Spiekbriefje voor facturen: wat je moet vermelden op je factuur

Geld is van levensbelang voor elk bedrijf, zonder overleef je het niet. Betaald worden wat je verschuldigd bent is belangrijk, maar op tijd betaald worden is essentieel om een verstikte cashflow te voorkomen. Het is een optie om een geautomatiseerde oplossing te gebruiken die betalingen rechtstreeks aanneemt vanop je facturen, zodat je op tijd betaald wordt.

Tegelijkertijd kan een goed opgemaakte factuur het verschil maken om ervoor te zorgen dat je snel betaald wordt, omdat het complicaties door onvolledige of onduidelijke informatie vermijdt.

Een goed ontworpen factuur die alle vereiste informatie bevat, zal een goede indruk maken bij je klanten.

Een pagina met basisfouten en een onduidelijke lay-out kan je onprofessioneel laten overkomen en is iets dat je wil vermijden.

Voor verschillende bedrijfstypes zoals een eenmanszaak, vennootschap en bedrijven vrijgesteld van btw, zijn er specifieke wettelijke vereisten voor wat een factuur moet bevatten.

Hieronder vind je een complete gids voor het maken van een factuur voor je klein bedrijf. Je kan boekhoudsoftware gebruiken om professionele facturen te maken en verzenden, en bij te houden wat je verschuldigd bent.

We behandelen deze zaken in dit artikel:

• Wat moet er op een factuur staan?
• Factuur van een eenmanszaak versus vennootschap
• Facturen vrijgesteld van btw
• Soorten facturen
• Internationale facturen
• Betalingsvoorwaarden factuur
• Veelvoorkomende betalingsvoorwaarden factuur
• Betaalmethodes factuur
• Veelvoorkomende betaalmethodes factuur
• Wat is de beste tijd om je factuur te verzenden?
• Hoe je factuur verzenden
• Ten slotte, hoe op tijd betaald worden, elke keer

Wat moet er op een factuur staan?

Een standaard factuur moet het volgende inhouden:

1. ‘Factuur’

Identificeer het document met het woord ‘factuur’ om het te onderscheiden van een offerte, creditnota of ontvangstbewijs.

2. Een uniek factuurnummer

Het nummer moet uniek zijn voor elke factuur (zonder duplicaten) voor een heldere identificatie. Je moet de gebruikte nummers en referenties bijhouden.

Je gebruikt hiervoor een opeenvolgend nummeringssysteem.

3. Je bedrijfsnaam, adres en btw-nummer

Dit is anders voor eenmanszaken en vennootschappen maar in essentie moet je duidelijk je handelsnaam en bedrijfsadres weergeven, alsook waar je gecontacteerd kan worden door de klant, in geval van vragen of geschillen.

4. Naam en/of bedrijfsnaam, adres en btw-nummer van de klant

Dit is een standaardprocedure voor alle facturen en is belangrijk voor klanten die de aangerekende btw willen terugvragen.

5. Een beschrijving van de goederen of diensten

Een duidelijke beschrijving van de goederen en diensten die gefactureerd worden, met elke dienst of artikel op een aparte regel voor heldere identificatie.

6. De datum van levering

Gekend als de ‘leveringsdatum’, is dit wanneer de goederen of diensten werden verstrekt. De leveringsdatum kan verschillen van de factuurdatum maar is meestal binnen de 30 dagen.

7. De datum van de factuur

Datum van wanneer de factuur gegenereerd is en niet wanneer de goederen werden afgeleverd.

8. Prijs per item, exclusief btw, en het aantal van elk item

Als je een lijst goederen of diensten in de beschrijving hebt, moet elk ervan voorzien zijn van een individueel bedrag. Indien van toepassing, vermeld je ook de korting per item. Voeg hier ook het btw-tarief voor elk item toe als er verschillende tarieven van toepassing zijn.

9. Totaalbedrag exclusief btw, de totale btw en het totaal te betalen bedrag, inclusief btw

De totale som van alle goederen op de factuur.

Je hoeft alles in verband met btw niet te vermelden als er sprake is van een vrijstelling. Zie ook het stuk over ‘Facturen vrijgesteld van btw’ hieronder. Uitzonderingen moeten duidelijk vermeld worden.

