Siete pasos para comunicar los errores de tu equipo

Los errores cometidos por un miembro de nuestro equipo de trabajo pueden ser de diferente intensidad, pero es importante ponerlos en conocimiento del causante para lograr evitar su constante reiteración. En algunos casos, como cuando se produce un rendimiento muy bajo, se está viendo afectado el buen funcionamiento de la organización, hay faltas graves o cuando hablamos de una conducta repetida en el tiempo, puede ser recomendable convocar una reunión sancionadora.

Esta reunión debería producirse tan pronto como sea posible una vez sea detectado, ya sea mediante los métodos de control del departamento como mediante el aviso de sus superiores, que han podido detectar una caída del rendimiento o un aumento de la conflictividad. En cualquier caso, para que sea un éxito debemos hacer una buena planificación y recorrer al menos siete pasos básicos.

¿Cómo de rápido se debe hacer?

Tenemos que tener cuidado con convocar la reunión demasiado rápido, porque antes tendremos que analizar las circunstancias en las que se ha producido el error, pudiendo hablar con otros trabajadores o clientes clave. Una de las cosas que debemos tratar de descubrir es si estamos ante una actitud culpable y meditada, ante una falta de diligencia o si ni siquiera es un error suyo.

¿Cuántos errores han podido producirse por una mala comunicación previa? ¿se están siguiendo malas órdenes? ¿la empresa está faltando a sus obligaciones con el empleado? Todo el tiempo que utilicemos para estudiar el caso nos evitará muchos problemas y nos permitirá corregir el error de una forma más eficiente, pero no podemos permitir que la comunicación se retrase demasiado.

El objetivo no es amonestar

Pese a que solemos conocer las reuniones de este tipo como «de amonestación», lo cierto es que ese no es el fin que se busca, sino un medio. Buscamos el cambio de una conducta, por lo que tendremos que preparar una conversación orientada a la persuasión, obteniendo una información completa sobre el trabajador para situar las expectativas a una altura razonable.

Queremos que el error deje de producirse, por lo que tenemos claro que echar la bronca de forma aislada no sería positivo. Preparemos un guión con puntos fuertes y débiles del empleado, nuestro objetivo para la reunión y no vayamos con las conclusiones por adelantado. Tendremos que escuchar y buscar el entendimiento para solucionar los problemas.

Desarrollando la conversación

Debemos reservar espacio y tiempo para el correcto desarrollo de la conversación, solicitando que no se interrumpa bajo ninguna circunstancia. Podemos preparar u ofrecer alguna bebida y contar con algún soporte sobre el que tomar notas y/o disponer de los apuntes que hayamos tomado durante la preparación. Desde este punto seguiremos los siguientes pasos:

• Introducción suave, formal pero con toques positivos: el empleado acudirá posiblemente nervioso, por lo que la conversación debe comenzar relajándole y haciendo hincapié sobre los aspectos positivos relacionados con los temas a tratar. Por ejemplo «Sabemos que realizas un gran esfuerzo para realizar tu trabajo correctamente y lo valoramos…», aunque dejaremos claro el objetivo de la reunión con delicadeza, cuya grave dependerá del caso particular ¿es algo intolerable? ¿un mal comportamiento? ¿un error reiterado?.
• Los hechos por delante: no podemos permitir que la reunión se convierta en una discusión personal, por lo que tendremos que enumerar los errores y su naturaleza, así como decir cómo fueron detectados, la relación con el rendimiento pasado, etc… Tenemos que hablar de lo concreto.
• Tiempo de escuchar: Expuesto el error, deberemos dejar que el empleado se exprese, explicando sus argumentos. Tomaremos notas y trataremos de rebatir aquello que sea necesario mediante datos obtenidos durante el periodo de análisis previo. El objetivo es que el trabajo reconozca su error, ya que de otra manera no será posible avanzar. En este momento también podemos descubrir la existencia de conflictos laborales.
• Planteando soluciones conjuntas: De nada nos vale un compromiso cerrado sobre la no reiteración futura del error. Tenemos que pactar una solución, buscar fórmulas para evitarlo, convencer de las ventajas de hacer las cosas tal y como establece la organización. Para implantarla, tendremos que establecer objetivos realistas, con los que comprobar el cambio efectivo.
• Plantear fecha de control: el pacto de objetivos tendrá que contar con el compromiso del trabajador, por lo que hay que comunicarlo con delicadeza y complicidad. Se establecerán reuniones de control mensual y apoyo para trabajar con el empleado en los problemas que le puedan impedir avanzar y lograr lo acordado.
• Fin de la reunión: El cierre debe ser positivo, reafirmando los compromisos, pero valorando los esfuerzos el trabajador y expresando nuestra confianza en él. No debemos cerrar con malas conclusiones, pues producirán desmotivación y romperá el pacto psicológico que se ha realizado.
• Hora del acta: Los acuerdos tendrán que ser recogidos en un acta por el responsable de la reunión, depositando una copia en la ficha personal del trabajador si contamos con ella. Solo en los casos especialmente graves se entregará una amonestación escrita al trabajador, que serviría como aviso para justificar un futuro despido disciplinario por acumulación, si no se solucionan los problemas.

La conversación mantenida debe ser confidencial, por lo que no debe trascender fuera del despacho. Aún así, en algunos casos se se puede contar con la presencia de testigos, como otros responsables o incluso de un miembro del comité de empresa, siempre que su presencia cumpla con un fin o que afecte a otros departamentos, etc… Si hablamos de una persona especialmente problemática o incluso violenta, siempre es recomendable contar con un testigo.

No juzguemos aquello de lo que no dispongamos pruebas, no recurramos a las generalidades y mantengamos el control, no subiendo el tono y buscando siempre una conversación enriquecedora para ambas partes. Recordemos que en ocasiones quien no comete un error es porque no lo ha intentado.