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Como escolher um contabilista para a sua pequena empresa

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Conversa entre dois colegas

Criar um negócio implica ter vários pratos no ar ao mesmo tempo, à medida que tentamos gerir tudo o que o lançamento de uma empresa exige. É importante termos o apoio de alguém capaz de lhe proporcionar a paz de espírito de saber que no plano financeiro a sua empresa está em boas mãos.

Porque é que um contabilista pode ajudar a sua empresa

Os contabilistas prestam um serviço essencial a qualquer empresa. No mínimo, tomam conta da imprescindível administração financeira para o exercício da qual pode não ter tempo nem conhecimentos.

São também especialistas em praticamente todas as matérias relacionadas com as finanças empresariais, bem como em impostos e nas questões de conformidade que isso implica.

Pode sentir-se tentado, nos primeiros tempos, a tratar das finanças da empresa sozinho para poupar dinheiro, mas essas serão falsas poupanças.

A contabilidade é sobre mais do que garantir que informa o Estado sobre os seus rendimentos.

Um bom contabilista sabe exatamente o que a sua empresa pode declarar como despesas, por exemplo, o que pode reduzir significativamente os seus encargos fiscais. Eles sabem o que as Finanças esperam de negócios do tipo e do tamanho do seu.

Mas os contabilistas atuais vão além do simples fazer contas.

Com cada vez mais frequência, assumem o papel de parceiros, usando o software de contabilidade para monitorizar as finanças da empresa, o que lhes permite avisar os gerentes de possíveis problemas, antes que eles surjam, e discutir oportunidades.

Se quer expandir a sua empresa, por exemplo, um contabilista será a primeira pessoa que deve contactar.

Não só o aconselhará sobre aspetos práticos, como o processamento de salários, pode também ajudá-lo a criar planos de negócio e previsões sobre o fluxo de caixa, que podem ser imprescindíveis para empréstimos e financiamentos.

Diferença entre um contabilista e um escriturário

Uma pergunta que se ouve frequentemente aos donos das empresas e aos operadores é sobre a diferença entre contabilistas e escriturários.

São a mesma coisa?

Pode haver sobreposição de papéis, mas os contabilistas tendem a ter uma visão mais abrangente das finanças empresariais e dos requisitos de conformidade, bem como da relação com as metas de negócio em geral.

Os escriturários tendem a concentrar-se mais no presente das matérias financeiras. O seu objetivo é manter os registos financeiros em ordem.

Os escriturários podem visitar as instalações da sua empresa periodicamente para garantir que a contabilidade está em dia. Como tal, podem usar o seu computador e o seu software de contabilidade.

Parte do trabalho pode passar por perseguir as dívidas por pagar, ou pelo menos devem informá-lo de que é necessário fazê-lo. Introduzem recibos no sistema relativos às suas aquisições e são geralmente responsáveis por garantir que a sua contabilidade está correta.

Isto pode incluir a preparação das declarações fiscais, ou mesmo a gestão da folha de vencimentos.

Ter um escriturário já foi descrito como ter um responsável pelas finanças freelance ao seu dispor, e muitos negócios empregam tanto um escriturário como um contabilista.

O contabilista entra em cena em alguns momentos do ano para assistir nas necessidades relativas à conformidade, ou adota um papel de conselheiro ao longo do ano – mantendo sempre debaixo de olho os seus ganhos e perdas, por exemplo, avisando-o dos problemas ou apontando as oportunidades.

Um contabilista deverá ser obrigado a criar relatórios, no caso de a empresa precisar de financiamento, ou se precisar de uma auditoria.

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O que um contabilista pode fazer pela sua empresa

Luke Streeter é o fundador, contabilista e diretor executivo de projetos na flinder, uma empresa de contabilidade, consultoria e análise de dados premiada, a quem as PME em grande crescimento entregam a responsabilidade de gerir as suas finanças.

Streeter vai partilhar aqui os seus conselhos sobre como escolher um bom contabilista – e sobre o que esperar.

Streeter afirma o seguinte: «Espere que prestem um bom serviço. Não fique satisfeito se não forem proativos.

O seu contabilista deve ser um parceiro de negócios. Não deve ser alguém que vê uma vez por ano e de quem recebe um conjunto de contas.

Suponhamos que tem um pequeno negócio ou que é um comerciante independente. Quer crescer. Quer expandir a sua empresa e ter sucesso. Como pode gerir o negócio se a primeira vez que percebe quanto dinheiro está a fazer é depois de 12 meses de atividade?

Nessa altura será demasiado tarde.

Um bom contabilista atual quererá conhecê-lo pessoalmente, ou fazer uma chamada via Skype ou Zoom, e não apenas para se apresentar.