Je zou ook moeten opnemen:

10. Betalingstermijn

Meestal gedefinieerd in je algemene voorwaarden en geaccepteerd door je klant.

Dit zijn je voorwaarden voor de betalingstermijn en zou onderaan de factuur vermeld moeten worden. Bijvoorbeeld, betaling binnen 30 dagen.

11. Inkoopordernummer

Als je klant je een inkoopordernummer (PO-nummer) geeft, moet dit duidelijk vermeld worden op de factuur.

Sommige klanten kunnen ook vragen dat de naam van de contactpersoon getoond wordt op de factuur.

Een inkooporder vragen is aanbevolen aangezien het, eenmaal gegenereerd, een wettelijk bindend contract is tussen jou en je klant.

12. Hoe de factuur te betalen

Som de verschillende manieren op waarop de factuur betaald kan worden en vermeld de bankgegevens. Bijvoorbeeld, je rekeningnummer (IBAN) en bankcodenummer (BIC/SWIFT) voor een bankoverschrijving.

Lees meer over op tijd betaald worden:

• Zeven belangrijke stappen om onbetaalde facturen tegen te gaan en betaald te worden
• Sneller betaald worden met e-facturatie en automatisering
• Whitepaper: de kunst om betaald te worden
• Hoe onderhandel je over betalingstermijnen met leveranciers?

Factuur van een eenmanszaak versus vennootschap

Afhankelijk van of je een eenmanszaak of een vennootschap hebt, zijn er een paar verschillen om rekening mee te houden wanneer je je facturen opmaakt.

Facturen vrijgesteld van btw

Als je btw-plichtig bent – elke onderneming die op regelmatige en zelfstandige basis economische activiteiten verricht – moet je btw aanrekenen aan je klanten. Er zijn echter vrijstellingen mogelijk, bijvoorbeeld als je jaarlijkse omzet onder de 25.000 euro blijft – en je geregistreerd bent onder de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen – of als je uitsluitend vrijgestelde activiteiten uitoefent, bijvoorbeeld bepaalde socio-culturele, financiële en medische activiteiten. In dat geval mag je geen btw aanrekenen aan je klanten.

Vermeld dan op de factuur:

• “Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen”
• Of “vrijgesteld van btw op grond van artikel…”, indien de dienst vrijgesteld is van btw. De wettelijke grondslag voor de vrijstelling moet je gedetailleerd omschrijven.

Andere mogelijke uitzonderlijke toevoegingen:

• “Btw verlegd”, indien de btw verschuldigd is door de medecontractant
• “Factuur uitgereikt door afnemer”, in het geval van self-billing

Soorten facturen

Er zijn verschillende soorten facturen:

• Standaardfactuur – het meest gebruikt
• Terugkerende factuur – een vast bedrag, vaak op het eind van de maand, zoals huur
• Tijdsregistratiefactuur – op basis van timesheets (aantal gewerkte uren) en een vast uurtarief
• Periodieke factuur – om tussentijds al een deel te laten betalen, bij langdurige projecten
• Voorschotfactuur – om al een deel te laten betalen voor uitvoering of levering
• Pro-formafactuur – geen officiële factuur, eerder een offerte of orderbevestiging
• Commerciële factuur – speciale factuur voor internationale handel, met extra gegevens voor de douaneaangifte indien goederen grenzen oversteken. Lees meer hieronder.

Internationale facturen

Voor internationale handel heb je een commerciële factuur nodig. Dit wordt gebruikt voor de douaneaangifte als goederen grenzen oversteken. Belangrijk is dat hier de contactgegevens van koper en verkoper opstaan, evenals het aantal verkochte goederen, hun kostprijs en verschuldigde belastingen. Het land van herkomst, verkoopvoorwaarden, het carrier-identificatienummer, een geharmoniseerde code voor elk item en een verklaring dat de factuur authentiek is, moet je ook toevoegen.

Aangezien er andere regels gelden, reken je geen btw aan op je facturen naar het buitenland. Lees hier meer over de btw-regels van de EU.

