un avantage concurrentiel en suivant le rythme de l’innovation. La PME-TPE doit se donner les moyens d’inspirer d’autres personnes qui viendront embrasser cet objectif fondamental qui est de concrétiser ses projets, car comme disait Walt Disney : « Commencer, c’est arrêter de parler et faire ».

* https://www.sage.com/company/business-builders/reduce-your-admin-burden
** Etude Sage « A la recherche du temps perdu : impact du poids de la bureaucratie » – automne 2017