Essa flexibilidade e disponibilidade são importantes num contabilista.

Devem ser capazes de o perceber e de perceber o seu negócio, porque de outra forma não o poderão aconselhar sobre as melhores opções tendo em conta o quadro geral.

Um contabilista quererá perceber todo o processo, que geralmente tem início num ponto operacional, e por isso ter conversas que extravasam as questões financeiras é um sinal de um bom contabilista.

Outro aspeto essencial é o uso da tecnologia.

Devem ser capazes de abraçar a tecnologia. Usamos a abordagem que passa por nos servirmos da melhor tecnologia. Não dizemos “Tem de usar esta tecnologia porque é a que nós usamos”. Dizemos: “Bem, qual é a melhor tecnologia para aquilo que precisa de fazer?” E depois trabalhamos com ela.

Diria que os contactos e as redes também são importantes.

Apresentamos os nossos clientes uns aos outros. Fazemos referências cruzadas com a nossa base de clientes. Trata-se de ter um contabilista com bons contactos.

Não organizamos angariações de fundos para os nossos clientes, mas preparamo-los para serem atrativos para o investimento e trabalhamos com parceiros que o podem fazem.»

6 coisas a considerar quando procura e escolhe um contabilista

1. Encontre referências e verifique a acreditação

É sempre uma boa ideia verificar o passado dos seus potenciais contabilistas e verificar as suas acreditações, o que geralmente se consegue fazer pela Internet.

Pode pedir ao potencial contabilista que providencie referências de três clientes.

Também será útil ter uma recomendação de alguém que trabalhe na sua indústria, para ter a certeza de que o contabilista compreende o seu negócio.

2. Crie uma pequena lista de candidatos

Tenha uma conversa de apresentação com alguns contabilistas diferentes, peça orçamentos e elabore uma pequena lista de candidatos. Também é importante estabelecer de que forma gostam de comunicar com os clientes e perceber se isso se adequa às suas necessidades de comunicação.

Tradicionalmente, muitos contabilistas só se encontravam com os clientes uma vez por ano, mas, hoje em dia, os contabilistas mais novos e com os olhos postos no futuro abraçam o mundo da Internet e usam plataformas como o Skype e o Teams para manter os clientes atualizados com mais regularidade.

3. Verifique como se processam os honorários do contabilista

Verifique de que forma o contabilista calcula os seus honorários, já que isto lhe pode poupar muito dinheiro.

Peça sempre um orçamento com base no volume de trabalho e não com base no que a sua empresa está a lucrar. Alguns contabilistas deixaram de trabalhar com base em comissões e pedem aos clientes que paguem uma avença mensal.

Isto pode representar uma vantagem na relação qualidade-preço, porque significa que o contabilista está sempre disponível, pronto para responder a uma dúvida ou para trabalhar.

4. Mantenha-se em contacto com o seu contabilista

Isto é algo que terá de manter também do seu lado, porque de outro modo o seu contabilista poderá não conseguir oferecer-lhe os melhores conselhos.

Mantenha um contacto regular.

As empresas entram frequentemente em liquidação porque não mantiveram o contabilista a par do que se passava, e quando o contabilista foi chamado para salvar a situação já era tarde de mais.

Ao dizer-lhes o que quer, garantirá que se podem adaptar e evoluir para novas formas de trabalhar, com o objetivo de o ajudar a expandir o seu negócio.

5. Será que lhe podem trazer valor acrescentado?

Há muitos contabilistas que fazem tudo o que podem pelos clientes. Alguns têm gosto em recomendar um software de contabilidade com base nas suas necessidades específicas.

Outros gostam de organizar eventos de criação de redes e workshops de negócios.

Alguns ainda lhe fornecem análises regulares das suas finanças sem custos e fazem recomendações para garantir que está a ter a melhor rentabilidade.

Tente encontrar um contabilista que compreenda profundamente a lealdade e a retenção de clientes.

6. Mantenha os registos atualizados

Está legalmente obrigado a ter todas as questões fiscais em dia, por isso deve manter um ficheiro com todas as declarações do banco e todos os documentos financeiros durante um período de seis anos.

Conclusões sobre a escolha de um contabilista

A escolha de um contabilista é umas das decisões mais importantes que terá de tomar no tempo de vida da sua empresa, e um bom contabilista pode realmente fazer toda a diferença entre o sucesso e o fracasso.

Os dias em que os contabilistas se sentavam em escritórios poeirentos a tratar das contas fiscais ficaram no passado. Atualmente, os contabilistas esperam ser o seu parceiro nos negócios e estão igualmente concentrados no crescimento e sucesso da sua empresa.

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