Betalingsvoorwaarden factuur

Het is jouw verantwoordelijkheid om je betalingstermijnen vooraf vast te stellen en overeen te komen met je klanten.

Maak het simpel en vermeld je voorwaarden duidelijk op de factuur zodat de ontvanger weet wanneer de betaling gemaakt moet worden.

In grote bedrijven is een aparte afdeling misschien niet op de hoogte van de voorwaarden die je hebt afgesproken met je contactpersoon.

Als je een klein bedrijf of een aannemer bent, is het meestal het beste om ingewikkelde betalingsvoorwaarden te vermijden om niet misverstaan te worden en betalingen te vertragen.

Voor het beste resultaat vermeld je simpelweg:

‘Te betalen binnen de 30 dagen.’

Of wees vriendelijk en gebruik minder rigide taal:

‘We appreciëren je business. Gelieve te betalen binnen 30 dagen na ontvangst van deze factuur.’

Veelvoorkomende betalingsvoorwaarden factuur

Standaard heeft een andere onderneming 30 dagen de tijd om je factuur te betalen, te rekenen vanaf ontvangst van de factuur. Je kan altijd een andere termijn afspreken. Zorg dat je dit op papier vastlegt en de termijn zeker op je factuur vermeldt.

Vooruitbetaling

Kan gebruikt worden wanneer je omgaat met nieuwe klanten of klanten met een slechte betalingsgeschiedenis. Vooruitbetaling wil zeggen dat je een volledige betaling eist voordat de goederen of diensten geleverd worden.

Net (N)

Netto betalingstermijnen drukken uit hoeveel aantal dagen de klant heeft om een factuur te betalen. ‘Net 10’ wil zeggen dat het volledige bedrag betaald moet worden binnen 10 dagen en ‘Net 30’ wil zeggen binnen 30 dagen.

‘Net’ kan afgekort worden naar ‘N’ zoals N10 of N30.

Einde van de maand

Einde van de maand betekent dat de volledige betaling moet gebeuren binnen het aantal dagen na het maandeinde waarin de factuur gegenereerd is.

Op een factuur kan dit verwoord worden als ‘Te betalen binnen 30 dagen einde maand’.

Als je factuur gedateerd is op 5 april en je voorwaarden 30 dagen einde maand zijn, moet de volledige betaling voor 30 mei gemaakt worden.

Maand na factuurdatum

‘15 dagen maand na factuurdatum’ wil zeggen dat het volledige bedrag betaald moet worden op de eerste 15de van de maand volgend op de factuurdatum.

Bijvoorbeeld, als je betalingstermijn ‘15 dagen maand na factuurdatum’ is en de factuur gedateerd is op 5 januari, moet de betaling gebeuren voor 15 januari. Als dezelfde factuur gedateerd was op 20 januari moet de betaling gebeuren voor 15 februari.

Korting

Er wordt een korting gegeven op het volledige bedrag als de betaling gemaakt wordt binnen het vermelde aantal dagen.

‘1/10 Net 30’ of ‘1% 10 Net 30’ wil zeggen dat een korting van 1% aangeboden wordt op betalingen die binnen de 10 dagen gemaakt worden. Indien niet moet het volledige bedrag betaald worden binnen 30 dagen.

Als de snelheid van betalingen een belangrijke factor is voor jou, kan een korting voor vroege betalingen ervoor zorgen dat je sneller geld op de bank krijgt.

Fasebetaling

Een betalingsplan kan overeengekomen worden tussen jou en je klant om een deel van het volledige bedrag te laten betalen in fases.

Bijvoorbeeld, vier fasebetalingen van elk 25%, of twee fasebetalingen van 75% en 25%.

Als je werkt aan een groot project, vraag dan om een gedeeltelijke vooruitbetaling, zoals 25%, en gespreide betalingen gedurende de looptijd van het project om risico’s te vermijden en je cashflow te beheren.

Betaalmethodes factuur

Na helder te zijn over hoeveel betaald moet worden, wil je het ook makkelijk maken voor je klant om jou fysiek te betalen.

Vermeld op je factuur welke verschillende betaalmethodes je aanvaardt, samen met je bankgegevens.

