Como fazer um plano de fluxo de caixa (e alguns exemplos práticos)

Neste artigo descrevemos como um plano de cash flow deve refletir todas as receitas e pagamentos, bem como previsões de curto, médio e, se possível, longo prazo.

• Um conhecimento profundo da sua empresa é o ponto de partida para uma previsão de fluxo de caixa.
• O lucro não é sinónimo de liquidez, pelo que não deve ser demasiado confiante.

A liquidez é, em todas as empresas, um ponto que requer atenção especial. Além disso, se os desembolsos iniciais forem uma parte natural do início de um projeto empresarial, uma crise de liquidez pode pôr um fim à aventura. Há que prestar atenção à forma como o dinheiro entra e sai e a melhor maneira é através de um plano de cash flow.

FAÇA UM TWEET! Uma crise de liquidez é um plano pouco apetecível para o seu negócio. Aprenda a evitá-los com um bom plano.

Um bom plano é também um instrumento de controlo. Graças a ele, pode seguir possíveis desvios e tomar medidas para regular a situação. E é também uma ferramenta de aprendizagem que contribui para melhorar a sua compreensão de como o dinheiro deve fluir no seu negócio.

O que é um plano de fluxo de caixa: Exemplos práticos de informação útil

É uma previsão que lhe permite visualizar pagamentos e receitas. Permite-lhe antecipar o futuro financeiro do negócio e orientar as decisões na direção certa.

A fim de o preparar, necessitará, por exemplo, de certas informações:

• Uma visão detalhada da situação do ponto de partida da tesouraria. Além disso, precisa de compreender como estão outros ativos correntes: montantes, categorias, condições para a sua conversão em dinheiro, e assim por diante.
• Análise de ativos não correntes. Precisa de saber quanto tempo pode levar a liquidá-los e com que procedimento e riscos. Além disso, é necessário compreender as saídas de caixa geradas pela sua manutenção e substituição.
• Projeção do investimento. Influencia o desembolso inicial, mas pode exigir pagamentos recorrentes adicionais. Além disso, preste atenção ao aumento esperado das cobranças ou à tradução das melhorias de custos em redução de pagamentos.
• Uma pormenorização das dívidas permitir-lhe-á analisar o calendário de pagamentos e as possibilidades de refinanciamento. Analisaremos também vias de financiamento externo que ainda não explorou, mas que poderiam proporcionar liquidez num dado momento.
• O estudo do ambiente com o qual projetar cenários e conceber ações diferenciadas para cada um deles.
• A tradução monetária dos planos para os processos da empresa, que traduz as repercussões esperadas das ações planeadas em dinheiro (cobranças e pagamentos).

Um plano de cash flow baseia-se numa previsão na qual a empresa visualiza as suas receitas e pagamentos.

Meios para a elaboração de um plano de tesouraria

Embora não seja aconselhável, pode ser tão rudimentar quanto quiser. Pode passar de caneta e papel para uma simples folha de cálculo. Estas opções não são inteligentes, uma vez que desperdiçam recursos e não exploram todo o potencial de um bom plano.

No outro extremo, temos as alternativas que nos permitem trabalhar com a informação de uma forma mais simples e obter resultados mais úteis. Para tal, existe software especializado, como o Sage XRT Advanced, que tem vantagens significativas:

• Fornece uma solução flexível e colaborativa para a gestão de tesouraria. Relatórios, indicadores e dashboards fluem para facilitar a tomada de decisões
• Otimize o tempo necessário para reconciliar as transações bancárias, utilizando as funcionalidades de automatização e de rastreio.
• Beneficiamos de ferramentas de análise e relatórios
• Facilita o acompanhamento orçamental e controlo dos desvios.

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Lucro não significa liquidez

Não se engane. É totalmente compatível ter um lucro muito elevado com um mau fluxo de caixa. Problemas com a cobrança de certas faturas, prazos para receber que não cumpridos, prazos de pagamento mal negociados… podem resultar em não ter um único euro nas contas. Da mesma forma, há alturas em que é difícil pagar as dívidas e a renegociação não é fácil.

A obtenção dos lucros esperados nem sempre significa que o fluxo de caixa esteja em ordem e que os planos tenham sido cumpridos.

Em última análise, a liquidez mede a disposição monetária do negócio num determinado momento, enquanto o lucro é um conceito contabilístico. Mais uma razão para ter um plano de fluxo de caixa eficaz.

Neste artigo com conteúdo atualizado, descrevemos como um plano de tesouraria deve refletir todas as receitas e pagamentos.

Como funciona um plano de tesouraria?

À primeira vista, é muito simples. Consiste em estimar receitas e pagamentos em cada período e obter um saldo final para servir de ponto de partida para o fluxo de caixa para o período seguinte. Além disso, num plano de tesouraria, deve ser considerado o total das receitas e pagamentos, o que exige montantes incluindo o IVA. 

O objetivo é alcançar um equilíbrio:

• O excesso de liquidez não é conveniente, uma vez que pode prejudicar a rentabilidade da empresa.
• Também não devemos comprometer a capacidade de pagar com uma crise de cash flow.

