Saber priorizar, es saber gestionar

Saber establecer prioridades para las tareas que hay que ejecutar en el día a día es una de las claves para lograr el éxito en el mundo de los negocios. Esta habilidad para separar lo importante de lo urgente, lo que tiene que estar en una fecha sí o sí, de lo que puede o debe esperar un poco más, en el entorno ultracompetitivo como el actual se puede considerar casi una habilidad imprescindible para hacer para que funcione una empresa.

Saber planificar (medio largo plazo) y programar (corto plazo) es una habilidad que no todo mundo desarrolla de igual forma. Por eso siempre es interesante contar con algún sistema que ayude a realizar esta labor; no tiene por qué ser una sofisticada aplicación, sino uno basado en una metodología que sea efectiva y permita elaborar listas de tareas y ordenarlas según la prioridad de cada una.

 

Establecer prioridades para las tareas es tan importante como su ejecución

Establecer prioridades para las tareas, permite atender en cada momento la que requiera atención, y no otras que no deban ser ejecutadas en otro momento. Es el único camino para lograr resultados, en lugar de quedarse a la deriva y esperar a que la suerte decida en cada caso.

Si hay que lanzarle una propuesta a un cliente, no hay que estar revisando el correo electrónico; si entra una reclamación de un cliente furioso, hay que saber que igual tiene que esperar a que se envíe la propuesta al anterior cliente, ya que no siempre hay que atender al que más grita.

Este último es uno de los principales errores en la empresa. Se atiende al más agresivo, al que más grita o al que está constantemente dando la tabarra con sus tareas. Hay que saber decir que «no». En la empresa, es preciso saber gestionar las relaciones con las demás personas que trabajan alrededor (clientes, compañeros de trabajo, proveedores) para poder marcar el rumbo del trabajo propio.

Recuerdo el caso de un proyecto en el que estaba dando una sesión de formación en la oficina de un cliente, en el puesto de trabajo de dos personas. De pronto, apareció un jubilado «a saludar» e interrumpió la sesión. La persona no se iba y se quedó un rato en el que las tres personas que estábamos en la formación no sabíamos cómo decirle que se marchara. Hasta que le insinuamos que estábamos ocupados con algo importante.

Esto mismo ocurre de muchas formas, aunque pasan más desapercibidas. Un ejemmplo que me llama mucho la atención es cuando un dependiente atiende una llamada de teléfono que entra al mismo tiempo que hay una fila de clientes delante esperando. La prioridad máxima para el teléfono, mientras que el cliente que lleva un rato aguantando en la cola, ajo y agua.