Veelvoorkomende betaalmethodes factuur

Bankoverschrijving

Een van de meest voorkomende betaalmethodes is een bankoverschrijving, een elektronisch gemaakte betaling rechtstreeks van de ene bankrekening naar de andere en meestal online of in de bank uitgevoerd.

Het duurt meestal drie werkdagen voor een betaling zichtbaar wordt op je rekening. Snellere betalingen komen alsmaar vaker voor, binnen dezelfde bank kan het er zelfs meteen opstaan.

Vermeld op je factuur:

• Je IBAN-rekeningnummer
• Je BIC-code of SWIFT-code, en eventueel de naam van je bank
• Eventueel een mededeling

Deze zaken heb je ook nodig voor internationale betalingen. IBAN, International Bank Account Number, is namelijk ook je internationale rekeningnummer en wordt gebruikt door de meeste Europese landen, Australië en Nieuw-Zeeland. Met BIC, Bank Identifier Code, of SWIFT, Society for Worldwide InterBank Financial Telecommunications, kan je bank geïdentificeerd worden. Deze cijfers vind je op je bankkaart.

Online betaling

Voor online betaalmethodes zoals Bancontact, PayPal, iDEAL, een andere bankingapp of creditcard zoals Visa en Mastercard, voeg je een betaallink toe aan je online factuur. Je klant klikt erop en komt terecht op een beveiligde betaalomgeving, waar hij of zij een betaalmethode kiest en meteen de betaling uitvoert.

Hiervoor moet je samenwerken met een Payment Service Provider die verschillende online betaalmethodes mogelijk maakt, zoals Mollie en MultiSafePay.

Cash

Je mag maximaal 3.000 euro ontvangen in cash. Dit is vooral van toepassing voor kleine bedrijven die omgaan met particulieren. De meeste B2B-facturen worden niet met cash betaald.

Vergeet niet dat cash niet de veiligste methode is, aangezien je blootgesteld kan worden aan vervalste bankbriefjes en je extra risico loopt wanneer je cash persoonlijk bijhebt om het naar de bank te brengen.

Wat is de beste tijd om je factuur te verzenden?

Het voor de hand liggende antwoord op deze vraag is: van zodra je kan. Hoe later je factuur is, hoe langer het zal duren om betaald te worden.

Er is echter ook de btw-wetgeving, die het verplicht om ten laatste je factuur te versturen op de vijftiende werkdag van de maand volgend op de levering van je product of dienst.

Bij verkoop van goederen

De opties zijn eenvoudiger. Je kan verzoeken om betaald te worden voor de goederen verzonden worden, betaald worden bij ontvangst van de producten of volgens jouw voorwaarden zoals binnen de standaard 30 dagen.

Voor diensten is er meer flexibiliteit

• Er zijn veel studies over wanneer de beste dag van de week of maand is om je factuur te verzenden, maar de realiteit is dat je betaald zal worden wanneer bedrijven hun betalingen uitvoeren. Dit gebeurt meestal op het einde van de maand, maar niet altijd.
• Zoek uit wanneer je klant zijn betalingen uitvoert en vraag wat de deadline is om je facturen af te geven in die maand.
• Als je een langdurig project hebt, zal je waarschijnlijk onderhandelen om maandelijks een factuur te geven. Gebruikelijk op het einde van de maand om die maand te dekken.
• Als je fasebetalingen hebt (zoals hierboven vermeld), kan je op voorhand overeenkomen op welke data de facturen komen. Bijvoorbeeld: voor je begint, nadat voorstellen ingediend zijn, voor de eerste schetsen getoond worden en na voltooiing en bij aftekening.
• Voor individuele freelancers die werken voor een groot bedrijf dat een betaalbeleid heeft van 90 dagen, kan dit ondoenbaar lijken voor de cashflow en ook een groot risico. Onderhandelen dat je ze factureert wanneer je begint, of zelfs gedateerd op een datum voor je aan het werk begint, kan hun vaste systeem omzeilen en je betaaltermijnen verkorten. Je kan erop aandringen dat ze je betaaltermijnen halen maar dat is niet altijd mogelijk in een rigide systeem.