Por conseguinte, é importante prestar atenção a certos pontos:

Prever as cobranças

As cobranças recorrentes são retiradas das vendas que ocorrem mês a mês.  Conhecendo o montante total faturado e as condições de cobrança de cada fatura, podemos estimar uma data de cobrança. O mesmo acontecerá no futuro. Vejamos um exemplo.

Vamos supor que para o mês de fevereiro estima as vendas de 2.000 euros, incluindo o IVA. Se vender em dinheiro, sabe que irá cobrar os 2.000 euros no mesmo mês. Mas se tiver dado condições de pagamento de 15 dias, poderá ser pago no próximo mês. Se forem 60 dias, ser-lhe-ão pagos dois meses depois.

Manter um registo dos termos de pagamento do cliente é vital para fazer previsões realistas do fluxo de caixa.

Por outro lado, pode haver cobranças extraordinárias. Isto pode ser uma injeção de capital, uma nova facilidade de crédito, um empréstimo, uma subvenção, etc

Planear pagamentos

Pode demorar um pouco mais de tempo a prever os pagamentos, uma vez que há muito mais variedade nos pagamentos do que nas receitas. No entanto, podemos aplicar a mesma lógica.

A maioria das empresas tem muito mais destinos para os seus pagamentos (salários, fornecedores, fornecimentos, juros e amortizações de dívidas, impostos, investimentos, etc.) do que para as suas receitas (que tendem a vir das vendas, desinvestimentos e alguns movimentos financeiros).

Por um lado, teremos em conta todos os tipos de pagamentos recorrentes. Será fácil começar com todos aqueles relacionados com despesas gerais: aluguer, serviços públicos, telefones, etc., são fáceis de identificar. Evidentemente, teremos de ter em conta o período de pagamento. Ou seja, a conta de eletricidade poderá ser paga de dois em dois meses e não de mês para mês.

Outros pagamentos importantes incluem:

• A compra de bens, subcontratação e todos os tipos de pagamentos relacionados com despesas diretas.
• Os salários dos funcionários.
• Pagamentos à segurança social e impostos.
• Prestações de empréstimos.
• Liquidações de apólices.

Como podemos ver, a gama destes tipos de pagamentos é muito ampla. Além disso, não podemos esquecer os pagamentos extraordinários ou pontuais. Por exemplo, um aumento imprevisto da produção pode exigir mais recursos humanos para trabalhar.

5 fatores que mais influenciam o fluxo de caixa

Depois de tudo o que vimos acima, podemos concluir que os fatores que têm maior impacto no fluxo de caixasão:

Condições de cobrança

Os longos prazos de cobrança podem pôr em risco o seu fluxo de caixa. Quanto mais longos forem, mais ativos líquidos necessitará.

Condições de pagamento

Ter mais tempo para pagar dá uma folga no fluxo de caixa. Em algumas empresas, uma cobrança em dinheiro combinada com um prazo de pagamento mais longo permite mesmo um fundo de maneio negativo viável.

Tipo de negócio

Há empresas, tais como muitos gabinetes de engenharia, que não podem faturar até o projeto ser certificado. Isto significa que está a dedicar recursos à produção, mas não pode ser pago até passado algum tempo. A situação ideal é poder faturar e receber o mais cedo possível, mas tendo em conta as circunstâncias do setor e sem prejudicar as vendas

O resultado da empresa

É muito importante conhecer o resultado da empresa para vários fins:

• Identificar se a empresa obtém mais receitas do que despesas.
• Avaliar o seu impacto no fluxo de caixa.
• Identificar possíveis medidas necessárias para lidar com situações problemáticas.

Antes de mais, conhecer o nosso negócio

Sabendo como funciona o nosso negócio, será capaz de estabelecer um plano de fluxo de caixa, algo que parece muito óbvio, mas que não é. São os detalhes que determinam muitos acontecimentos imprevistos e exigem que o conhecimento acumulado seja colocado no planeamento.

Como a inflação afeta os planos do fluxo de caixa

A inflação, independentemente de estar a níveis superiores ou inferiores e de ter tendência a cair ou a subir, é um factor que deve sempre considerar. É especialmente importante quando se fazem negócios em vários países com diferentes desenvolvimentos. Também tem de estar atento à forma como afeta as taxas de crescimento de receitas e pagamentos.

Além disso, é preciso ter em conta o efeito das expectativas. Muitos cobradores ou pagadores podem pensar em começar a contratar, deixar de contratar, ou fazer alterações nos termos e condições. Isto terá um impacto nas suas previsões de fluxo de caixa. Ao ver se as expectativas estão ou não a ser cumpridas, ou se precisar de as alterar, deverá fazer verificações e ajustamentos ao seu plano de tesouraria. 

Uma boa gestão de tesouraria é um pré-requisito para a viabilidade de qualquer negócio. Ter ferramentas eficazes para facilitar um bom plano de tesouraria é o primeiro passo para colocar as suas receitas e pagamentos em ordem.