Denk er altijd aan om je factuur te dubbelchecken op juistheid voor je het verzendt om vertragingen te voorkomen.

Wees snel, beleefd en correct.

Hoe je factuur verzenden

De structuur van je factuur is maar de helft van het proces. Ervoor zorgen dat je factuur tot bij de juiste persoon raakt die je kan betalen, is waarschijnlijk belangrijker.

Vraag je klant om de naam en contactgegevens van de persoon van de boekhouding die je betaling zal uitvoeren.

Deze informatie hebben is cruciaal zodat je late betalingen achterna kan zitten, aangezien de persoon die effectief de betaling uitvoert, de macht heeft.

E-mail is de verkozen standaard om facturen te verzenden. Wanneer je naar de boekhoudafdeling stuurt, zet dan ook je contactpersoon in CC.

Gebruik een document dat universeel geopend kan worden. Boekhoudafdelingen verkiezen pdf’s boven alles.

Stuur geen Word- of Excel-bestanden, aangezien ze opnieuw geformatteerd kunnen worden bij het openen op verschillende apparaten. Hierdoor kan de informatie onleesbaar worden en belangrijker, het kan bewerkt worden.

Onderwerp

Grote bedrijven die omgaan met duizenden facturen willen dat hun leven zo makkelijk mogelijk is. Om te vermijden dat je e-mail verloren gaat, is het aanbevolen een leesbaar onderwerp te gebruiken.

Een drukke boekhoudafdeling zal je er dankbaar voor zijn.

Onderwerpstructuur

[Je bedrijfsnaam] [Je bedrijfsdiensten/goederen factuur] [maand/jaar]

Bijvoorbeeld,

Sparkle Design, Brochure design-diensten Factuur, januari 2021

Je e-mail schrijven

Je hoeft geen boek te schrijven. Om professioneel te zijn, maak je je e-mail duidelijk en beknopt:

——————————————————————–

Beste [Groot Bedrijf],

——————————————————————–

In bijlage vind je mijn factuur op datum van 31 januari 2021 met de som van 500 euro voor brochure design-diensten.

(Niet essentieel) Als je een PO-nummer hebt, vul het hier in. Geautoriseerd door [de naam van je contactpersoon hier].

Als je vragen hebt, aarzel niet om me te contacteren.

Met vriendelijke groeten,

Jane Smith

——————————————————————–

Ten slotte, hoe op tijd betaald worden, elke keer

Late betalingen achterna zitten, kan voelen als een dood door duizend papiersneden. Het slorpt je tijd op en neemt energie weg van het runnen van je bedrijf.

Je beste verdedigingslinie is wat je doet voordat de factuur gemaakt wordt:

• Duidelijke algemene voorwaarden en een schriftelijke overeenkomst hebben (getekend op papier of via e-mail).
• Spreek vooraf de betalingstermijn af als deel van je algemene voorwaarden.
• Vraag om een PO-nummer – een inkooporder (PO of Purchase Order) vormt een contract tussen jou en je klant.
• Vraag nieuwe klanten om hun eerste factuur op voorhand te betalen.
• Voor grote facturen vraag je om een fasebetaling vooraf om het risico te spreiden. Als de betaling laattijdig is op eender welk punt kan je het werk stilleggen om het risico van verdere kosten te vermijden.
• Zorg voor een makkelijke betaalmethode – overschrijving of online betaling werkt het beste.
• Krijg de naam en contactgegevens van de verantwoordelijke voor je betaling.
• Blijf op de hoogte van je facturen en stuur herinneringen uit van zodra de deadline gepasseerd is. Laat achterstallige betalingen nooit voor wat ze zijn in de hoop dat ze vanzelf betaald zullen worden.
• Een late betaling achterna zitten, toont dat je een professionele zaakvoerder bent en dat je verwacht om zo behandeld te worden.

Om je tijd beter te beheren, kan je boekhoudsoftware gebruiken die professionele facturen voor jou verzendt naargelang je bestellingen verwerkt. Dit in plaats van het tijdrovende proces van manueel je facturen te maken en verzenden.

Dit geeft je meer tijd om te focussen op wat je het beste kan: je bedrijf bouwen.